۱۶ مهارت ضروری که مدیران پروژه باید داشته باشند

مهارت‌های مدیریت پروژه شامل مهارت‌ها، ابزارها و نرم‌افزارهای لازم برای مدیریت پروژه‌ها در داخل سازمان می‌باشد.

برای موفقیت یک پروژه، باید شخصی وجود داشته باشد که آن را هدایت کند.

مدیر پروژه یا سرپرست پروژه شخصی است که پروژه را رهبری می‌کند. اتمام موفقیت‌آمیز پروژه نیاز به هماهنگی بین کارمندان و دپارتمان‌های مختلفی دارد که بخشی جدایی‌ناپذیر از پروژه را تشکیل می‌دهند.

اگر می‌خواهید مهارت‌های خود را در مدیریت پروژه تقویت کنید، این مقاله مهارت‌های اصلی که برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه حرفه‌ای نیاز دارید، بازگو می‌کند.

مهارت‌های مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه کار ساده‌ای نیست. مدیر پروژه باید مجموعه‌ای از افراد را با مهارت‌ها و شخصیت‌های مختلف هدایت کند. راضی نگه داشتن همه افراد درون تیم و انجام کارها نیز آسان نیست.

برای دستیابی به موفقیت پروژه، مهارت زیادی لازم است. مهارت‌های مدیریت پروژه، الزامات یک متخصص مدیریت پروژه یا مدیر پروژه است.

مسئولیت‌های مدیر پروژه چیست؟

چگونگی دستیابی پروژه به هماهنگی، به مدیر پروژه بستگی دارد.

مدیر پروژه شخصی است که تلاش‌های کارمندان را برای دستیابی به هدف تکمیل پروژه هماهنگ می‌کند. وی همچنین نقطه ارتباط بین شرکت، ذینفعان، فروشندگان و کارمندان است.

از مدیر پروژه انتظار می‌رود که صلاحیت‌های خاصی را که برای مدیریت بهتر پروژه لازم است، داشته باشد. کارهای کلیدی که مدیر پروژه انجام می دهد عبارتند از:

• برنامه‌ریزی پروژه از آغاز تا پایان
• ترسیم یک جدول زمانی برای پروژه
• مرحله‌بندی تدریجی پروژه و اجرای هر مرحله
• تعیین بودجه
• تخصیص بودجه و مدیریت پروژه در حیطه بودجه تعیین‌شده
• ارتباط با همه ذینفعان
• عیب‌یابی مشکلات
• تحویل محصول

موارد فوق وظایف مدیر پروژه است. چند ویژگی وجود دارد که مدیر پروژه باید برای انجام موثر این مسئولیت‌ها داشته باشد.

اگر مدیر پروژه هستید یا می‌خواهید باشید، این‌ها تعدادی از مهارت‌هایی است که باید به طور کامل فرا بگیرید. اکنون بیایید نگاهی به این مهارت‌ها بیاندازیم:

۱۵ مهارت اساسی مدیر پروژه

۱- مهارت‌های رهبری در مدیریت پروژه

رهبری سازمانی اولین مهارت مورد نیاز یک رهبر پروژه است. برای هدایت پروژه، داشتن مهارت‌های رهبری خوب الزامی می‌باشد.

رهبر باید بتواند به تیمش الهام ببخشد، مشکلات را از تیم دور کرده، تیم را مدیریت کند و به اعضای آن کمک کند تا با هم به عنوان یک واحد کار کنند، اختلافات بین بخش‌های مختلف و افراد را حل و فصل نماید، امور مالی را مدیریت کند، مطمئن شود که همه اعضای تیم و مشتریان راضی نگه داشته می‌شوند و پروژه را تا پایان کار هدایت کند.

اینها همه مواردی است که از رهبر انتظار می‌رود. رهبر همچنین باید بتواند داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و تصمیمات صحیح را در حین حرکت بگیرد. پروژه در نهایت به عهده رهبر می‌باشد و بنابراین تصمیم‌گیری صحیح در زمان مناسب ضروری است.

۲- مهارت‌های ارتباطی مدیریت پروژه

ارتباطات دومین نیاز مهم رهبر است. مدیر پروژه تنها نقطه تماس مشتری، مدیریت ارشد و تیم است. برقراری ارتباط خوب در این شرایط می‌تواند یک موهبت باشد.

آگاه ساختن همه از پروژه، برقراری ارتباط بین بخش‌های مختلف و افراد از وظایف اساسی مدیر پروژه است.

برای ادامه روند پروژه، هر واحد در تیم باید بداند که کار چگونه پیش می‌رود، چگونه باید پیشرفت کند و به دنبال چه کاری است.

این موارد به همه کمک می‌کند کار خود را بفهمند و بدانند این کار چگونه در تصویر کلی گنجانده می‌شود. این امر افراد را در تیم‌های مختلف قادر می‌سازد تا برای انجام پروژه با هماهنگی کار کنند. موارد زیر ابزارهای مختلف ارتباطی هستند که می‌توانند به سود شما استفاده شوند:

• اینترانت
• خبرنامه‌ها
• ابزارهای رسانه‌های اجتماعی
• ایمیل
• جلسه تیمی
• کنفرانس وب و آنلاین

۳- مهارت مذاکره در مدیریت پروژه

مذاکره نیز بخشی از طیف گسترده‌ای از ارتباطات است، اما مذاکره به تنهایی مهارت متفاوتی می‌باشد. کسی که به خوبی ارتباط برقرار می‌کند، لزوما یک مذاکره‌کننده خوب نیست.

رهبری که مهارت مذاکره دارد، یک امتیاز مثبت برای تیم است. وادار کردن فروشنده به پذیرفتن قیمت شما، یکی از سطحی‌ترین مزیت‌های مهارت مذاکره است.

شما در حال مذاکره مداوم با شرکت، تیم و ذینفعان هستید که ایده‌های خود را (که ممکن است به نفع شما نباشد) به پروژه وارد می‌کنند.

اینکه ایده‌های خود را به طرز نامحسوس پیش ببرید و افراد را بدون اینکه بدانند، مجبور به تأیید این ایده‌ها کنید، نیاز به مهارت واقعی دارد. کار بر روی مهارت‌های مذاکره به شما کمک می‌کند تا در مدیریت پروژه پیشرو باشید.

۴- مهارت کنترل هزینه مدیریت پروژه

کنترل هزینه مهارتی قابل توجه است، زیرا همه چیز در مدیریت پروژه به پول برمی‌گردد. در وهله اول به دلیل پول است که شما پروژه را انجام می‌دهید.

بنابراین مدیریت هوشمند امور مالی برای شما مزیت بزرگی خواهد بود. دانستن اینکه کجا باید (یا نباید) هزینه کرد تا پروژه از بودجه فراتر نرود یک مهارت نادر است.

بودجه در اکثر پروژه‌ها محدود خواهد بود و رسیدگی به آن مهارتی است که شما را در مدیریت پروژه از بقیه جلوتر می‌اندازد.

۵- مهارت برنامه‌ریزی در مدیریت پروژه

برنامه‌ریزی صحیح، نجات‌دهنده هر پروژه است. بدون داشتن برنامه‌ای مناسب، هیچ پیشرفتی وجود نخواهد داشت.

مدیر پروژه باید پروژه را از نقطه شروع تا پایان برنامه‌ریزی کند.

پروژه باید به چند مرحله تقسیم شود و درک درستی از تعداد تیم‌های مورد نیاز، تعداد منابع در هر تیم، بازه زمانی برای تکمیل هر مرحله و کاری که هر تیم انجام می‌دهد وجود داشته باشد. همه چیز باید قبل از شروع پروژه تعیین شود.

این چیزی است که باید همه افراد دخیل در پروژه بدانند و به طور موثر به هر یک از اعضا اطلاع داده شود.

این امر به عملکرد صحیح پروژه کمک می‌کند و باعث می‌شود بدانید که طبق برنامه پیش می‌روید یا از برنامه عقب هستید و اینکه پروژه در هر زمان مشخص چگونه پیش رفته است.

۶- مهارت مدیریت ریسک در مدیریت پروژه

شناسایی و مدیریت ریسک در موفقیت پروژه نقشی اساسی ایفا می‌کند.

این مسئولیت مدیر پروژه است که همیشه ریسک‌ها را شناسایی کرده و کاهش دهد.

مدیر پروژه باید سوالاتی را بپرسد، تصمیماتی را اتخاذ کند و مطمئن شود همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود. شناسایی زود هنگام ریسک، درک علت آن، جستجوی بهترین راه‌حل ممکن برای مسئله و جلوگیری از وقوع ناگهانی آن، مسئولیت مدیر پروژه است.

۷- مهارت‌های سازگاری مدیریت پروژه

در دنیای پر سرعت امروز، تغییرات تقریباً به طور مداوم رخ می‌دهند.

سازگاری با فناوری یا روش جدید و کمک به تیم برای رسیدن به سرعت، وظیفه مدیر پروژه است.

سازگاری با تغییرات و یافتن راه‌حل برای غلبه بر چالش‌ها صلاحیتی است که هر مدیر پروژه باید کسب کند.

جمع‌بندی

این‌ها مهارت‌های اساسی لازم برای یک مدیر پروژه هستند و با خواندن بیشتر و به کار گیری مطالبی که می‌خوانید، می‌توانید آن‌ها را کسب کنید.

بسیاری از دوره‌های آنلاین و آفلاین وجود دارند که شما را در مورد این مهارت‌ها راهنمایی می‌کنند. ثبت نام در یکی از این دوره‌ها نیز ممکن است در کسب این مهارت‌ها کمک کند. آنچه در اینجا ضروری است علاقه و داشتن انگیزه مناسب برای مدیر پروژه بودن است.