مدیریت وظیفه در مقایسه با مدیریت پروژه؛ کدام برای شما بهتر است؟

اصطلاحات مدیریت پروژه و مدیریت وظیفه اغلب به جای هم استفاده می‌شوند. از نظر ظاهری، آن‌ها به نظر مشابه می‌رسند اما تفاوت‌های زیادی وجود دارد که آن‌ها را از هم جدا می‌کند. همچنین، مهم است که اهداف کلیدی هر یک از آن‌ها را درک کنیم.

هر دو به ما کمک می‌کنند تا خودمان، کارها و فعالیت‌هایمان را سازمان‌دهی کنیم؛ اما این تنها کاری نیست که آن‌ها انجام می‌دهند.

آنچه برای برخی چالش‌برانگیز یا گنگ است، درک مرز دقیق بین مدیریت پروژه و مدیریت وظیفه می‌باشد.

به همین دلیل در این مقاله به تفاوت‌ها و شباهت‌های مدیریت پروژه و مدیریت وظیفه پرداخته‌ایم تا بتوانیم در آینده آنچه برایمان مناسب‌تر است را به راحتی انتخاب کنیم.

مدیریت وظیفه

“مدیریت وظیفه فرآیند مدیریت یک وظیفه از طریق چرخه زندگی آن است. مدیریت وظیفه شامل برنامه‌ریزی، آزمایش، ردیابی و گزارش‌گیری است. مدیریت وظیفه می‌تواند به افراد کمک کند تا به اهداف خود برسند یا به گروه‌هایی از افراد برای تحقق اهداف جمعی همکاری و دانش مشترک کمک کند.”

بنابراین می‌توان مدیریت وظیفه را بدین صورت تعریف کرد: عمل لیست کردن، گروه‌‌بندی و اولویت‌بندی فعالیت‌های روز، هفته یا ماه و انجام به موقع آن‌ها

پس فعالیت‌های مدیریت وظیفه می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• مربوط به کار (کارهای مربوط به پروژه‌‌های مختلف، موارد عملی از جلسات و …)
• برنامه‌ریزی یک رویداد (تعطیلات، تولد، سالگرد)
• کارهای شخصی روزانه و غیره

بسته به نیاز خود، می‌توانید با استفاده از یک صفحه گسترده ساده یا صفحه یادداشت، فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی و پیگیری کنید یا یکی از نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه و همکاری موجود در بازار را انتخاب نمایید.

اما توجه داشته باشید که ابزار انتخاب‌شده باید ویژگی‌های مورد نیاز برای مدیریت معنی‌دار وظایف را فراهم کند.

با طبقه‌بندی اینکه چه نوع فعالیت‌هایی را می‌‌توان به عنوان وظایف تلقی کرد، برخی از ویژگی‌های اصلی را برای انجام آن‌ها در ادامه آورده‌ایم:

ویژگی‌های وظایف

صرف نظر از فعالیتی که شما باید انجام دهید، باید کاملاً روشن کنید که چه کاری باید توسط چه کسی، چه زمانی انجام شود و چه نتیجه‌ای پیش‌بینی می‌گردد. این شامل موارد زیر است:

عنوان وظیفه: ایده مختصری از آنچه باید انجام شود. اگر می‌توانید نتیجه مورد انتظار را نیز پوشش دهید.

شرح وظیفه: سعی کنید فعالیت، تأثیر، اهمیت آن و نتایج مطلوب را با جزئیات توضیح دهید.

اختصاص وظیفه: چه کسی این فعالیت را انجام می‌دهد؟ این مورد زمانی ضروری است که بیش از یک نفر در انجام کار مشارکت داشته باشند. این مورد به حفظ مسئولیت‌پذیری و مالکیت کمک می‌کند.

تاریخ شروع و پایان: تا زمانی که تاریخ شروع و پایان مشخصی نداشته باشید، کاری انجام نمی‌دهید.

اولویت وظیفه: اولویت‌بندی کلید انجام موفقیت‌آمیز وظایف است.

نوع وظیفه: این مورد یک روش ساده برای دسته‌بندی وظایف است. کافی است یک نگاه بیندازید تا بفهمید که این وظیفه چه نتیجه‌ای دارد.

برچسب‌های وظیفه: لایه دیگری از طبقه‌بندی وظایف هنگامی که فعالیت‌های پیچیده‌ای را انجام می‌دهید که به تمرکز اضافی نیاز دارند.

یادآوری وظایف: چه کسی یادآورهای خودکار را دوست ندارد؟

پرونده‌ها و پیوست‌ها: همیشه داشتن سوابقی از فعالیت‌های مرتبط با وظایف خوب است. این مورد می‌تواند شامل لیست الزامات، چک لیست، عکس، تصویر، طرح و غیره باشد. درک و انجام کارها با پرونده‌ها و اسناد بسیار آسان می‌شود.

مزایای مدیریت وظیفه

مزایای مدیریت وظیفه به طور کلی عبارتند از:

• تعامل و رضایت بیشتر مشتری
• همکاری که امکان بحث و گفتگو و تصمیم‌گیری تأثیرگذار را فراهم می‌کند
• مدیریت بهینه بار کاری برای تیم‌ها
• بهره‌وری و انگیزه بالاتر کارمندان
• توانایی انجام کارهای بیشتر، با تلاش کمتر، وقت و منابع در صورت نیاز

مدیریت پروژه

مقام ارشد موسسه مدیریت پروژه (PMI)، پروژه را به شرح زیر توضیح می‌دهد:

یک پروژه از آن جهت موقتی است که دارای زمان شروع و پایان مشخص می‌باشد و بنابراین دامنه و منابع مشخصی دارد.

پروژه همچنین از این جهت منحصر به فرد است که عملی عادی نیست بلکه مجموعه خاصی از عملیات است که برای تحقق یک هدف واحد طراحی شده‌اند. بنابراین یک تیم پروژه اغلب شامل افرادی است که معمولاً از سازمان‌های مختلف و در چندین جغرافیای مختلف با هم کار می‌کنند.

بنابراین مدیریت پروژه شامل استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای تأمین نیازهای پروژه است.

مدیریت پروژه اطمینان از کارآیی، موثر و موفق بودن در کارهایی را که به عهده گرفته‌اید تضمین می‌کند.

موارد زیر هر کدام می‌توانند یک پروژه باشند:

• ساخت یک نرم‌افزار جدید
• ساخت یک خانه، سد یا مرکز خرید جدید
• تجدید کل زیرساخت IT شرکت
• راه‌اندازی محصول
• گسترش محصولات یا خدمات به مناطق جغرافیایی جدید

اساساً هر فعالیتی با تاریخ شروع و پایان مشخص برای رسیدن به یک هدف کلان کسب و کار، پروژه است.

پروژه‌ها برنامه‎‌هایی هستند که برای ارائه منافع استراتژیک و یا مالی به حامی مالی (شرکت، کسب و کار) انجام می‌شوند.

هنگامی که شما پروژه‌ای را انجام می‌دهید، بسیاری از عوامل دیگر باید در نظر گرفته شوند. این عوامل عبارتند از:

• بودجه
• منابع (افراد، فرآیند، فناوری)
• دامنه پروژه، نیازها، اهداف
• مدیریت انتظارات ذینفعان
• کیفیت و جدول زمانی موافقت شده
• مقررات جغرافیا، دولت یا ارگان‌های محلی

ویژگی‌های پروژه

محدوده

این یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت حیاتی (CSF) برای هر پروژه است.

مهم است که شما در مورد دامنه پروژه از همه ذینفعان اجماع و توافق‌نامه کتبی داشته باشید. زیرا در لحظه‌ای که اجازه خزش دامنه را می‌دهید، در را به روی شکست باز می‌کنید.

به زبان ساده، شما کنترل پروژه را از دست می‌دهید و همه شروع به اعتراض می‌کنند. بنابراین هر طور که شده باید از این امر جلوگیری کنید.

طرح ارتباطی

مدیریت ارتباطات هنگام اجرای پروژه‌ها بسیار مهم است. از اینکه باید با چه کسی، چه موقع و چگونه ارتباط برقرار کنید، یک برنامه قوی تهیه کرده و آن را با کل تیم پروژه در میان بگذارید.

یک پلت فرم مرکزی به تیم ارائه دهید که کلیه ارتباطات پروژه را با مهر زمان برای ردیابی حسابرسی و حل سریع‌تر مسئله امکان‌‌پذیر و ثبت می‌کند.

اطمینان حاصل کنید که کلیه اطلاعات مربوطه به راحتی و در صورت نیاز برای مخاطبان مناسب در دسترس هستند.

ساختار شکست کار

یک برنامه اجرایی دقیق در تحویل به موقع پروژه بسیار مهم است. ساختار شکست کار (WBS) یک نسخه بزرگ شده از مدیریت وظیفه شما است.

موارد زیر باید کاملا تعریف شده باشند:

• گروه‌بندی وظایف و نقاط عطف
• وظیفه، کارهای فرعی
• پیوند کار و وابستگی‌ها

همچنین از وضوح و شفافیت مطلق اجرا اطمینان حاصل کنید.

جمع‌بندی

مدیریت پروژه و مدیریت وظیفه زمانی با هم انجام می‌شوند که وظایف به برنامه‌ریزی، همکاری، سازمان‌دهی و تحویل پروژه‌های موفق وابسته باشند. در بعضی مواقع، وظایف مستقل از پروژه‌ها هستند و می‌توانند با استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف در سطح فردی به اتمام برسند. با انتخاب صحیح نرم‌افزار مدیریت پروژه، نه تنها می‌توانید پروژه‌ها و وظایف را مدیریت کنید، بلکه می‌توانید به گزارش‌ها، فرم‌های درخواست، ردیابی زمان، تعیین تکلیف‌های مختلف، نقش‌ها و موارد دیگر نیز دسترسی پیدا کنید. نرم‌افزار مدیریت پروژه کنترل نهایی بر روی پروژه‌ها، وظایف و تیم‌ها را به مدیران می‌دهد.