چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟

همه ما به این امر آگاهیم که بعضی اوقات پروژه‌ها به طرز چشمگیری شکست می‌خورند، اما معمولا راهی برای بهبودی وجود دارد، حتی اگر دردناک باشد. دلایل زیادی وجود دارد که باعث شکست پروژه‌ها می‌شود، اما تقریبا همه آنها به یکی از دو مورد خلاصه می‌شوند (بعضی اوقات هر دو):

• ریسکی وجود داشته است که کسی از قبل به آن اهمیت نداده است.
• زمانی که مشکل پیش آمده، افراد جواب مناسبی برای آن پیدا نکرده‌اند.

در حالی که (در وهله اول) بهترین راه شناخت ریسک و اجتناب از بروز مشکل است، اما در صورت مواجه با یک وضعیت رو به شکست، اگر سریع و متفکرانه عمل کنید، می‌توانید از نتایج فاجعه‌بار جلوگیری کنید.

چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟

همه اینها ما را به سمت دو کار سوق می‌دهد که می‌توانیم برای جلوگیری از فاجعه‌های پروژه انجام دهیم. اولین راه شناختن ریسک‌ها و آماده‌سازی برای آنها است، بنابراین بیایید از آنجا شروع کنیم. مدیریت ریسک (Risk management) یک فعالیت کلیدی در مدیریت پروژه است. آنقدر مهم است که عدم مدیریت ریسک اغلب به شکست مدیریت پروژه منجر می‌شود. مدیریت ریسک سه مولفه مهم دارد:

• ریسک‌ها را شناسایی کنید.
• آنچه را شناسایی کرده‌اید، ارزیابی کنید.
• برای آن ریسک‌هایی که می‌توانند پروژه شما را از کار بیاندازند، برنامه‌های مناسب تهیه کنید.

1. ریسک‌ها را شناسایی کنید

ابتدا ریسک‌ها را شناسایی کنید. اگر خوب این کار را انجام دهید، این مورد می‌تواند به طور کلی از بروز پروژه‌های ناموفق جلوگیری کند. اگرچه به سختی می‌توان همه آنها را در نظر گرفت، به طور سیستماتیک به پروژه نگاه کنید تا بتوانید بزرگترین ریسک‌ها را کشف کنید.

چهار شاخص اصلی برای تدوین اهداف پروژه

• برنامه
• محتوا
• هزینه
• کیفیت

اگر نمی‌دانید اینها چیست، از شناخت آنها شروع کنید. دانستن اینکه کدام یک از چهار مورد دارای بالاترین اولویت است، به شما کمک می‌کند با انجام معاملات مناسب از راه‌های کوچک، ریسک‌ را کاهش دهید.

توجه داشته باشید

 این مسئله‌ای آسان است که با شاخص‌های اصلی برنامه درگیر شوید و ریسکی را که ممکن است روی شاخص‌های دیگر تأثیر بگذارد از دست دهید، اما شناسایی همه آنها مرتبط و مهم است. دستیابی به اهداف برنامه خود با محصولی که دارای اشکال است، معمولا گزینه مناسبی نیست. حتی اگر آن را به موقع برای مشتری ارسال کنید.

فراتر از چهار شاخص اصلی

علاوه بر چهار شاخص بالا، شما سه جنبه مهم در پروژه خود دارید که باید تعادل مناسب را در آنها برقرار کنید:

• محصول (که معمولا با شاخص‌ها پوشانده می‌شود)
• روند پروژه
• ذینفعان

ریسک‌ها مهم در روند پروژه دارای دو ویژگی است: “عدم کفایت فرآیند موجود” که نیازهای پروژه شما را برآورده نمی‌کند و “عدم وجود فرآیند مناسب” برای کاری مهم که تیم شما انجام می‌دهد. کاهش ریسک‌های فرآیند با ایجاد یا اصلاح فرآیند بسیار آسان است.

در بخش سوم، ذینفعان، اغلب نادیده گرفته می‌شوند، اما تیم شما و تیم‌هایی که با آنها ارتباط برقرار می‌کنند، اغلب این پتانسیل را دارند که پروژه شما را خراب ‌کنند. ذینفعان سخت یا بی‌علاقه، دستیابی به آنچه برای حرکت به جلو نیاز دارید را دشوار می‌کنند. اعضای تیم با کار زیاد، استرس یا ناراضایتی، معمولا کار را به اتمام نمی‌رسانند.

 برخی از مشکلات احتمالی افراد را می‌توانید به صورت عمومی شناسایی کنید، برخی دیگر ممکن است بخواهید به صورت خصوصی آنها را برطرف کنید، اما اشتباه می‌کنید اگر آنها را نادیده بگیرید.