دستیار مدیر پروژه (Assistant Project Manager) به طور کلی کسی است که به مدیر پروژه کمک می‌کند.
این فرد از تحصیلات یا تجربه مدیریت پروژه برخوردار است و احتمالاً قصد دارد به عنوان مدیر پروژه فعالیت کند.
پروژه‌های بزرگ، بیش از حد پیچیده یا بسیار حیاتی ممکن است به یک دستیار مدیر پروژه برای کمک و پشتیبانی در کارهای مدیریت و نظارت نیاز داشته باشند.
وظایف دستیار مدیر پروژه چیست؟
نقش اصلی دستیار مدیر پروژه کمک به مدیر پروژه در تحقیق، توسعه و مدیریت پروژه‌ها از ابتدا و در کل چرخه عمر پروژه است.
برخی از دستیارها می‌توانند تقریباً به طور مستقل پروژه‌های ساده یا بخش‌های یک پروژه پیچیده را مدیریت و نظارت کنند.
از جمله مسئولیت‌ها و وظایف مورد نیاز برای این نقش، موارد زیر را می‌توان نام برد:
- کمک در برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه
- تدوین برنامه‌های ارتباطی داخلی و خارجی موثر
- رهبری، انگیزه و توانایی توسعه کارکنان
- پیشرفت و برنامه‌ریزی را به روز کرده و گزارش دهد
- به روزرسانی و گزارش در مورد بودجه و هزینه‌ها
- شناسایی نیازها و شکاف‌ها از نظر منابع
- هر کار مدیریت پروژه دیگری که روال، استاندارد یا کم‌ریسک باشد
این وظایف می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر و از پروژه‌ای به پروژه دیگر متفاوت باشد. با این حال به طور کلی، این‌ها وظایف استانداردی هستند که می‌توانند به یک دستیار مدیر پروژه واگذار شوند.
دستیار مدیر پروژه چه کاری انجام می‌دهد؟
دستیار مدیر پروژه از مهارت‌های ارتباطی و مدیریت پروژه برای هماهنگی یک پروژه استفاده می‌کند. آن‌ها نیازهای مشتری را شناسایی و در یک برنامه عملیاتی سازمان‌دهی می‌کنند در حالی که نیازهای بودجه را نیز مشخص می‌سازند. دستیار مدیر پروژه مسئولیت‌های زیر را دارد:
- پیشرفت پروژه را دنبال کرده و به مدیر پروژه گزارش دهد.
- برای سازمان‌دهی انتظارات پروژه با فروشندگان، کارمندان و مشتریان هماهنگ شود.
- نظارت و گزارش در مورد بودجه و هزینه پروژه
- ارزیابی و شناسایی چالش‌ها و استفاده از منابع برای حل مشکلات
- در برنامه‌ریزی جزئیات پروژه پیش رو با اعضای تیم همکاری کند
- کلیه اسناد پروژه را سازمان‌دهی و ردیابی کند
نیازمندی‌های نقش دستیار مدیر پروژه
شرایط لازم برای نقش دستیار مدیر پروژه شامل ترکیبی از آموزش، گواهینامه‌ها و مهارت‌ها است.
تحصیلات
حداقل مدرک لیسانس در یک رشته مرتبط می‌تواند مفید باشد. زمینه‌های مرتبط شامل خدمات مدیریتی، تجاری یا اداری است. برخی از مدیران پروژه نیز به جای لیسانس، مدرک فنی را تکمیل می‌کنند. حتی پس از اتمام تحصیلات، همراهی با روش‌های جدید مدیریت پروژه از طریق ادامه تحصیل نیز می‌تواند مفید باشد.
آموزش
نقش دستیار مدیر پروژه تجربه عملی در اختیار افرادی که می‌خواهند مدیر پروژه شوند، می‌گذارد. گرچه تجربه قبلی به عنوان مدیر پروژه مفید است، اما همیشه لازم نیست. گاهی اوقات، انواع دیگر مدیریت می‌تواند به عنوان تجربه قبلی محسوب شود. برخی از دستیاران مدیر پروژه به عنوان کارمند در صنعتی که می‌خواهند در آن کار کنند شروع کرده و سپس به عنوان دستیار مدیر پروژه فعالیت می‌کنند.
گواهینامه‌ها
برای نقش دستیار مدیر پروژه معمولاً هیچگونه گواهینامه مورد نیاز وجود ندارد، اما برخی از گواهینامه‌ها می‌توانند شما را به یک متقاضی جذاب‌تر تبدیل کنند. گواهینامه‌ها شامل Agiled Certified Practioner ، Project Management Professional ، Certified Project Manager و Certified ScrumMaster هستند. همچنین گواهینامه‌های مبتنی بر وظایف خاص مانند PMI Scheduling Professional و PMI Risk Management Professional نیز وجود دارند. این گواهینامه‌ها همچنین می‌توانند به شما کمک کنند مهارت‌های مهمی در مدیریت پروژه کسب کنید که در نقش شما به عنوان دستیار مدیر پروژه تاثیر می‌گذارند.
خصوصیات دستیار مدیر پروژه
برای انجام کامل وظایف و مدیر پروژه شدن، دستیار مدیر پروژه باید دارای ویژگی‌های خاصی باشد، از جمله:
مهارت‌های مدیریت زمان و سازمان‌دهی
مهارت‌های مدیریت زمان و سازمان‌دهی به دستیاران پروژه این امکان را می‌دهد تا مدیران پروژه را برای اطمینان از رعایت مهلت‌های زمانی در مسیر مناسب قرار دهند. دستیارهای مدیر پروژه باید سازمان یافته و زمان را به خوبی مدیریت کنند، به طوری که همیشه از هر اتفاقی که در هر مرحله از پروژه می‌افتد باخبر باشند. این امر برای کمک به مطابقت پروژه با برنامه و در حد بودجه ضروری است.
توانایی سازگاری و مهارت‌های مدیریت استرس
سازگاری و مهارت‌های مدیریت استرس برای یک دستیار مدیر پروژه لازم است. این قابلیت‌ها به دستیار این امکان را می‌دهد تا بسیاری از موارد ناشناخته هر پروژه را به طور موثر مدیریت کند. با تغییر هدف، انسداد یا پیوندهای از دست رفته در فعالیت‌ها، سطح استرس می‌تواند به وضوح افزایش یابد. عدم اطمینان ناشی از این موارد می‌تواند منجر به خطا، سوءتفاهم و مشکلات ارتباطی شود. در طی این هرج و مرج، دستیاران پروژه باید بتوانند ناامیدی و استرس ناشی از آن را مدیریت کنند.
جمع‌بندی
اگر علاقه‌مند به دنبال کار در نقش دستیار مدیر پروژه هستید، بسیار مهم است که مهارت‌های لازم را برای اجرای وظایفی که به شما محول شده است، توسعه دهید. کسب مدرک پیشرفته مدیریت پروژه یکی از راه‌های یادگیری و بهبود این مهارت‌ها، افزایش حقوق و افزایش محبوبیت شما برای کارفرمایان است ضمن اینکه به شما تجربه عملی در این زمینه می‌دهد.
