این یک واقعیت است که پروژه‌های پیچیده باعث می‌شوند تیم‌ها نتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند. ممکن است شما یک طرح فوق‌العاده با یک چشم‌انداز درست و یک تیم عالی برای پیشبرد آن را در اختیار داشته باشید. اما اگر در انجام وظایف – یا حتی مشارکت – وظایف و مسئولیت‌ها کاملا مناسب و واضح نباشد، سردرگمی، بی‌نظمی و حتی بی‌انگیزگی در تیم پروژه شما ایجاد خواهد شد. با استفاده درست از ماتریس RACI به راحتی می‌توان این موانع را از سر راه برداشت.
ماتریس RACI، باید وجود داشته باشد تا زندگی کار شما را به عنوان مدیر پروژه راحت‌تر کند، اما قابل قبول است که در ابتدای پروژه، یکی از سخت‌ترین کارهای ممکن به نظر آید که کسی به راحتی استفاده از آن را قبول نکند. اما پس از آشنایی بیشتر با آن، حتما یکی از اولویت‌های هر مدیر پروژه خواهد شد.
ماتریس RACI چیست؟
این ماتریس به زبان ساده، ابزاری است که نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در برابر وظایف موجود در یک پروژه، مشخص می‌کند. این مفهوم مخفف چهار کلمه زیر است:
- Responsible (مسئول)
- Accountable (پاسخگو)
- Consulted (مشاور)
- Informed (مطلع)
RACI وظایف و موارد قابل ارائه را بر اساس نقش‌های پروژه شما ترسیم می‌کند. در نهایت تصمیم‌گیری و مسئولیت‌ها با استفاده از اصطلاحات فوق به هر نقش اختصاص می‌یابد. اما هر کدام از این چهار وجه، به چه معنا مورد استفاده قرار می‌گیرند؟
مسئول (انجام وظیفه)
آنها مسئول انجام کار یا تصمیم‌گیری هستند. ممکن است گاهی اوقات بیش از یک نفر باشد، اما سعی کنید میزان افراد درگیر را به حداقل برسانید.
آیا می‌توانید بیش از یک مسئول در RACI داشته باشید؟
در صورت امکان، سعی کنید فقط یک نفر مسئول یک کار خاص یا قابل تحویل در ماتریس تعیین مسئولیت خود باشید. با این حال، گاهی اوقات، فرد مسئول برای انجام این کار به حمایت شخص دیگری احتیاج دارد یا ممکن است به کسی نیاز داشته باشد که برخی از وظایف خود را به او محول کند. در این حالت می‌توانید بیش از یک نفر را به عنوان مسئول انتخاب کنید.
پاسخگو: صاحب وظیفه
فرد پاسخگو کار را انجام نمی‌دهند، اما مسئولیت اطمینان از نهایی شدن آن را دارند. در حالت ایده‌آل، این فرد باید به جای یک گروه، یک فرد پاسخگو باشد تا از سردرگمی در مورد اینکه چه کسی واقعا صاحب وظیفه است، جلوگیری کند.
مشاور: کمک کردن
این شخص، نقش یا گروه، اطلاعات مفیدی را برای اتمام کار یا مورد قابل تحویل فراهم می‌کند. بدیهی است که ارتباط متقابل بین مسئولین و مشورت کنندگان برقرار خواهد بود. این فرد اغلب یک متخصص موضوع است.
مطلع: آگاه بودن
اطلاعات این افراد یا گروه، در مورد وظیفه یا محصول قابل تحویل به روز نگه داشته می‌شوند. از آنها خواسته نمی‌شود نسبت به کار بازخورد بدهند یا آن را بازبینی کنند، اما می‌توانند تحت تأثیر نتیجه کار قرار بگیرند.
ماتریس RACI برای چه کارهائی استفاده می‌شود؟
از ماتریس RACI باید برای برنامه‌ریزی، قبل تقسیم نقش‌ها و مسئولیت‌ها استفاده شود. به طوری که وقتی زمان تکمیل یک کار یا دریافت بازخورد درباره محصولات قابل تحویل فرارسید، همه از قبل بدانند که چه کسی مسئول چه کاری بوده است. برای پیگیری مسئولیت، پاسخگویی، مشاوره و اطلاع از اعضای تیم در مورد وظایف و موارد قابل تحویل، باید به ماتریس RACI مراجعه و استفاده شود.
چرا باید به ماتریس RACI اهمیت بدهیم؟
در ادامه برخی از مزایای ماتریس RACI را در نظر خواهیم داشت تا بررسی کنیم که اهمیت دادن به این مسئله، برای یک مدیر پروژه، تا چه میزان سودمند خواهد بود.
ساده سازی ارتباطات
داشتن ماتریس RACI در یک پروژه می‌تواند برای بازگشت به چرخه حیات پروژه مفید باشد. به جای درگیر کردن هر فرد در هر تصمیم، می‌توانید ارتباطات را ساده کنید، افراد مناسب را در زمان مناسب درگیر کرده، تعیین نقش‌ها و تصمیم گیری را تسریع کنید.
جلوگیری از هدر رفتن نیروی کار
شما می‌دانید که وقتی بخواهید نظر افراد زیادی را در یک کار لحاظ کنید، با یک کابوس عجیب رو به رو خواهید شد. شاید بهتر باشد این نظرات را با هم تلفیق کنید و این درست جایی است که RACI می‌تواند مفید باشد. نکته مهم در مورد تمایز بین مشاوره و فرد آگاه این است که شما می‌توانید افرادی که در بازخورد موثر هستند و کسانی که فقط در مورد پیشرفت کار اطلاعات به روزی به دست می‌آورند را از هم جدا کنید.
جلوگیری از اضافه کار و انباشت وظایف
همه ما می‌دانیم که مدیر پروژه هر چند وقت یک بار مسئولیت زیادی را به عهده می‌گیرد و اغلب چندین نقش را در یک پروژه پوشش می‌دهد. ماتریس RACI می‌تواند ابزاری مفید برای کمک به تفویض اختیار و جلوگیری از هدر دادن وقت مدیر پروژه باشد. همچنین به کاهش نقاط شکست کمک می‌کند، جایی که تمام دانش و مسئولیت یک کار به عهده یک شخص است، انباشت وظایف ایجاد شده و تمرکز بر روی کار کمتر خواهد شد.
تنظیم انتظارات
با استفاده از ماتریس RACI برای پروژه خود، می‌توانید کارایی بسیاری ایجاد کنید. هنگامی که در ابتدای پروژه RACI را در نظر می‌گیرید، تعیین انتظارات افرادی که مدیر یا مسئول کار پیش رو هستند، می‌تواند راحت‌تر باشد. افراد درگیر در این پروژه باید بتوانند به وضوح ببینند که کجا باید درگیر شوند و با کدام وظایف مشارکت کنند.
چه زمانی باید از ماتریس RACI استفاده کنیم؟
اگر در ذهن خود با این سوال رو به رو شده‌اید که “آیا ماتریس RACI در همه پروژه ها مفید است؟” جواب کوتاه، خیر است. پیچیدگی و پردازش بیش از حد برای برخی از پروژه‌های کوچک و سریع می‌تواند سرعت کار را کاهش داده و معبرهایی برای دست‌یابی به اهداف، ایجاد کند.
