مدیریت پروژه
مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟
درباره مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) و اهمیت آن در ارائه پروژههای موفق مطالب زیادی گفته و نوشته شده است. چه شما تازهوارد باشید و چه مدیر پروژه حرفهای، دانش در مورد محدوده پروژه برای موفق شدن در زمینه مدیریت پروژه ضروری است.
اما قبل از رسیدن به آن باید درک کنیم محدوده پروژه چیست. در این مقاله ما میخواهیم در مورد محدوده پروژه و مدیریت آن صحبت کنیم.
محدوده پروژه و مدیریت آن چیست؟
اجازه دهید ابتدا نگاهی به تعاریف مهم در این حوزه بیندازیم:
محدوده پروژه
محدوده پروژه را میتوان به عنوان بخشی از برنامهریزی پروژه تعریف کرد که شامل کشف و مستندسازی لیستی از جزئیات قابل تحویل یا ویژگیهایی میشود که قرار است در اجرای پروژه دخیل باشند.
به عبارت دیگر، محدوده پروژه تعریف اهداف پروژه است و آنچه برای دستیابی به آن باید انجام شود.
اگر تا به حال روی پروژهای کار کردهاید، احتمالاً چندین بار اصطلاح محدوده پروژه را شنیدهاید. این مورد احتمالاً تعیینکنندهترین مولفه مدیریت موفق پروژه است.
مدیریت محدوده پروژه
“مدیریت محدوده پروژه به مجموعه فرآیندهایی گفته میشود که اطمینان حاصل میکند محدوده یک پروژه به طور دقیق تعریف و نقشهبرداری میشود. برای تکمیل به موقع پروژه باید، محدوده پروژه تمام اطلاعات ضروری پروژه را شامل شود.”
مدیریت محدوده پروژه عمدتاً حول کنترل موارد موجود و غیرموجود در پروژه است. این مورد نقش مهمی در کمک به مدیران پروژه، هماهنگکنندگان و سرپرستان برای تمرکز بر روی آنچه واقعاً برای پروژه مهم است و اختصاص مقدار مناسب کار به اعضای تیم که در واقع میتواند به موفقیتآمیز بودن پروژه کمک کند، ایفا میکند.
برای اینکه درک آن سادهتر شود، بیایید تحویل پروژه را با ساخت یک ساختمان مقایسه کنیم. قبل از وقوع ساخت و ساز حصاری در اطراف محل برافراشته شده است. این کار برای تعیین مرزهای ساخت و ساز انجام میشود تا افراد درگیر در بخش ساخت و ساز بدانند که از کجا فراتر نروند. این قسمت محدودهبندی نامیده میشود.
محدوده در مدیریت پروژه چیست؟
هنگامی که ما در مورد محدوده در مدیریت پروژه صحبت میکنیم، دو حوزه وجود دارد که به آنها اشاره میشود: محدوده محصول و محدوده پروژه. بیایید به طور خلاصه در مورد آنها بیاموزیم:
محدوده محصول به ویژگیها و کارکردهایی گفته میشود که باید در یک محصول گنجانده شود. به زبان ساده، همان چیزی است که مشتری در یک محصول یا خدمات میخواهد. به عنوان مثال، اگر محصول گوشی هوشمند باشد، محدوده محصول اندازه صفحه نمایش، پشتیبانگیری باتری، حافظه، سرعت پردازنده و … خواهد بود.
محدوده پروژه به کارهایی گفته میشود که برای ارائه موفقیتآمیز یک محصول (یا خدمات) با ویژگیها و توابع مشخص شده باید انجام شود. به عنوان مثال، اگر قرار است یک برنامه نرمافزاری توسعه دهید، محدوده پروژه کاری است که باید برای توسعه نرمافزار با ویژگیهای مناسب انجام شود.
کارهای زیادی مانند برنامهریزی، هماهنگی و فعالیتهای مدیریتی باید انجام شود تا اطمینان حاصل گردد که هم محدوده محصول و هم محدوده پروژه برآورده میشود. پس از انجام این موارد، کار انجام شده با محدوده واقعی پروژه مقایسه میشود.
بیانیه محدوده پروژه
اسناد مختلفی در مدیریت پروژه وجود دارد اما سند بیانیه محدوده یکی از مهمترین اسناد محدوده پروژه است. بیانیه محدوده برای نشان دادن نتایج مورد انتظار، فرضیات، محدودیتها و سایر عوامل مهمی که تحت آن پروژه ارائه میشود، استفاده میگردد.
این بیانیه همچنین مرزهای پروژه را توضیح میدهد، مسئولیتهای کاری هر یک از اعضای تیم را تعیین میکند و رویههایی را که باید در طول چرخه عمر پروژه دنبال شود، مشخص مینماید. این بیانیه همچنین میتواند به عنوان بیانیه محدوده، بیانیه کار (SOW) یا شرایط مرجع شناخته شود.
بیانیه محدوده پروژه میتواند شامل موارد زیر باشد:
- محدوده محصول
- محدوده پروژه
- لیست موارد قابل تحویل
- ملاک پذیرش
- استثنائات پروژه
- محدودیتها
- فرضیات
اهمیت مدیریت محدوده پروژه
با بزرگتر و پیچیدهتر شدن پروژهها، تقاضا نیز بالا میرود. با هر پروژه بزرگ به زمان، تلاش و منابع بیشتری برای تحقق امور نیاز دارید. به همین دلیل تعریف محدوده محصول و پروژه مهم است.
این کار به شما کمک میکند تا تمرکز خود را روی کارهای موجود در برنامه مدیریت محدوده حفظ کنید و از این واقعیت مطلع باشید که اگر تغییرات غیرمنتظرهای اتفاق بیفتد، بر زمان، هزینه، کیفیت، منابع و حتی رضایت مشتری تأثیر میگذارد. از آنجایی که اطلاعات از همه ذینفعان و حامیان مالی خیلی زود جمعآوری شده است، شانس کمتری برای جمعآوری اطلاعات نادرست وجود دارد که میتواند برای موفقیت پروژه مهلک باشد. بنابراین، نقش مدیریت محدوده پروژه در تعیین موفقیت یک پروژه بسیار مهم است.
فرایندهای مدیریت محدوده پروژه
طبق PMBOK، مدیریت محدوده دارای شش فرآیند است:
- برنامهریزی مدیریت محدوده
- جمعآوری نیازمندیها
- تعریف محدوده
- ایجاد ساختار شکست کار (WBS)
- اعتبارسنجی محدوده
- کنترل محدوده
۱- برنامهریزی فرایند مدیریت محدوده
این اولین قدم در روند مدیریت محدوده پروژه است. در این فرآیند که به تازگی در ویرایش پنجم PMBOK اضافه شده است، یک طرح مدیریت محدوده بر اساس ورودی از برنامه پروژه ایجاد میشود.
در ادامه ورودیها، ابزارها، تکنیکها و خروجیهای فرآیند مدیریت محدوده طرح را بررسی خواهیم کرد.
ورودیها
- طرح مدیریت پروژه
- منشور پروژه
- عوامل محیطی سازمانی
- داراییهای فرآیند سازمانی
ابزارها و تکنیکها
- قضاوت کارشناسانه (Expert judgment)
- جلسات
خروجیها
- طرح مدیریت محدوده
- برنامه مدیریت نیازمندیها
سند لازم نیست جزئی، طولانی یا رسمی باشد. باید توسط همه به خوبی درک شود و هدف را برآورده کند.
جمعبندی مدیریت محدوده پروژه
انجام برخی از مراحل اضافی همیشه یک تصمیم عاقلانه برای اطمینان از موفقیتآمیز بودن پروژه و تحویل آن است. در اینجا لیستی از نکات مفید گردآوری شده است که ارزش دارد آنها را در برنامهریزی پروژه بعدی، بررسی کنید.
۱- کمی زمان برای برنامهریزی محدوده پروژه اختصاص دهید.
پروژهها وقت زیادی از شما میگیرند، بنابراین بهتر است شما و تیمتان چند روز را برای ارزیابی نیازهای پروژه خود، در دسترس بودن منابع (زمان، پول، مواد) و اهدافی که قصد دارید برآورده کنید، اختصاص دهید.
۲- به سرعت، به طور موثر و با ثبات ارتباط برقرار کنید.
بهترین ابزارها را برای برقراری ارتباط از طریق حالتهای مختلف انتخاب کنید تا ارتباط خوبی برقرار شود. برای اطمینان از انتقال به موقع به روزرسانیها، از ارتباط ثابت بین تیم و مشتری اطمینان حاصل کنید.
۳- مراقب تغییرات اساسی باشید.
وقتی پروژه شما در هر مرحله از فرآیند پیش میرود، ممکن است با شرایطی روبرو شوید که برای انجام آن نیاز به ایجاد تغییراتی باشد. اگر این تغییرات برای پروژه شما مفید باشد میتوانید جلسهای را با تیم خود برگزار کنید تا در مورد آن بحث کنید.
۴- خود را در جای مشتری بگذارید.
هنگام در نظر گرفتن تغییرات جزئی در پروژه یا پیشنهاد راهحلهای مناسب، موارد را از دید مشتری مشاهده کنید. انجام این کار به اعتماد به نفس مشتری در مهارتهای تجزیه و تحلیل شما کمک میکند و آنها احساس خواهند کرد که محصولشان در دستان شایستهای قرار دارد.
۵- محدوده پروژه را بصری کنید.
نمایشهای تصویری واقعاً کمک زیادی میکنند. مشتریان و تیمهای تحویل درک روشنی از مواردی که در حوزه شامل میشود و نمیشود دارند. مدیران پروژه میتوانند از نقشههای داستان و نمودارها استفاده کنند تا دید کلی در مورد آنچه ایجاد میشود، بدست آورند.
مجموعه
مدیریت پروژه
- هر آنچه باید در مورد زمان انجام و زمان چرخه بدانید
- ساختار تجزیه منابع (RBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه نوشته میشود؟
- نمودار SIPOC چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- نظریه دو عاملی هرزبرگ چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- زمان تکت (Takt Time) چیست و چه اهمیتی دارد؟
- اصول مدیریت پروژه بازاریابی چابک
- راهنمای کامل مدیریت پروژه به زبان ساده: چگونه پروژه را قبل از پایان دنیا تمام کنیم! (به همراه دانلود فایل نمونه مدیریت پروژه)
- راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK
- مروری بر مفهوم پروژه و استاندارد PMBOK
- آموزش و راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PRINCE2
- مدیریت چابک و ناب چه تفاوتهایی دارند؟
- راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه
- مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
- مدیر پروژه فنی کیست و چگونه میتوانیم به این نقش دست یابیم؟
- تفاوت مدیر پروژه و مدیر برنامه در چیست؟
- ۱۶ مهارت ضروری که مدیران پروژه باید داشته باشند
- داشبورد مدیریتی (Executive Dashboard) چیست و چه ویژگیهایی دارد؟
- مدیریت پروژه ساخت و ساز و مدیریت پروژه ساختمانی چیست؟
- معرفی برترین مسئولیتهای مدیر پروژه ساختمانی
- بودجهبندی پروژه چیست و چگونه انجام میشود؟
- تعریف هزینه عملیاتی (OpEx) و هزینه سرمایهای (CapEx)
- سرریز هزینه (Cost Overrun) چیست و چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
- دستیار مدیر پروژه (Assistant Project Manager) کیست؟
- فرایند جمعآوری نیازمندیها در پروژه
- مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه اجزایی دارد؟
- هرآنچه باید در مورد جمعآوری نیازمندیها در مدیریت پروژه بدانید
- راهنمای مدیریت انتشار (Release Management)
- مدیریت تدارکات پروژه چیست و چه اهمیتی در پروژه دارد؟
- راهنمای کامل تعریف، مزایا و روشهای کنترل هزینه (Cost Control)
- کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
- چرخه عمر پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟
- تعریف انجام شده یا Definition of Done به چه معناست؟
- ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا میشود؟
- مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟
- منشور پروژه (Project Charter) چیست و چگونه تهیه میشود؟
- چگونه جدول زمانی یا برنامه زمانبندی پروژه را ایجاد کنیم؟
- مدیریت ارزش کسب شده یا EVM چیست و چه اصولی دارد؟
- مدیریت قرارداد (Contract Management): مراحل، چالشها و مزایا
- بهترین مدارک و گواهینامههای مدیریت پروژه در دنیا کدام مدارک هستند؟
- جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست و چگونه برگزار میشود؟
- تعریف مدیریت وظایف در مدیریت پروژه
- مدیریت وظیفه در مقایسه با مدیریت پروژه؛ کدام برای شما بهتر است؟
- مدیر محصول خوب چه کسی است؟
- ماتریس RACI چیست و چگونه اجرا میشود؟
- برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه نوشته میشود؟
- ۵ دلیل اینکه باید نرمافزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم
- معرفی برترین نرمافزارهای مدیریت پروژه
- معرفی مهمترین مهارتهای مدیریت پروژه
- معرفی برترین متریکهای مدیریت پروژه
- نقش و مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان چیست؟
- ذینفعان در مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
- راهنمای کامل مدیریت ذینفعان پروژه
- راهنمای کامل معرفی برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan)
- استراتژی محصول چیست و چگونه تدوین میشود؟
- نقشه راه محصول (Product Roadmap) چیست و چگونه ایجاد میشود؟
- چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟
- نکات کلیدی که باید در مورد اکشن پلن (Action Plan) و نحوه نوشتن آن بدانید
- کاربرد هوش مصنوعی (AI) در مدیریت پروژه
- نمودار Burndown چیست و چه انواع و محدودیتهایی دارد؟
- برون سپاری فرایند دانش چیست و چگونه انجام میشود؟
- یکپارچهسازی و مدیریت خدمات (SIAM) چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
- معرفی یک چارچوب ۳ مرحلهای برای نوشتن اهداف پروژه بهتر
- نظریه انگیزش مزلو چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- مدل WSJF برای اولویتبندی کارهای پروژه و محصول
- چرا تیمهای چابک به منشور تیم (Team Charter) نیاز دارند؟
- چارچوب کریستال در روش چابک چیست؟
- بررسی برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در مدیریت پروژه
- روش نمودار تقدم (PDM) چیست و چگونه در مدیریت پروژه استفاده میشود؟
- اصل هرم چیست و چگونه در ارائه به ما کمک میکند؟
- راهنمای گام به گام ایجاد نقشه راه محصول
- نظریه ذینفعان چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
- تحقیق کاربر در UX چابک: چگونه UX و توسعه چابک دست به دست هم میدهند؟
- ۵ مورد از رایجترین نشانههای شکست پروژه و نحوه جلوگیری از آنها
- بک لاگ چیست و چرا در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
- اصلاح بکلاگ چیست و به چه منظور انجام میشود؟
- الزامات غیرعملکردی کدامند و چگونه میتوان آنها را در پروژه گنجاند؟
مرسی از توضیح کامل