دفاع از نیازهای ذی نفعان به عنوان رسالت تحلیلگر کسب و کار

دفاع از نیازهای کسب و‌ کار معمولا در عمل تحلیل کسب و کار مورد غفلت قرار می‌گیرد!

هنگامی که بخش مهمی از تیم‌های فناوری اطلاعات را در نظر می‌گیریم، تحلیلگر کسب و کار به یک موقعیت کامل در هر سازمان موفق و بازار محور تبدیل شده است.
یک تحلیلگر کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از وضعیت فعلی به جدید و بهتری که فرصت‌های بیشتری را ارائه می‌دهد، انتقال یابند. برای دستیابی به این هدف، تحلیلگران کسب و کار موظفند سه وظیفه الزامی را انجام دهند که می‌تواند به عنوان ماموریت یک تحلیلگر کسب و کار نیز نامیده شود.

1.  ارتباط عملکرد اصلی سازمان با سایر بخش‌های پشتیبانی
2.  ترغیب و دفاع از نیازها و انتظارات همه ذینفعان
3.  ارائه و افزودن ارزش پایدار به سازمان

اجرای صحیح این سه وظیفه، می‌توانند هر سازمانی را در مسیر موفقیت قرار دهند. چرا دفاع کردن برای یک تحلیلگر کسب و کار مهم است؟ یکی از اصلی‌ترین ماموریت‌های یک تحلیلگر کسب و کار، دفاع از خواسته‌ها و نیازهای کلیه ذینفعان یک کسب و کار است. برای درک اینکه چرا دفاع از مولفه‌های مهم تجزیه و تحلیل موثر کسب و کار است، اجازه دهید نگاهی به تعریف “دفاع کردن” بیندازیم.

معنی دفاع کردن چیست؟

فرهنگ لغت Merriam Webster کلمه دفاع (Advocacy) را به عنوان “عمل یا روند دفاع از یک علت یا پیشنهاد” تعریف می‌کند. از نظر کسب و کار، دفاع را می‌توان “عمل دفاع از نیازهای کسب و ‌کار” توصیف کرد.
دفاع از کسب و کار می‌تواند انواع مختلفی از قبیل دفاع از مشتری، سیاست، سیستم یا مالکیت داشته باشد. از آنجا که دفاع از کسب و کار لزوماً از منافع و نیازهای افراد و گروه‌هایی که ممکن است تحت تاثیر تغییرات عملکردها، راهبردها و سیستم‌های کسب و‌ کار  قرار بگیرند، محافظت می‌کند، با اطمینان می‌توان گفت که “دفاع از کسب و کار” مترادف با “دفاع از ذینفعان” است.

چرا به دفاع از نیازمندی‌های کسب و کار نیاز داریم؟

این تصور غلط رایج است که دفاع کردن برای افرادی است که نمی‌توانند از حقوق خود دفاع کنند. در دنیای کسب و کار، دفاع از دیدگاه کاملاً متفاوتی مشاهده می‌شود. هدف از دفاع کردن از کسب و کار دستیابی به راه‌حلی است که هر طرف را قادر می‌سازد تا حد ممکن کنترل خود را حفظ کند.
نیاز به دفاع از نیازهای کسب و کار از شکاف در سطح درک عملکردهای مختلف سازمان ناشی می‌شود. به عنوان مثال، در حین اجرای راه‌حل جدید فنی، بخش‌های غیر فنی مانند بازاریابی، منابع انسانی و اداری اغلب به دلیل عدم درک فناوری‌های جدید در معرض ضرر قرار می‌گیرند.
در چنین مواردی، کسب و کار به یک وکیل نیاز دارد که بتواند اطلاعات و توصیه‌ای را به ذینفعان ارائه دهد و به آنها کمک کند تا اقدامی برای رفع نگرانی‌ها یا سوال‌های خود انجام دهند.

استخراج نیازهای سهامداران، یک مولفه اصلی تحلیل کسب و کار

ما در مقالات قبلی در مورد استخراج نیازهای ذینفعان که از مولفه‌های مهم تحلیل موثر کسب و کار است، صحبت کرده‌ایم. اما چرا لازم است؟ چه اهمیتی در تجزیه و تحلیل کسب و کار دارد؟
نیازها به عنوان پایه و اساس هر کسب و کاری عمل می‌کنند. هنگامی که یک شرکت عملیات خود را آغاز می‌کند، محصولات یا خدماتی را ارائه می‌دهد که نه تنها نیازهای مشتری را برآورده می‌کند بلکه یکی از نیازهای صاحبان کسب و کار که حاشیه سود خوب است را نیز ارائه می‌دهد.
به همین ترتیب، همچنان که یک شرکت در یک صنعت خاص به فعالیت خود ادامه می‌دهد، تعداد افراد وابسته به شرکت افزایش می‌یابد، و اکنون این شرکت موظف است از منافع کلیه ذینفعان محافظت کند. عدم توانایی در رفع نیازهای ذینفعان ممکن است بر اعتبار و سودآوری یک کسب و کار تاثیر بگذارد.
برای رفع نیازهای ذینفعان، یک سازمان ابتدا باید آنها را درک کند. یک شرکت ممکن است ذینفعان بسیاری داشته باشد، همه آنها نیازهای متفاوتی دارند. این جایی است که نقش یک تحلیلگر کسب و کار موثر واقع می‌شود. یک سازمان به شخص ثالثی نیاز دارد که بتواند این نیازها را ارزیابی کند و آنها را به شیوه‌ای بی‌طرفانه در اولویت قرار دهد.
وظیفه تحلیلگر کسب و کار این است که کلیه نیازهای پنهان و مشهود را استخراج کند و راه‌حل همه جانبه‌ای برای آنها ایجاد کند. برای تحقق این مسئولیت، یک تحلیلگر کسب و کار ممکن است از ابزارها و تکنیک‌های مختلف استخراج، مانند بارش فکری، جلسات گروه‌های متمرکز(Focus Group)، مصاحبه‌ها، تحلیل اسناد و موارد دیگر استفاده کند.
با استخراج و مستندسازی نیازهای ذینفعان، یک تحلیلگر کسب و کار وعده می‌دهد که خروجی نهایی یک راه حل کامل و دقیق برای تمام نیازهای آنها خواهد بود. صرف نظر از ماهیت و اندازه پروژه، یک تحلیلگر کسب و کار موظف است تمام عملکردهای دفاعی را که ممکن است تحت تاثیر راه حل باشد تایید کند. برای دستیابی به اجماع در تمام عملکردهای تحت تاثیر، دفاع از نیازهای کسب و کار ضروری است.
نکته مهم دیگر، درک این موضوع است که برای یک تحلیلگر کسب و کار، سهامداران مانند مشتری‌های داخلی هستند. یک تحلیلگر کسب و کار باید به همان روشی که یک شرکت به مشتریان خود خدمات می‌دهد، به آنها خدمت کند. او باید بهترین ابزارهای موجود را برای ارائه خدمات با کیفیت به آنها استفاده کند. اصطلاح “خدمات” در اینجا به معنای استخراج نیازها و توسعه و اجرای راه حلی است که آنها را راهنمایی می‌کند.

امروزه سازمان‌ها به یک مشاور کسب و کار نیاز مبرمی دارند

در حالت ایده آل، رابطه بین عملکرد اصلی کسب و کار و عملکردهای پشتیبانی آن سرویس محور هستند. عملکرد اصلی وظیفه ارائه پیشنهادات شرکت به مشتریان خارجی را بر عهده دارد، در حالی که بخش‌های پشتیبانی یا بخش‌های توانمند، خدمات پشتیبانی را برای عملکرد اصلی ارائه می‌دهند، که در اینجا مشتری داخلی محسوب می‌شود.
در واقعیت، شکاف بین عملکردهای اصلی و عملکردهای فعال وجود دارد. در بعضی مواقع، عملکرد فعال ممکن است از قابلیت محدودی برای ارائه پشتیبانی اساسی از کارکردهای اصلی برخوردار باشد، که ممکن است خروجی و کیفیت محصولات یا خدمات به خطر بیفتد.
به غیر از منابع کافی، عملکرد فعال ممکن است به دلیل درگیری در اولویت‌ها، نتواند خدماتی را به عملکرد اصلی ارائه دهند. در چنین مواردی، یک تحلیلگر کسب و کار می‌تواند در نقش یک مشاور خدمت کند و راه‌حلی را ارائه دهد که نیازها و خواسته‌های همه ذینفعان را برآورده سازد.
هنگامی که اولویت‌های متناقض وجود دارد، یک تحلیلگر کسب و کار نقش مذاکره کننده را ایفا می‌کند و به ذینفعان کمک می‌کند تا به راه حلی برسند که حداکثر ارزش را برای هر طرف درگیر در فرایند دارد. برای یک تحلیلگر کسب و کار درک این نکته که همه درگیری‌ها بد نیستند، اهمیت دارد. درگیری‌ها می‌تواند نشانه نارضایتی ذینفعان از راه حل ارائه شده باشد. در چنین شرایطی، یک تحلیلگر کسب و کار باید از مهارت‌های تحلیلی خود برای سنجش وضعیت استفاده کرده و راهکاری برای حل موفقیت آمیز موضوع تهیه کند.
دفاع نیازهای کسب و کار ممکن است کار آسانی به نظر برسد، اما مهارت، دانش و تجربه بسیاری را طلب می‌کند. استخراج نیازهای ذینفعان برای تحلیل موثر کسب و کار ضروری است، و این فقط توسط شخصی انجام می‌شود که به کلیه عملکردهای فعال و اصلی یک سازمان توجه داشته باشد.

نقش تحلیلگر کسب و کار رهبری است و حرکت به سمت نقش رهبری به انرژی و تلاش نیاز دارد. آیا می‌خواهید نقش تحلیلگر کسب و کار را به عهده بگیرید؟ اگر به انجام این نقش علاقه دارید، می‌توانید در دوره تحلیل کسب و کار BABOK شرکت کنید.