ارتباط تحلیل کسب و کار با داستان کاربر (User Story)

استخراج نیازها رشته علمی دقیقی نیست. موسسه بین‌المللی تجزیه و تحلیل کسب و کار (IIBA) “نیاز” را به شرح زیر تعریف می‌کند:
۱. شرایط یا توانایی مورد نیاز ذینفع برای حل مسئله یا دستیابی به یک هدف
۲. شرایط یا توانایی‌هایی که باید با یک راه‌حل یا مولفه راه‌حل برای تحقق یک قرارداد، استاندارد، مشخصات یا سایر اسناد رسمی در اختیار قرار بگیرد.
۳. بازنمایی مستند از یک وضعیت یا توانایی، مانند موارد ۱ یا ۲.
تعریف BABOK به منظور دستیابی به این نکته مطرح شده است که آنچه به صورت شفاهی بیان می‌شود، تعریف واقعی یک نیاز پیش‌بینی شده در مفاهیم ضعیف درباره حوزه مسئله را محدود نمی‌کند. علاوه بر این، یک نیاز را می‌توان در هر سطحی از جزئیات یا هر عمقی تعریف کرد که به منظور انتقال دقیق شرایط یا توانایی‌های واجب است. به عنوان مثال، می‌توان آن را در سطح سازمانی، سطح تقسیم کار، یک سطح فرایند، سطح فعالیت، سطح کاری و غیره تعریف کرد.
یکی از سه فعالیتی که تحت تجزیه و تحلیل نیازمندی‎ها قرار دارد، روند “استخراج نیاز” است. تعریف IIBA از “استخراج” عبارت است از “فعالیت در توسعه نیاز که منابع مورد نیاز را مشخص می‌کند و سپس از تکنیک‌های استخراج برای جمع آوری نیازها از منابع استفاده می‌کند.”
با این حال، این تعریف از دیدگاه یک تحلیلگر ناقص به نظر می‌رسد، زیرا تنها به این فرض متکی است که می‌توان تنها با اجرای تکنیک‌های استخراجی، به نیازها رسید. با این حال، فرایند استخراح به همان اندازه که ساده به نظر می‌رسد نیست. اجازه دهید ببینیم چرا اینطور است.

تکنیک‌های استخراج نیازمندی‌ها

تکنیک‌های استخراج نیازمندی‌ها بسیاری در ادبیات تحلیل کسب و کار به طور گسترده شناسایی و مستند شده است. برخی از آنها به شرح زیر است:
۱.کارگاه‌های آموزشی
۲.مصاحبه‌ها
۳.گروه‌های متمرکز
۴. بارش فکری
۵.تجزیه و تحلیل اسناد
همانطور که پیش از این توضیح دادیم، استخراج نیازها امر بدیهی نیست زیرا هیچگاه نمی‌توان اطمینان حاصل کرد که فقط با پرسیدن از مشتری که سیستم چه باید یا نبایدهایی دارد به تمام نیازهای واقعی دست پیدا کنیم. این روند یک علم دقیق نیست و سناریوهای بی‌پایانی وجود دارد که این روند از طریق آنها انجام می‌شود. یک فرایند استخراج نیازها کامل، شامل تجزیه و تحلیل است که پس از انتخاب داده‌های لازم شروع می‌شود. پس از شروع کار با این تکنیک، متوجه خواهید شد که انجام یک فعالیت مستقل بسیار دشوار است. به همین دلیل، بیشتر تحلیلگران کسب و کار ترجیح می‌دهند از ترکیبی از دو یا چند مورد از این تکنیک‌ها استفاده کنند.
این تکنیک‌ها تعاملات انسانی هستند که در آن ” احتمال اشتباه در هر کاری وجود دارد”! تعاملات انسانی اساساً شامل ارتباط، کلامی یا غیر کلامی است. کلیه ارتباطات دارای دو مولفه اند: فرستنده و گیرنده. فرستنده دارای پیامی است که قصد انتقال آن را دارد که می‌تواند کلماتی را به گونه‌ای بیان کند که به بهترین وجه منعکس کننده آنچه در مورد آن فکر می‌کند باشد. اما موانع بی‌شماری می‌توانند در راه باشند و از این طریق از دریافت دقیق پیام در نظر گرفته شده جلوگیری می‌شود. به عنوان مثال، یک ارتباط کلامی کاملاً می‌تواند مفهوم پیام را تنها با لحن گوینده تغییر دهد.
حتی یک تعامل معمولی ممکن است باعث ایجاد ارتباط نادرست شود، اما این تعارض مشکل را بدتر می‌کند. وقتی دو نفر ایده‌های متناقضی دارند، اغلب اظهارات منفی درباره یکدیگر بیان می‌کنند.
در نتیجه، کلامی که ممکن است در یک ارتباط دوستانه بی‌آزار به نظر برسد ممکن است در هنگام درگیری با همان طرف، ظالمانه یا تهدید کننده به نظر برسند. اطلاعات رد و بدل شده بین انسان‌ها خام، ناقص و گاه مغرضانه است.

کاربران نهایی بیان‌کننده داستان هستند

در فعالیت‌های استخراج نیازها بسیار دیده می‌شود  که شرکت کنندگان تمایل دارند داستان و نه نیازها را بیان کنند. این طبیعت انسانی است.
برای بیشتر افراد، داستان پردازی به معنای به اشتراک گذاشتن تجربیات خود و اجازه دادن به دیگران برای آگاهی از طریق آنها یا به اشتراک گذاشتن آنچه که آنها آموخته‌اند است. برای دیگران، داستان پردازی آموزنده و مربوط به دیگران است.
تحقیقات نشان داده است که ذینفعان ترجیح می‌دهند داستان بگویند نه اینکه مستقیم به نقطه مورد نظر برسند. دلیل این امر این است که ما از فرصتی برای آگاهی و درک لذت می‌بریم.

برای درک بهتر مقاله پیشنهاد می‌شود مقاله داستان کاربر و نحوه استفاده از آن‌ را مطالعه کنید.

“نیازها” در کجای داستان قرار دارند؟

هنگامی که نیازها استخراج شد، آیا کاربران جزئیات را ارائه می‌دهند؟ آنها داستان می‌گویند، و  مفهوم را بیان نمی‌کنند. جاناتان گوتشال، نویسنده حیوان قصه گو، می‌گوید که علم از این عقیده دیرینه حمایت می‌کند که داستان قدرتمندترین وسیله برای برقراری پیام است.
مردم داستان می‌گویند زیرا این بخشی از ماهیت بشر است. ما دوست داریم داستان بگوییم، کتاب بخوانیم، تلویزیون، سینما و فیلم درام تماشا کنیم. در زمینه استخراج نیازها، کاربران کسب و کار داستان می‌گویند زیرا دوست دارند شنیده شوند و درک شوند. آنها همچنین سعی می‌کنند مواردی را که به عنوان بخشی از کارهای روزمره خود انجام می‌دهند، به تفصیل بیان کنند، که ممکن است در بعضی مواقع شامل به اشتراک گذاشتن تجربیات، درد آنها، بالا و پایین در زندگی و غیره باشد. آنها باور دارند که داستان مفیدترین راه برای فرد است که به درک مشکلات خود بپردازد.
با این حال، داستان‌ها می‌توانند حقایق وابسته و غیرقابل انعطاف داشته باشند و غالباً مفصل هستند. “مفهوم سازی” داستان را به یک عبارت انتزاعی با استفاده از اطلاعات مربوطه تبدیل می‌کند. از خلاصه داستان می‌توان تجزیه و تحلیل‌هایی را انجام داد که مشکلات مورد نیاز را برطرف کند.
داستان‌ها واقعی و منبع بسیار خوبی از اطلاعات هستند. با این حال، آنها بدون ساختار هستند. جنبه روایی داستان گاهی طول می‌کشد. با این حال، مردم سبک‌های مختلف قصه‌گویی دارند. به عنوان مثال، برخی از افراد به نقطه مورد نظر داستان خواهند رسید و وظیفه یک تحلیلگر کسب و کار را آسان می‌کنند، در حالی که برخی دیگر ممکن است بدون وقفه به بیان داستان خود ادامه دهند.
اجازه دهید از این قیاس برای به کار بستن این تئوری استفاده کنیم. شرلوک هولمز در یک صحنه جنایی وارد می‌شود:
۱.او  مشاهدات خود را انجام می‌دهد و یادداشت می‌کند.
۲.او با شاهدان مصاحبه می‌کند، که داستان‌هایشان را برای او بازگو می‌کنند. (آنها چه چیزی دیده اند؟ آنها چه می‌دانند؟ چه فکری می‌کنند؟ و غیره)
حالا شرلوک در این مرحله از جمع آوری اطلاعات چه چیزی توانسته است استخراج کند؟ اساساً دو منبع وجود دارد:

۱٫ داستان‌هایی که توسط شاهدانی که وی از آنها سؤال می‌کنند روایت شده است.

۲٫ برخی دیگر از واقعیت‌های بدست آمده از صحنه جرم. او هنوز راه طولانی دارد. او نیاز به استدلال جدید و حقایق اضافی برای کشف، ترکیب و تجزیه و تحلیل کل صحنه و داستان قبل از اینکه او به این سؤال برسد که “چه چیزی رخ داده است؟”
این یکی از مهمترین موانع مفاهیم BABOK است. فرض بر این است که تکنیک‌های استخراج به تنهایی نیازها را تولید می‌کنند. ما به همین دلیل “تحلیلگر” خوانده می‌شویم! تکیه بر تکنیک‌های استخراج نیازها، “تحلیل” نیست. پس “تجزیه و تحلیل” یا “تحلیل” چیست؟
تجزیه و تحلیل شامل یک فرایند مرحله به مرحله است که در آن فرایندی رخ داده است که ورودی‌ها، خروجی‌ها و عملکردهایی را که در هر مرحله انجام شده است، انتقال می‌دهد. از تجزیه و تحلیل فرایند می‌توان برای بهبود درک نحوه عملکرد یا عملکردی در گذشته نزدیک و تعیین اهداف بالقوه برای بهبود فرایند از طریق از بین بردن اتلاف و افزایش بهره‌وری استفاده کرد.

نتیجه گیری

کارشناسان این حوزه به همین دلیل “تحلیلگر” خوانده می‌شوند! آنها فقط داستان را نمی‌شنوند، بلکه آنها را به “نیازها” تبدیل می‌کنند. ارزش آنها در فراتر رفتن از داستان و گسترش فراتر از موارد تحویلی آنها نهفته است. کارشناسان تحلیل کسب و کار تفکر انتقادی و کنجکاوی ذهنی را برای تبدیل داستان به مفاهیم انتزاعی و  پیشنهاد نیازها و همچنین تعریف دقیق مشکل به کار می‌گیرند.

در صورتی که علاقه‌مند به فراگیری درس تحلیل کسب و کار هستید، دوره جامع تحلیل کسب و کار بر اساس BABOK را به شما پیشنهاد می‌کنیم.