ارائه پروژه و ایجاد نفوذ بین ذینفعان و مدیران اجرایی، بخش مهمی از مدیریت موفق پروژه‌ها است. اما، مدیران پروژه در حالی که مهارت‌های زیادی دارند، به ندرت فروشندگان خوبی هستند.
این مسئله اغلب به یک مشکل در انتقال اطلاعات مربوط می‌شود. اگر بیش از حد روی ریسک‌ها، مفهوم کلی و اطلاعات پس‌زمینه تمرکز کنید، مخاطبان را به سرعت خسته خواهید کرد. اما اگر ارائه شما سریع باشد و جزئیات را نادیده بگیرد، به نظر ساده‌لوح یا ناآماده خواهید رسید.
پس چگونه باید تعادل درست را ایجاد کنید؟ این به انتخاب چارچوب مناسب برای موضوع و مخاطب بستگی دارد.
اگر می‌خواهید قدم بعدی را در مسیر شغلی خود بردارید، باید یاد بگیرید که چگونه در هر موقعیتی ارائه دهید. در این راهنما، ما قصد داریم به اصل ساختارمند هرم (The Pyramid Principle) بپردازیم تا به شما در این زمینه کمک کنیم.
چرا مدیران پروژه باید یاد بگیرند که چگونه ارائه دهند؟
ارائه به شما کمک می‌کند تا بین افراد مهم، چه مشتری یا ذینفع، نفوذ ایجاد کنید. یادگیری نحوه بیان واضح و مطمئن، نشان‌دهنده درک عمیق‌تر از اهداف کسب و کار گسترده‌تر و تأثیر کار شما بر برآورده ساختن آن‌ها است.
اما، بسیاری از مدیران پروژه شکایت دارند که مدیران آن‌ها را به عنوان “کسی که همیشه گزارش‌های بی‌معنی برای من ارسال می‌کند” می‌بینند. ممکن است احساس کنید ارزشی که شما به ارمغان می‌آورید را نمی‌بینند و حتی شما را مانعی برای پیشرفت واقعی می‌دانند.
نکته کلیدی این است که در مورد رویکرد خود نسبت به ارائه متفاوت فکر کنید.
ممکن است فکر کنید که به عنوان یک مدیر پروژه، وظیفه شما این است که تمام اطلاعات مربوطه را به مدیران اجرایی و ذینفعان خود ارائه دهید. اما در واقع، وظیفه شما بیشتر شامل انتخاب جزئیات مهم و سازماندهی آن‌ها به گونه‌ای است که مخطبان تشویق به نشان دادن واکنش و اقدام شوند.
متقاعدسازی یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه است. به عنوان یک مدیر پروژه، باید منابع را بخواهید، مدیران اجرایی را در مورد ریسک‌ها و معاوضه‌ها متقاعد کنید و حتی ارزش مدیریت پروژه را بفروشید.
هدف شما باید جلب توجه آن‌ها و فروش ایده خود بدون ارائه اطلاعات اضافی و بیش از حد باشد.
با این حال، حتی اگر ارزش ارائه را بدانید، ساختاربندی استدلال خود و ایجاد یک ارائه تاثیرگذار همیشه یک مهارت طبیعی نیست. بنابراین، چگونه باید یاد بگیرید که چگونه ارائه دهید؟
خوشبختانه، تعدادی از روش‌های اثبات شده وجود دارند که می‌توانید با استفاده از آن‌ها، ارائه خود را به سطح بالاتری برسانید.
اصل هرم چیست و چگونه به ارائه شما کمک می‌کند؟
یکی از ساده‌ترین و موثرترین تکنیک‌های ارائه، اصل هرم است.
طبق این تکنیک ساده، به جای ارائه تمام اطلاعات پس‌زمینه در ابتدا، با مهم‌ترین راه‌حل‌ها شروع می‌کنید و سپس در صورت درخواست، اطلاعات پشتیبان را اضافه می‌کنید.
با پیروی از این مفهوم از پایین به بالا، ارائه ایده‌های انتقادی خود به وضوح و بدون گیج یا خسته کردن مدیران، آسان‌تر است.
مفهوم اصل هرم از کجا می‌آید؟
اصل هرم توسط باربارا مینتو، اولین مشاور زن مدیریت در مک‌کینزی توسعه داده شد.
او دید که چگونه بسیاری از همکارانش در ارائه استدلال‌های متقاعدکننده وحشتناک عمل می‌کنند. آن‌ها قبل از اینکه به قسمت خوب ارائه برسند در جزئیات غرق می‌شدند و قدرت خود را از دست می‌دادند.
همچنین ممکن است از اصل هرم به عنوان “هرم ارتباطی” یا اصل هرم مینتو نام برده شود.
اصل هرم چگونه کار می‌کند؟
اصل هرم نحوه تفکر ما در مورد ارائه اخبار بزرگ یا توصیه‌ای را می‌گیرد و ترتیب را معکوس می‌کند.
به آخرین فیلمی که دیدید فکر کنید. احتمالاً از خط داستانی پیروی می‌کرد که قبل از ارائه نبرد نهایی، ساعت‌ها تنش ایجاد کرد. کارگردانان فیلم این کار را انجام می‌دهند تا شما را هیجان‌زده نگه دارند.
وسوسه‌انگیز است که ارائه خود را با این استراتژی هماهنگ کنید. اما اگر می‌خواهید ارائه‌تان اثربخش باشد، باید با اسپویلرها شروع کنید!
از منظر ارائه، اصل هرم به این صورت است:
۱- با توصیه/پاسخ/پرسش شروع کنید.
ابتدا ارائه خود را با مهم‌ترین جزئیات آغاز کنید.
مدیران پرمشغله می‌خواهند ابتدا پاسخ یا راه‌حل شما را برای سوال خود بشنوند. هنگامی که یک ذینفع یا مدیر اجرایی از شما می‌پرسد “چه کار باید بکنیم؟” پاسخ خود را با “شما باید X را انجام دهید” شروع کنید.
تنها زمانی که به طور خلاصه به سؤال او پاسخ دادید، به ارائه استدلال‌های حمایتی خود ادامه خواهید داد.
۲- با چند استدلال پشتیبان، از ارائه خود حمایت کنید.
در مرحله بعد، چند جزئیات مرتبط را برای پشتیبانی از توصیه خود ارائه دهید.
در این مرحله، مهم است که تسلیم وسوسه ارائه تمام جزئیات موجود نشوید. شما نباید مخاطبان خود را با ارائه اطلاعات غیرضروری خسته کنید.
سه استدلال کلیدی را انتخاب نمایید که از توصیه‌های شما پشتیبانی می‌کنند. مراقب باشید که استدلال‌های پشتیبان را با هم سازماندهی و گروه‌بندی کنید تا هضم و به خاطر سپردن آن‌ها برای مخاطبان شما آسان‌تر باشد.
با استفاده از اصل هرم، هر بار که استدلال یا راه‌حلی را به اشتراک می‌گذارید، باید سطح بعدی ایده‌های پشتیبان را خلاصه کنید. اصل هرم بیانگر این است که «ایده‌ها در هر سطحی از هرم باید همیشه خلاصه‌ای از ایده‌هایی باشند که در زیر آن‌ها گروه‌بندی شده‌اند».
۳- با استفاده از داده‌های پشتیبان، نسبت به استدلال‌های خود اعتماد ایجاد کنید.
در نهایت، برای هر استدلال پشتیبان، سه داده پشتیبان ارائه کنید.
اما صرف بررسی آمار و ارقام راهی برای ارائه موثر نیست. در عوض، مطمئن شوید که تمام داده‌ها و استدلال‌های پشتیبان شما به شیوه‌ای منطقی سازماندهی شده‌اند. در اینجا چند نمونه آورده‌ایم:
- ترتیب زمانی: اگر رویدادهایی وجود دارند که رابطه علت و معلولی را تشکیل می‌دهند، همیشه آن‌ها را به ترتیب زمانی به اشتراک بگذارید.
- نظم ساختاری: یک ایده منحصر به فرد را به قسمت‌های قابل هضم تقسیم کنید، مطمئن شوید که تمام قسمت‌های اصلی استدلال پشتیبان را پوشش داده‌اید.
- ترتیب درجه: ایده‌های پشتیبان را به ترتیب اهمیت ارائه کنید، از بیشترین شروع و به کمترین ختم شود.
هنگامی که سه نقطه پشتیبان مرتبط را انتخاب کرده و آن‌ها را با استفاده از یک ساختار هرم منطقی انتقال می‌دهید، ارائه شما به یک ابزار ارتباطی قدرتمند و مؤثر تبدیل می‌شود.
این اصل را بدین شکل در نظر بگیرید که ابتدا باید اسپویلر و سپس خط داستانی پشتیبان را ارائه دهید.
چرا اصل هرم کار می‌کند؟
هنگامی که شروع به ساختاربندی ارائه‌های خود برای پیروی از اصل هرم می‌کنید، متوجه می‌شوید که مدیران و ذینفعان نسبت به ایده‌ها و راه‌حل‌های شما پاسخگوتر می‌شوند. دلایل متعددی وجود دارد که چرا اصل هرم برای ایجاد اعتماد و نفوذ بسیار خوب عمل می‌کند:
۱- مدیران می‌خواهند ببینند که شما کسب و کار را درک می‌کنید.
حتی زمانی که مدیران اجرایی آخرین آمار، گزارش‌ها و نظرات کارشناسان را دریافت می‌کنند، آن‌ها اغلب هنوز به احساس یا رضایت یک تصمیم مربوط به کسب و کار متکی هستند.
اگر بتوانید به مدیران نشان دهید که از نیازهای آن‌ها آگاه هستید و به آنچه که می‌خواهند بشنوند توجه دارید، به احتمال زیاد توجه آن‌ها را جلب کرده و اعتماد ایجاد می‌کنید. تارا رتور به عنوان معاون مدیریت تغییر، توضیح می‌دهد:
«مدیران باید بتوانند ببینند که شما درک می‌کنید که چگونه پروژه [یا مدیریت پروژه] یک هدف استراتژیک کسب و کار را هدایت می‌کند. این چیزی است که خیال آن‌ها را راحت خواهد کرد.»
مدیران افراد پرمشغله هستند، آن‌ها وقت ندارند به همه احتمالات فکر کنند. در نهایت، آن‌ها به اطلاعات واضح و سریع نیاز دارند تا تصمیم بعدی خود را اعلام نمایند.
۲- مدیران اجرایی نیازی به توضیح زیاد ندارند (یا نمی‌خواهند).
به یاد داشته باشید، مدیران شما قبلاً کسب و کار را درک کرده‌اند. آن‌ها نیازی به توضیح درباره موارد سطح پایین ندارند – استفاده از آن‌ها فقط سرعت ارائه شما را کاهش می‌دهد و شنوندگان را ناامید می‌کند.
مدیران نیز عادت دارند به شیوه‌ای از بالا به پایین فکر کرده و راه‌حل را اولویت‌بندی کنند. با استفاده از اصل هرم، در نهایت در ارتباطات خود بسیار واضح‌تر و قانع‌کننده‌تر عمل می‌کنید که به مدیران کمک خواهد کرد حرف شما را بپذیرند و درک کنند.
۳- مدیران ارتباط مستقیم را ترجیح می‌دهند.
در نهایت، اصل هرم موثر است زیرا با ذهنیت اجرایی و فرآیند معمول آن‌ها برای تصمیم‌گیری‌های مربوط به کسب و کار، ارتباط برقرار می‌کند. وقتی مستقیم صحبت کنید، جای کمتری برای سوءتفاهم و ارتباطات نادرست وجود خواهد داشت.
ارتباط شفاف همچنین نشان می‌دهد که شما از تحقیقات و راه‌حل‌های خود مطمئن هستید و مدیران به این اطمینان احترام می‌گذارند. همچنین وقتی مستقیم صحبت کنید بسیار متقاعدکننده‌تر خواهید بود.
اصل هرم چارچوب روشنی را ارائه می‌دهد که ارتباط مدیران با آن آسان است. هنگامی که ارائه خود را با اهداف کلی کسب و کار گره می‌زنید و آن را ساده نگه می‌دارید بدون اینکه آن را با جزئیات پر کنید، مدیران اجرایی بیشتر پذیرای ایده‌های شما خواهند بود.
چگونه با استفاده از اصل هرم، ارائه عالی را ساختاربندی کنیم؟
اصل هرم ممکن است برای ایمیل‌ها و توصیه‌های ساده کار کند. اما در مورد پروژه‌های بزرگ‌تر که برای هیجان‌زده کردن مشتری یا ذینفعان شما نیاز به نکات ظریف و استعداد دارند، چطور؟
متأسفانه، شما نمی‌توانید ناگهانی در یک جلسه ارائه ظاهر شوید، یک سری اطلاعات را سریع ارائه دهید و جلسه را ترک کنید. شما نیاز دارید که تا حدی آماده‌سازی انجام دهید، به خصوص اگر با مخاطب جدیدی صحبت می‌کنید که با محصول یا کسب و کار شما آشنا نیست.
برای انجام این کار، اجازه دهید به یک چارچوب دیگر به نام چارچوب SCR (مخفف Situation یا وضعیت، Complication یا پیچیدگی و Resolution یا راه‌حل) نگاهی بیندازیم.
وضعیت: الان چه خبر است؟
شنوندگان را از چشم‌انداز فعلی کسب و کار آگاه کنید. چه چیزی خوب پیش می‌رود و چه چیزی خیلی خوب پیش نمی‌رود؟ چه چالش‌ها و چه موفقیت‌هایی وجود دارد؟ پرسیدن این سوالات و پاسخ دادن به آن‌ها، به شما کمک می‌کند تا شنوندگان را به طور دقیق از آنچه در حال وقوع است آگاه کنید.
پیچیدگی: چه چیزی تغییر کرده است که نیاز به اقدام دارد؟
در مرحله بعد، شنوندگان را مستقیماً از مشکل یا موضوعی که نیاز به توجه و اقدام دارد آگاه کنید. این کار را با افزایش اطلاعات، ایجاد زمینه و توضیح اینکه چه چیزی و چگونه تغییر کرده است، انجام دهید. اما همیشه آن را مبتنی بر راه‌حل نگه دارید تا شنونده در جزئیات غرق نشود.
راه‌حل: پاسخ به سبک هرم
اکنون می‌توانید وارد مرحله ارائه به سبک اصل هرم شوید.
با راه‌حل یا توصیه خود شروع کرده و استدلال‌های پشتیبان را در ادامه ارائه دهید. ارائه به این روش، شنوندگان را علاقه‌مند نگه می‌دارد و باعث می‌شود قبل از اینکه حوصله‌شان سر برود، تمام آنچه که باید را بشنوند.
به هر فیلم، برنامه تلویزیونی یا کتابی فکر کنید؛ همه آن‌ها از یک ساختار داستان‌سرایی دراماتیک پیروی می‌کنند که در آن شما به تدریج اطلاعات را یاد می‌گیرید و با مشکلاتی که قهرمانان داستان با آن روبرو هستند ارتباط برقرار می‌کنید تا توجهتان به کتاب جلب و نگه داشته شود.
برای متقاعد کردن، به استدلالی نیاز دارید که این جریان را دنبال کند. این تنها در ارائه به دردتان نمی‌خورد، شما می‌توانید چارچوب SCR را در اسناد استراتژی، ایمیل‌ها، ارائه‌ها و هر چیز دیگری دنبال کنید!
نکته حرفه‌ای: اگر برای یک تیم داخلی کوچک ارائه می‌دهید که به پس‌زمینه زیادی نیاز ندارد، راه‌حل را به بالا منتقل کنید (یعنی Resolution–Situation–Complication). به این ترتیب، از همان ابتدا توجه آن‌ها را به خود جلب کرده و آن‌ها را با جزئیات زیادی که نیازی به دانستن آن‌ها ندارند خسته نخواهید کرد.
جمع‌بندی
ارائه، یک مهارت ضروری برای مدیران پروژه است که می‌خواهند در حرفه خود پیشرفت کنند. زمانی که برای آماده‌سازی مناسبی که از چارچوب مشخصی پیروی می‌کند وقت بگذارید، برقراری ارتباط مؤثر با شنوندگان بسیار آسان‌تر می‌شود.
نکته کلیدی این است که ایده‌های خود را قبل از ارائه در یک چارچوب سازماندهی کرده و ساختار دهید. به این ترتیب هنگامی که در جریان ارائه خود هستید، نیازی به نگرانی در مورد فراموش کردن جزئیات کلیدی نخواهید داشت. با تمرین، مهارت ارائه شما بهتر می‌شود و قبل از اینکه متوجه شوید، می‌توانید ارائه‌ای را برنامه‌ریزی کنید که از اصل هرم، چارچوب SCR یا فرمت ارائه آسانسوری کلاسیک پیروی می‌کند.
بیاموزید که چگونه ارائه خود را به گونه‌ای متقاعدکننده و هیجان‌انگیز ساختار دهید تا توجه هر مدیری که به دنبال رهبر بعدی تیم خود باشد را جلب کنید.
