۵ دلیل اینکه باید نرم‌افزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم

وقتی نوبت به استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه می‌رسد، این برنامه هیچ برتری نسبت به دیگر ابزار مدیریت پروژه ندارد.

به یاد داشته باشید که اکسل بد نیست، حتی اگر بخواهید از آن برای مدیریت پروژه استفاده کنید هم مشکلی ندارد.

اما اگر آن را با آنچه نرم‌افزار مدیریت پروژه مدرن می‌تواند به دست آورد مقایسه کنید، متوجه می‌شوید که اکسل بسیار قدیمی شده است.

در این مقاله می‌آموزیم که چگونه می‌توانیم بهره‌وری را افزایش داده و با کمک ابزارهای مدیریت پروژه‌ای که می‌توان جایگزین اکسل کرد، مدیریت کلی را آسان‌تر کنیم.

چرا وقت آن رسیده که اکسل را کنار بگذاریم؟

۱- تیم‌ها به همکاری گسترده نیاز دارند.

در مایکروسافت ۳۶۵ جدید، چندین ویژگی همکاری از جمله نوشتن مشترک و به اشتراک گذاری نظرات داخلی وجود دارد.

به خاطر داشته باشید که همکاری فقط در نسخه‌های جدیدتر با قابلیت پشتیبانی ابری وجود دارد. نسخه‌های قدیمی ۲۰۰۷ و ۲۰۱۳ اکسل که هنوز هم بسیار محبوب هستند، از ویژگی‌های همکاری ابری برخوردار نیستند.

شما یک ردیف را جابجا خواهید کرد، تغییرات را ذخیره کرده و نظرات را در ایمیل ذکر خواهید کرد، به این امید که گیرنده منظور شما را دریافت کند.

اگرچه وقتی با یک تیم کوچک متشکل از ۳-۵ نفر کار می‌کنید خیلی بد نیست، اما با گسترش تیم این مسئله بسیار دشوار می‌شود.

امروزه تیم‌ها به همکاری گسترده و پویا نیاز دارند. به خصوص که روش کار از راه دور رایج شده است. موارد مختلفی وجود دارد که تیم‌ها در حال برقراری ارتباط از طریق تماس ویدیویی، یادداشت‌برداری از چت و اشتراک صفحه برای ایده‌پردازی با هم هستند.

اگر فقط از اکسل به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، دستیابی به این موارد خیلی سخت است. اگر ابزارهای دیگری برای جبران این مسئله دارید، به دلیل داشتن برنامه‌های زیاد احتمالا بهره‌وری خود را از دست می‌دهید.

بنابراین، نرم‌افزار مدیریت تیم در محیط های مشترک به راحتی جانشین اکسل می‌شود.

۲- خودکار کردن اکسل دشوار است.

در سال ۱۹۹۳، مایکروسافت پشتیبانی از VBA یا Macros را در اکسل معرفی کرد تا راه‌های اتوماسیون را باز کند.

تقریباً سه دهه بعد، اتوماسیون کارهای ساده در اکسل هنوز دشوار است. اگر در کلاس حرفه‌ای اکسل شرکت کرده‌اید، ممکن است بدانید که از کجا شروع کنید اما دیگران احتمالاً ساعت‌‌‌ها در گوگل به دنبال راه‌حل می‌گردند.

از نقطه نظر مدیریت پروژه، شما به صورت روزانه به اتوماسیون نیاز دارید. شما می‌خواهید ایمیل‌های انتساب وظیفه به طور خودکار ارسال شده و برگه‌های زمانی بدون فعال‌کننده‌های دستی، روزانه به روز شوند.

برای دستیابی به چیزی که اکثر برنامه‌های مدیریت پروژه به طور پیش‌فرض ارائه می‌دهند، در اکسل ممکن است ملزم به نوشتن اسکریپت‌های سفارشی یا کمک گرفتن از یک توسعه‌دهنده شوید.

اکنون اگر به برنامه‌های SaaS که مدیریت پروژه را ارائه می‌دهند نگاهی بیندازید، به راحتی هزاران گزینه اتوماسیون با یک کلیک داخلی و حتی بیشتر از طریق تماس‌های API پیدا خواهید کرد.

بنابراین، به نظر می‌رسد اکسل برای مدیریت پروژه قابلیت اتوماسیون را ندارد. این موضوع به بهره‌وری آسیب می‌رساند.

۳- رابط کاربری اکسل برای مدیریت پروژه مناسب نیست.

رابط جدولی اکسل و جعبه ابزار آن در بالا برای کوچک کردن تعداد و ایجاد گزارش‌های دقیق بسیار مناسب است.

اما وقتی نوبت به مدیریت به روزرسانی‌های ساعت به ساعت در پروژه می‌رسد، مطمئناً می‌توانید از یک ابزار تخصصی‌تر استفاده کنید.

به صورت روزانه، تیم شما یک سری کارها مانند تولید پرونده، بحث در مورد ایده‌ها و تحقیق در مورد وب را انجام می‌دهد. تصور کنید که باید همه این موارد را در جدول‌ها و نمودارهای اکسل ردیابی کنید.

نمی‌توان گفت که این امکان‌پذیر نیست اما در مقایسه با ابزاری که به طور خاص برای همه آن فعالیت‌ها طراحی شده است، تلاش زیادی خواهد برد.

۴- منحنی یادگیری اکسل تندتر است.

ماندگاری یک پروژه به بهره‌وری تیم بستگی دارد که با توانایی آن‌ها در تمرکز بیشتر بر روی کار و کمتر با ابزارهایی که استفاده می‌کنند، ارتباط دارد.

جای تعجب نیست که اکسل برای درک صحیح همه منوها و فرمول‌ها به تلاش ویژه‌ای نیاز دارد. حتی پس از تسلط بر مهارت‌های اکسل، احتمال خطا وجود دارد.

یک تحقیق نشان داد که ۹۴٪ صفحات گسترده‌ای که تاکنون در اکسل ایجاد شده‌اند، خطاهایی دارند. ما به خوبی می‌دانیم که چگونه حتی کوچک‌ترین خطایی در کسب و کار می‌تواند فاجعه‌بار باشد. این امر مناسب نبودن اکسل برای مدیریت پروژه را تصدیق می‌کند.

جمع‌بندی

تیم‌های موفق امروز، نیروگاه‌های بهره‌وری هستند.

اعتبار زیادی نصیب ابزاری می‌شود که این تیم‌ها برای بهره‌وری از آن‌ها استفاده می‌کنند.

ما از نسلی از مدیران و رهبران می‌آییم که همه با استفاده از اکسل کار خود را شروع کرده‌اند. با تمام احترام به ابزاری که به ما کمک می‌کند به خوبی پروژه‌ها را مدیریت کنیم، بازار مدیریت پروژه رشد فراوانی کرده است و ما هم باید با این بازار رشد کرده و خود را به روز نگه داریم.