پرونده تجاری (Business Case) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟

برای هیئت مدیره و مدیریت ارشد تمرکز روی سرمایه‌گذاری‌هایی که ارزش واقعی کسب و کار را فراهم می‌کنند، اهمیت فزاینده‌ای خواهد داشت. برنامه‌ها در سراسر کسب و کار، از جمله نوآوری کسب و کار، جابجایی کارخانه محصولات و خدمات جدید، سرمایه‌گذاری‌های IT، بر اساس ارزش تجاری که ارائه می‌دهند، پذیرفته یا رد می‌شوند.

برای اینکه هیئت مدیره یا مدیریت یک پروژه را تأیید کنند، لازم است یک پرونده تجاری (Business Case) بسازیم که نشان دهد چرا پروژه مورد نیاز است و منافع پروژه هنگام نهایی شدن چه سودهایی خواهد داشت. دلایل و مزایای یک پروژه ممکن است برای شما و دیگران که از نزدیک با آن درگیر هستند، کاملا واضح به نظر برسد. با این حال، برای ذینفعان و سایر تصمیم‌گیرندگان ممکن است خیلی واضح نباشد. اغلب آنها با هزاران واحد مختلف تجاری با اهداف و وظایفی روبرو هستند که باید انجام شوند.

پرونده تجاری (Business Case) چیست؟

پرونده تجاری فرآیندی است برای بررسی انتقادی فرصت‌ها، گزینه‌ها، مراحل پروژه و سرمایه‌گذاری مالی به منظور ارائه پیشنهادی برای بهترین اقدام که ارزش تجاری ایجاد می‌کند. یک پرونده تجاری که به خوبی آماده شده، می‌تواند به برجسته بودن پروژه شما در میان اولویت‌های رقابتی سازمان و شاید دریافت تأییدیه و امور مالی پروژه، کمک کند.

به بیان دیگر، پرونده تجاری راهی است که شما به مشتری یا سهامدار خود ثابت می‌کنید، محصولی که عرضه می‌دارید، یک سرمایه‌گذاری مناسب را برای آنها به همراه دارد. برای نوشتن پرونده تجاری چهار مرحله کلی لازم است:

• در مورد بازار، رقابت و گزینه‌های خود تحقیق کنید.
• رویکردهای خود را با رقبا مقایسه و نهایی کنید.
• داده‌ها را گردآوری کرده و استراتژی‌ها، اهداف و گزینه‌های خود را ارائه دهید.
• همه چیز را مستند کنید.

یک نکته فرعی

با محبوبیت ایده‌های کتاب “پشت دستمال کاغذی (back-of-the-napkin)” که استارت آپ‌های چند میلیارد دلاری را به وجود آورد، کنار گذاشتن استفاده از اسناد خوب کسب و کار، اما قدیمی می‌تواند وسوسه انگیز باشد. در واقع، در برخی از سازمان‌های ناب و چابک، اتکای بیش از حد به اسناد به عنوان یک مانع آشکار برای نوآوری و همکاری تلقی می‌شود. در نتیجه با توجه به مدیریت اسناد سازمان خود، شروع به نوشتن یک پرونده تجاری را در ذهن بپرورانید.

قبل از شروع

پروژه‌ها بدون داشتن یک پرونده مناسب تجاری در اولین پیچ و خم کار، شکست می‌خورند. در اصل اگر یک پرونده تجاری متصل به واقعیت نباشد و نیازی را که با اهداف بزرگتر سازمان همخوانی داشته باشد برطرف نکند، پس بی‌ربط است.

تحقیقاتی که شما برای ایجاد یک مورد تجاری قوی نیاز دارید، این است که “چرا”، “چه”، “چگونه” و “چه کسی” را مد نظر قرار داده‌اید. تمام این موارد باید به وضوح ابلاغ شوند. در پرونده تجاری دلیل شروع فعالیت شما، با جزئیات بیشتر بیان خواهد شد. پرونده تجاری را به عنوان سندی در نظر بگیرید که به تدریج برای جلوگیری از صرف منابع غیر ضروری، ایجاد می‌شود.

یک پرونده تجاری با طرح تجاری (business plan) متفاوت است

یک پرونده تجاری به این سوال پاسخ می‌دهد که: “اگر ما با این تصمیم سرمایه‌گذاری پیش برویم چه اتفاقی می‌افتد؟” توجیه پرونده تجاری در سندی با دقت بیان شده که منطق آن برای متقاعد کردن تصمیم‌گیرنده برای تأیید پیشنهاد سرمایه‌گذاری ارائه شده است.

سوالات اساسی که باید در توسعه پرونده تجاری در نظر گرفته شود:

• برای تولید بیشترین ارزش برای سازمان در کدام یک از گزینه‌ها باید سرمایه گذاری کنیم؟
• آیا گزینه‌های دیگر سود بیشتری دارند؟
• آیا این سرمایه‌گذاری مزایای ارزش بالایی خواهد داشت؟
• آیا از نظر استراتژیک بهترین روش است؟
• آیا سازمان‌ها باید در این پیشنهاد سرمایه‌گذاری کنند؟

همچنین باید به سوالات عملی رسیدگی شود:

• آیا می‌توان پیشنهاد تجاری را همانطور که برنامه‌ریزی شده اجرا کرد، به زمان و بودجه رساند و منافع مورد انتظار را تولید کرد؟

در آن طرف ماجرا، یک طرح تجاری مجموعه‌ای مستند از اهداف و استراتژی‌های تجاری است که یک سازمان در تلاش است تا طی سه تا پنج سال آینده به دست آورد. طرح تجاری شامل اطلاعات بازار، تقسیم‌بندی مشتری، محصولات و خدمات، پیش‌بینی فروش و برآورد هزینه و پیش‌بینی‌های مالی است.

چک لیست پرونده تجاری از چه مواردی تشکیل شده است؟

یکی از مراحل اصلی شروع پرونده تجاری، داشتن چک لیست است. موارد زیر یک طرح کلی است که باید هنگام شروع به توسعه پرونده تجاری خود دنبال کنید.

• چشم انداز، اهداف

ابتدا باید بفهمید که می‌خواهید چه کاری انجام دهید و مشکلی که می‌خواهید حل کنید، چیست. این منجر به تحویل درست پروژه شما می‌شود.

• سهامداران

خواه مشتری، فروشنده، مدیریت عالی، رهبر دپارتمان یا سایر همکاران پروژه باشند. با آنها ملاقات کنید. همه آنها در این پروژه سرمایه‌گذاری خواهند کرد و شما باید انتظارات آنها را درک کنید.

• مشخصات و الزامات

بسته به نوع پروژه‌ای که کار می‌کنید، مشخصات و الزامات متفاوت خواهد بود اما آنها برای موفقیت پروژه بسیار مهم هستند. همه آنها را جمع آوری کنید، بفهمید چه چیزی تعیین می‌کند که آیا شما با موفقیت کار خود را پیش خواهید برد و مطمئن شوید آنها در نتایج شما تأثیر منفی نخواهند گذاشت.

• برنامه پروژه

وقت آن است که برنامه پروژه را ایجاد کنید. وظایفی را که برای انجام پروژه باید انجام دهید، سپس مدت زمان آنها را مشخص کنید. یک نرم افزار مدیریت پروژه این مرحله را بسیار ساده‌تر می‌کند. با استفاده از ابزاری می‌توانید وظایف خود را سازماندهی کنید، مهلت‌ها را مشخص کنید، کارها را تعیین کنید و ذینفعان خود را در این مسیر مطلع کنید.

• بودجه

بودجه پروژه یک تخمین است از هر آنچه در برنامه شماست و هزینه اتمام پروژه در مدت زمان تعیین شده را نشان خواهد داد.

• تخصیص منابع

تصمیم بگیرید که چه کسی روی چه چیزی کار خواهد کرد و سپس اعضای تیم را به آن کارها اختصاص دهید. اگر تیم شما تنها از ابزار مدیریت پروژه خودتان استفاده می‌کند، این مهم بدون دردسر خواهد بود.

• ایجاد یک برنامه

با تخمین مدت زمان لازم برای انجام هر کار، یک جدول زمانی برای پروژه تهیه کنید. برای داشتن یک برنامه تأثیرگذارتر، از ابزاری برای ایجاد نمودار گانت (Gantt chart) استفاده کرده و آن را چاپ کنید. این امر باعث شکوفایی بیشتر تجسم داده‌ها و مهارت‌هائی می‌شود که برگه‌های اکسل از آن بی‌بهره‌اند.