راهنمای کامل مدیریت ذینفعان پروژه

ذینفع یک فرد، گروه یا سازمانی است که تحت تأثیر نتیجه یک پروژه قرار می‌گیرد. آن‌ها به موفقیت پروژه علاقه‌مند هستند و می‌توانند در داخل یا خارج از سازمانی که از آن حمایت مالی می‌کند باشند. ذینفعان می‌توانند تأثیر مثبت یا منفی بر روی پروژه بگذارند.

افراد زیادی درگیر پیش بردن یک پروژه از ابتدا تا پایان آن هستند. شما باید بدانید که چگونه همه را مدیریت کنید، حتی کسانی که مستقیماً زیر نظر شما کار نمی‌کنند.

پیگیری ذینفعان با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه راهی عالی برای ادامه امور و اطمینان از رضایت خاطر و بهره‌وری ذینفعان است.

چه کسی می‌تواند یک ذینفع باشد؟ برخی از مثال‌ها به شرح زیر است.

• رهبر پروژه
• مدیریت ارشد
• اعضای تیم پروژه
• مشتری پروژه
• مدیران منابع
• مدیران خط
• گروه کاربری پروژه
• آزمایش‌کننده‌های محصول
• گروهی که با پیشرفت پروژه تحت تأثیر قرار می‌گیرد
• گروهی که پس از اتمام پروژه تحت تأثیر قرار خواهد گرفت
• پیمانکاران فرعی پروژه
• مشاوران پروژه

ذینفع شخصی است مانند سایر اعضای پروژه و مدیریت برخی از آن‌ها آسان‌تر از دیگران است. شما باید یاد بگیرید که با شخصیت‌های مختلفی کنار بیایید و مطمئن شوید که با آن‌ها گفتگوی مثمر ثمر دارید تا اهداف پروژه را بدانید.

چرا مدیریت ذینفعان ضروری است؟

با ذینفعان در مدیریت پروژه باید مانند سایر وظایف موجود در لیست کارهای خود رفتار کنید: آن‌ها را اولویت‌بندی نمایید. طی یک پروژه، یک ذینفع ممکن است از نظر اهداف پروژه با ارزش‌تر از دیگری باشد، در حالی که برخی از ذینفعان ممکن است بیش از دیگران خواستار توجه شوند.

وقتی صحبت از مدیریت ذینفعان می‌شود، منظور ما ایجاد رابطه مثبت با آن‌ها از طریق برآورده کردن انتظاراتشان و هر هدفی است که در مورد آن توافق کردند. اما این رابطه به راحتی به دست نمی‌آید؛ شما باید در جهت به دست‌ آوردن آن تلاش کنید. می‌توانید با برقراری ارتباط فعالانه و گوش دادن به نیازهای آن‌ها اعتمادشان را جلب کرده و با آن‌ها رابطه مثبت برقرار کنید.

یکی از راه‌های انجام این کار مصاحبه با ذینفعان پروژه است: نیازی نیست با همه آن‌ها مصاحبه کنید، کافی است مهم‌ترین آن‌ها را برای مصاحبه مد نظر داشته باشید. ممکن است لازم باشد برای به دست آوردن پیش‌زمینه لازم برای زمینه‌ها یا گروه‌های خاص، با کارشناسان صحبت کنید، بنابراین وقتی مکالمه‌‌های شخصی با ذینفعان انجام می‌دهید، کاملاً آگاه بوده و آماده بهره‌برداری از آن زمان هستید.

اما بدانید که ذینفعان خطاپذیر نیستند. همانطور که قبلاً اشاره کردیم، تأثیر آن‌ها می‌تواند منفی و همچنین مثبت باشد. ممکن است ذینفعان اطلاعات نادرست یا کهنه داشته باشند. اینجاست که قسمت مدیریت ذینفعان وارد بازی می‌شود. هر ذینفع باید داده‌ای را به شما ارائه دهد که درست و دقیق باشد تا تصمیمات کلیدی پروژه را براساس دستور کار دیگران نگیرید.

همانطور که در مدیریت پروژه روندی برای همه چیز وجود دارد، این کار نیز فرایند مخصوص به خودش را دارد. نکات عمده آن فرآیند در ادامه بیان شده است.

مستندسازی ارتباطات ذینفعان

این کار را به طور رسمی در برنامه پروژه خود انجام دهید. به اسامی و نقش آن‌ها در سازمانی که نمایندگی دارند توجه کنید. هر مکالمه‌ای را که با این شرکای اصلی پروژه دارید ثبت کنید، هم برای ثبت علایق و درخواست‌های آن‌ها، هم برای اینکه بعداً بتوانید اطلاعات آن‌ها را برای صحت بررسی کنید. اگر مصاحبه انجام می‌دهید، از ذینفعان بپرسید که آیا می‌توانید آن مکالمه‌ها را ضبط کنید، زیرا مستندسازی هر سابقه تعامل مهم است.

اجرای فرایند

در مرحله بعدی باید به روند برقراری ارتباط با ذینفعان ادامه دهید و اطمینان حاصل کنید که این روند شفاف است، تا همه بدانند چه انتظاری دارند. این کار شامل درخواست‌های پروژه یا بازخورد است و نحوه مستندسازی و پاسخگویی به این درخواست‌ها باید منوط به یک فرایند رسمی بررسی و تأیید باشد. این کار باعث می‌شود که ذینفعان بدانند که درخواست‌ها قابل بررسی هستند و شما روندی را برای این درخواست‌های رسمی دنبال می‌کنید. در نتیجه این کار از هر دو طرف در برابر تغییرات محدوده و ارتباطات نادرست که می‌تواند پروژه را تحت تأثیر قرار دهد، محافظت می‌کند.

گزارش‌های مکرر وضعیت را ارائه دهید

ارائه گزارشات منظم و به موقع وضعیت پروژه که برای ذینفعان مناسب باشد بسیار مهم است. می‌توانید با اعضای تیم به جزئیات بپردازید، در حالی که مدیران می‌خواهند اطلاعات بیشتری در این زمینه داشته باشند. بنابراین، گزارش‌ها را متناسب با مخاطبان تنظیم کنید. فراموش نکنید که پیگیر ذینفعان باشید و از آن‌ها سوال کنید تا ببینید آیا بازخوردی دارند؟ به این ترتیب شما آن‌ها را مدیریت و به طور پیشگیرانه با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنید تا بدانید نارضایتی وجود دارد یا تصمیمی گرفته شده که روی پروژه تأثیر بگذارد.

اطلاعات نادرست را از بین ببرید

ذینفع شما ممکن است روی چندین پروژه کار کند، به این معنی که آن‌ها نزدیکی شما با پروژه را ندارند. اما این بدان معنا نیست که آن‌ها اطلاعات دیگری درباره پروژه شما از منابع دیگر دریافت نمی‌کنند. ذینفعان نباید درگیر شایعات شوند یا اطلاعات نادرستی بدست آورند که ممکن است نظرات آن‌ها را در پروژه متزلزل کند. اگر آن‌ها فرض اشتباهی کردند یا اطلاعات غلطی به دست آوردند، شما باید آن را از بین ببرید و حقیقت را به آن‌ها ارائه دهید. بعضی اوقات ممکن است ذینفعان نخواهند حقیقت را بشنوند، اما بهتر است این حقیقت از سوی شما به آن‌ها منتقل گردد تا بتوانید آن را کنترل و مدیریت کنید.

چگونه می‌توان یک برنامه مدیریت ذینفعان ایجاد کرد

این پنج مرحله را دنبال کنید تا مطمئن شوید تمام اصول مهم در طرح مدیریت ذینفعان پوشش داده شده است.

۱- ذینفعان را لیست کنید.

اولین قدم برای هرگونه برنامه مدیریت ذینفع خوب، شناخت ذینفعان است.

۲- ذینفعان را اولویت‌بندی کنید.

توجه داشته باشید که کدام یک از ذینفعان تأثیر بیشتری بر روی پروژه خواهند داشت و در کدام مرحله تأثیر آن‌ها کمتر یا بیشتر می‌شود.

جمع‌بندی

ذینفعان می‌توانند بر همه افراد در یک پروژه یا سازمان تأثیر بگذارند، از جمله مدیریت ارشد، رهبران پروژه، اعضای تیم، مشتریان، کاربران و بسیاری دیگر. با در اختیار داشتن راه‌های تحت تأثیر قرار دادن پروژه، به عنوان مدیر پروژه، اولویت‌بندی و تمرکز بر مهم‌ترین ذینفعان بخصوص آن‌هایی که دارای قدرت، مجاورت و فوریت هستند، بسیار مهم است.