مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟

درباره مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) و اهمیت آن در ارائه پروژه‌های موفق مطالب زیادی گفته و نوشته شده است. چه شما تازه‌وارد باشید و چه مدیر پروژه حرفه‌ای، دانش در مورد محدوده پروژه برای موفق شدن در زمینه مدیریت پروژه ضروری است.

اما قبل از رسیدن به آن باید درک کنیم محدوده پروژه چیست. در این مقاله ما می‌خواهیم در مورد محدوده پروژه و مدیریت آن صحبت کنیم.

محدوده پروژه و مدیریت آن چیست؟

اجازه دهید ابتدا نگاهی به تعاریف مهم در این حوزه بیندازیم:

محدوده پروژه

محدوده پروژه را می‌توان به عنوان بخشی از برنامه‌ریزی پروژه تعریف کرد که شامل کشف و مستندسازی لیستی از جزئیات قابل تحویل یا ویژگی‌هایی می‌شود که قرار است در اجرای پروژه دخیل باشند.

به عبارت دیگر، محدوده پروژه تعریف اهداف پروژه است و آنچه برای دستیابی به آن باید انجام شود.

اگر تا به حال روی پروژه‌ای کار کرده‌اید، احتمالاً چندین بار اصطلاح محدوده پروژه را شنیده‌اید. این مورد احتمالاً تعیین‌کننده‌ترین مولفه مدیریت موفق پروژه است.

مدیریت محدوده پروژه

“مدیریت محدوده پروژه به مجموعه فرآیندهایی گفته می‌شود که اطمینان حاصل می‌کند محدوده یک پروژه به طور دقیق تعریف و نقشه‌برداری می‌شود. برای تکمیل به موقع پروژه باید، محدوده پروژه تمام اطلاعات ضروری پروژه را شامل شود.”

مدیریت محدوده پروژه عمدتاً حول کنترل موارد موجود و غیرموجود در پروژه است. این مورد نقش مهمی در کمک به مدیران پروژه، هماهنگ‌کنندگان و سرپرستان برای تمرکز بر روی آنچه واقعاً برای پروژه مهم است و اختصاص مقدار مناسب کار به اعضای تیم که در واقع می‌تواند به موفقیت‌آمیز بودن پروژه کمک کند، ایفا می‌کند.

برای اینکه درک آن ساده‌تر شود، بیایید تحویل پروژه را با ساخت یک ساختمان مقایسه کنیم. قبل از وقوع ساخت و ساز حصاری در اطراف محل برافراشته شده است. این کار برای تعیین مرزهای ساخت و ساز انجام می‌شود تا افراد درگیر در بخش ساخت و ساز بدانند که از کجا فراتر نروند. این قسمت محدوده‌بندی نامیده می‌شود.

محدوده در مدیریت پروژه چیست؟

هنگامی که ما در مورد محدوده در مدیریت پروژه صحبت می‌کنیم، دو حوزه وجود دارد که به آن‌ها اشاره می‌شود: محدوده محصول و محدوده پروژه. بیایید به طور خلاصه در مورد آن‌ها بیاموزیم:

محدوده محصول به ویژگی‌ها و کارکردهایی گفته می‌شود که باید در یک محصول گنجانده شود. به زبان ساده، همان چیزی است که مشتری در یک محصول یا خدمات می‌خواهد. به عنوان مثال، اگر محصول گوشی هوشمند باشد، محدوده محصول اندازه صفحه نمایش، پشتیبان‌گیری باتری، حافظه، سرعت پردازنده و … خواهد بود.

محدوده پروژه به کارهایی گفته می‌شود که برای ارائه موفقیت‌آمیز یک محصول (یا خدمات) با ویژگی‌ها و توابع مشخص شده باید انجام شود. به عنوان مثال، اگر قرار است یک برنامه نرم‌افزاری توسعه دهید، محدوده پروژه کاری است که باید برای توسعه نرم‌افزار با ویژگی‌های مناسب انجام شود.

کارهای زیادی مانند برنامه‌ریزی، هماهنگی و فعالیت‌های مدیریتی باید انجام شود تا اطمینان حاصل گردد که هم محدوده محصول و هم محدوده پروژه برآورده می‌شود. پس از انجام این موارد، کار انجام شده با محدوده واقعی پروژه مقایسه می‌شود.

بیانیه محدوده پروژه

اسناد مختلفی در مدیریت پروژه وجود دارد اما سند بیانیه محدوده یکی از مهم‌ترین اسناد محدوده پروژه است. بیانیه محدوده برای نشان دادن نتایج مورد انتظار، فرضیات، محدودیت‌ها و سایر عوامل مهمی که تحت آن پروژه ارائه می‌شود، استفاده می‌گردد.

این بیانیه همچنین مرزهای پروژه را توضیح می‌دهد، مسئولیت‌های کاری هر یک از اعضای تیم را تعیین می‌کند و رویه‌هایی را که باید در طول چرخه عمر پروژه دنبال شود، مشخص می‌نماید. این بیانیه همچنین می‌تواند به عنوان بیانیه محدوده، بیانیه کار (SOW) یا شرایط مرجع شناخته شود.

بیانیه محدوده پروژه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• محدوده محصول
• محدوده پروژه
• لیست موارد قابل تحویل
• ملاک پذیرش
• استثنائات پروژه
• محدودیت‌ها
• فرضیات

اهمیت مدیریت محدوده پروژه

با بزرگ‌تر و پیچیده‌تر شدن پروژه‌ها، تقاضا نیز بالا می‌رود. با هر پروژه بزرگ به زمان، تلاش و منابع بیشتری برای تحقق امور نیاز دارید. به همین دلیل تعریف محدوده محصول و پروژه مهم است.

این کار به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را روی کارهای موجود در برنامه مدیریت محدوده حفظ کنید و از این واقعیت مطلع باشید که اگر تغییرات غیرمنتظره‌ای اتفاق بیفتد، بر زمان، هزینه، کیفیت، منابع و حتی رضایت مشتری تأثیر می‌گذارد. از آنجایی که اطلاعات از همه ذینفعان و حامیان مالی خیلی زود جمع‌آوری شده است، شانس کمتری برای جمع‌آوری اطلاعات نادرست وجود دارد که می‌تواند برای موفقیت پروژه مهلک باشد. بنابراین، نقش مدیریت محدوده پروژه در تعیین موفقیت یک پروژه بسیار مهم است.

فرایندهای مدیریت محدوده پروژه

طبق PMBOK، مدیریت محدوده دارای شش فرآیند است:

• برنامه‌ریزی مدیریت محدوده
• جمع‌آوری نیازمندی‌ها
• تعریف محدوده
• ایجاد ساختار شکست کار (WBS)
• اعتبارسنجی محدوده
• کنترل محدوده

۱- برنامه‌ریزی فرایند مدیریت محدوده

این اولین قدم در روند مدیریت محدوده پروژه است. در این فرآیند که به تازگی در ویرایش پنجم PMBOK اضافه شده است، یک طرح مدیریت محدوده بر اساس ورودی از برنامه پروژه ایجاد می‌شود.

در ادامه ورودی‌ها، ابزارها، تکنیک‌ها و خروجی‌های فرآیند مدیریت محدوده طرح را بررسی خواهیم کرد.

ورودی‌ها

• طرح مدیریت پروژه
• منشور پروژه
• عوامل محیطی سازمانی
• دارایی‌های فرآیند سازمانی

ابزارها و تکنیک‌ها

• قضاوت کارشناسانه (Expert judgment)
• جلسات

خروجی‌ها

• طرح مدیریت محدوده
• برنامه مدیریت نیازمندی‌ها

سند لازم نیست جزئی، طولانی یا رسمی باشد. باید توسط همه به خوبی درک شود و هدف را برآورده کند.

جمع‌بندی مدیریت محدوده پروژه

انجام برخی از مراحل اضافی همیشه یک تصمیم عاقلانه برای اطمینان از موفقیت‌آمیز بودن پروژه و تحویل آن است. در اینجا لیستی از نکات مفید گردآوری شده است که ارزش دارد آن‌ها را در برنامه‌ریزی پروژه بعدی، بررسی کنید.

۱- کمی زمان برای برنامه‌ریزی محدوده پروژه اختصاص دهید.

پروژه‌ها وقت زیادی از شما می‌گیرند، بنابراین بهتر است شما و تیمتان چند روز را برای ارزیابی نیازهای پروژه خود، در دسترس بودن منابع (زمان، پول، مواد) و اهدافی که قصد دارید برآورده کنید، اختصاص دهید.

۲- به سرعت، به طور موثر و با ثبات ارتباط برقرار کنید.

بهترین ابزارها را برای برقراری ارتباط از طریق حالت‌های مختلف انتخاب کنید تا ارتباط خوبی برقرار شود. برای اطمینان از انتقال به موقع به روزرسانی‌ها، از ارتباط ثابت بین تیم و مشتری اطمینان حاصل کنید.

۳- مراقب تغییرات اساسی باشید.

وقتی پروژه شما در هر مرحله از فرآیند پیش می‌رود، ممکن است با شرایطی روبرو شوید که برای انجام آن نیاز به ایجاد تغییراتی باشد. اگر این تغییرات برای پروژه شما مفید باشد می‌توانید جلسه‌ای را با تیم خود برگزار کنید تا در مورد آن بحث کنید.

۴- خود را در جای مشتری بگذارید.

هنگام در نظر گرفتن تغییرات جزئی در پروژه یا پیشنهاد راه‌حل‌های مناسب، موارد را از دید مشتری مشاهده کنید. انجام این کار به اعتماد به نفس مشتری در مهارت‌های تجزیه و تحلیل شما کمک می‌کند و آن‌ها احساس خواهند کرد که محصولشان در دستان شایسته‌ای قرار دارد.

۵- محدوده پروژه را بصری کنید.

نمایش‌های تصویری واقعاً کمک زیادی می‌کنند. مشتریان و تیم‌های تحویل درک روشنی از مواردی که در حوزه شامل می‌شود و نمی‌شود دارند. مدیران پروژه می‌توانند از نقشه‌های داستان و نمودارها استفاده کنند تا دید کلی در مورد آنچه ایجاد می‌شود، بدست آورند.