۹ نوع مستندات برای نیازمندی‌های تحلیل کسب و کار و کاربرد آن‌ها

اسناد الزامات (Requirements Documents) یا مستندات نیازمندی‌های تحلیل کسب و کار، برای ارتباط با اهداف یک پروژه به روش واضح و مختصر مورد استفاده قرار می گیرد تا اطمینان حاصل شود که همه ذینفعان در همان صفحه قرار دارند. وقتی در مورد اسناد الزامات صحبت می کنیم، اغلب به اسناد الزامات کسب و کار یا BRD مراجعه می کنیم. اما همچنین در کنار BRD، انواع سند الزامات دیگر وجود دارد که ممکن است یک کسب و کار در هنگام جلو بردن یک پروژه در مراحل تکمیل خود از آنها استفاده کند. نوع قالب مورد استفاده بستگی به نتیجه خود پروژه دارد، که محصول، خدمات یا سیستم و نیازهای خاص آن است.

نقش های اصلی

قبل از اینکه به انواع اسناد الزامات بپردازیم، اجازه دهید در مورد افراد اصلی در ایجاد آنها صحبت کنیم.

• مشتری در نهایت وظیفه تعیین الزامات را بر عهده دارد. نیاز مشتری منشأ پروژه است.
• تحلیلگر کسب و کار مسئولیت کشف مسئله / الزامات و تعیین راه حل را بر عهده دارد.
• مدیر پروژه مسئول ارائه راه حل برای یک مشکل است.
• تحلیلگر سیستم برای برآورده کردن نیازهای کسب و کار از فناوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل و طراحی استفاده می کند.
• مدیر بازاریابی استراتژی بازاریابی برای پروژه را مطابق با الزامات آن تدوین می کند.
• مدیر محصولات وظیفه دارد دلیل، زمان، و نوع محصول تولیدی تیم توسعه تعریف کند.

۹ نوع مختلف اسناد الزامات

۱. سند الزامات کسب و کار (BRD)
این سند که همچنین به عنوان مشخصات الزامات کسب و کار شناخته می شود، اولین مرحله در چرخه عمر محصول است. مشکلاتی را که یک محصول / خدمات / سیستم سعی در حل کردن آن دارند با فهرست کردن منطقی الزامات سطح بالا در رابطه با نیازهای مشتری، شرح می دهد.
و همچنین جزئیاتی از ویژگی های پروژه را که می تواند به عنوان اهداف تیم توسعه تعبیر شود، ارائه می دهد.
اغلب شامل موارد زیر است:
_ خلاصه ای از الزامات پروژه
_ اهداف پروژه
_ بیانیه الزامات که در آن دلیل نیاز پروژه و چگونگی پاسخگویی به آن نیازها بیان شده است
_ صورت های مالی، نشانگر نحوه تامین بودجه پروژه و تأثیر آن در بودجه شرکت
_ الزامات عملکردی و ویژگی ها
_ تجزیه و تحلیل SWOT از کسب و کار و چگونگی تناسب پروژه با نیاز های آن
_ چه کسی می خواهد روی پروژه کار کند؟
_ برنامه، جدول زمانی و مهلت
_ تجزیه و تحلیل هزینه و سود
به طور معمول یک صفحه واحد با لیستی از موارد بالا است. یک BRD معمولاً توسط مدیر پروژه یا تحلیلگر کسب و کار تهیه می شود.

۲.اسناد الزامات عملکردی (FRD)
‏FRD از نظر منطقی، چگونگی تحقق الزامات سیستم یا پروژه مندرج در BRD را تعریف می کند. این برنامه با ضبط کردن رفتار مورد نظر سیستم، عملکرد سیستم را به تفصیل ترسیم می کند، و به عنوان خدمات، وظایف یا کارکردهایی که توسعه دهندگان توافق کرده اند ارائه می دهند.
‏FRD به جای تعریف “کار داخلی” و مشخصات آن، به آنچه کاربران ممکن است هنگام تعامل با سیستم مشاهده کنند متمرکز است. یک مورد مثال آن می تواند این باشد: “وقتی کاربر دکمه OK را کلیک می کند، گفتگو بسته می شود و کاربر به حالت قبل از نمایش گفتگو به پنجره اصلی برگردانده می شود.”
یک FRD گاهی اوقات شامل مدل های صفحه نمایش یا قاب برای نشان دادن طراحی سیستم است. بسته به پیچیدگی، FRD ها می توانند از ۱۰ صفحه تا چند صد صفحه متغیر باشند. FRD معمولاً توسط تحلیلگر کسب و کار یا تحلیلگر سیستم ها نوشته می شود.

۳. اسناد الزامات بازار (MRD)
‏MRD که بعضاً به عنوان اسناد الزامات بازار از آن یاد می شود، بر نیازهای بازار هدف تمرکز دارد. به طور معمول توضیح می دهد: این محصول چیست، مشتریان هدف چه کسانی هستند، چه کالاهایی با آن رقابت می کنند و چرا مشتریان خواهان این محصول هستند.
‏MRD معمولاً شامل موارد زیر است:
_ تعریفی از بازار هدف، تصور خریدار یا کاربر بالقوه _ لیست کاملی از نیازهای بازار که راه‌حلی برای برآورده کردن آن نیاز دارد
_ شاخص های موفقیت برای هر نیاز
_ لیست اولویت بندی الزامات از دیدگاه بازاری شما
_ یک بازه زمانی برای راه اندازی محصول MRD معمولاً توسط مدیر بازاریابی یا مدیر محصول تهیه می شود.

۴. اسناد الزامات محصول (PRD)
‏PRD برای برقراری ارتباط با همه چیزهایی که باید در نسخه کامل محصول گنجانده شود استفاده می شود. این از نقطه نظر کاربر نوشته شده است تا بداند یک محصول باید چه کاری انجام دهد.
معمولاً همان محتویات FRD را شامل می شود، اما با اضافه شدن ‘الزامات غیر کاربردی’. اگرچه الزامات غیر کاربردی مربوط به عملکرد محصول نیست، اما شناسایی آنها اغلب مهم است. ممکن است نیازهایی مانند قابلیت اطمینان، امنیت و مقیاس پذیری را شامل شود.
‏PRD معمولی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
_ اهداف محصول
_ امکانات
_ تجربه کاربر (UX) و یادداشت های طراحی
_ سیستم و الزامات محیطی
_ فرضیات، محدودیت ها و وابستگی ها، آنچه انتظار می رود و همچنین محدودیت ها یا موانعی که می تواند مانع پیشرفت پروژه شود
‏PRD معمولاً توسط مدیر محصول تهیه می شود.

۵.اسناد الزامات رابط کاربری (UIRD)
‏UIRD ظاهر و احساس رابط کاربری (UI) سیستم را توصیف می کند.
اغلب موارد زیر را تعریف می کند:
_ نحوه ارائه مطالب به کاربر
_ هدایت کاربر
_ کدهای رنگی که باید استفاده شود
_ نکات و پیشنهادات نمایش داده می شود
_ گزینه های “ذخیره داده”
_ کلیدهای میانبر
‏UIRD بیشتر از این موارد شامل تصاویر و چارچوب ها نمی باشد که به خوانندگان در مورد اینکه سیستم نهایی مانند چه چیزی خواهد بود، ایده می دهد. این الزامات توسط تیم طراحی رابط کاربر نوشته شده است.

۶. اسناد الزامات فنی (TRD)
‏TRD شامل نرم افزار، سخت افزار و سیستم عامل مورد نیاز محصول می باشد. این شامل الزاماتی مانند زبان برنامه نویسی که سیستم توسط آن توسعه داده می شود و سرعت پردازنده مورد نیاز برای اجرای سیستم است.
همچنین ممکن است محدودیت های سیستم و عملکرد آن را در نظر بگیرد.
یک TRD خوب موارد زیر را شامل می شود:
_ خلاصه اجرایی پروژه و پیشینه آن
_ فرضیات، خطرات و عواملی که ممکن است پروژه را تحت تاثیر قرار دهد
_ الزامات کاربردی و غیر کاربردی
_ منابع یا لیستی از اسناد پشتیبانی
‏TRD توسط تیم مهندسی نوشته شده است.

۷. اسناد الزامات کیفیت
اسناد الزامات کیفیت، انتظارات مشتری از کیفیت محصول نهایی را تشریح می کند. این شامل معیارها و فاکتورها مختلفی است که باید ارضا شوند. الزامات کیفیت ممکن است در مورد قابلیت اطمینان، ثبات، در دسترس بودن، قابلیت استفاده، قابلیت حفظ و تجربه مشتری بچرخد.
این سند را می توان توسط مدیر پروژه یا تحلیلگر کسب و کار نوشت

۸. اسناد الزامات نرم افزار یا مشخصات الزامات نرم افزار (SRS)
‏SRS ویژگی ها و رفتار مورد نظر یک سیستم را تشریح می کند. و درک کسب و کار از نیازهای نهایی کاربر را در هنگام بیان نیازهای کاربردی و غیر کاربردی شرح می دهد.
‏SRS مربوط به FRD و PRD است اما با یک پروژه IT خاص ذهنی نوشته شده است.
محتوای آن ممکن است شامل موارد زیر باشد:
_ نمای کلی محصول
_ خلاصه ای از سیستم فعلی
_ روش ها و فرایند پیشنهادی
_ ملاحظات طراحی
_ ملاحظات امنیتی
‏SRS معمولاً توسط لیدر پروژه انجام می شود.

۹. اسناد الزامات مشتری
این گاهی اوقات به عنوان اسناد الزامات مراجع یاد  می شود و می تواند به PRD اما برای مشتری یا مراجع خاص اشاره کند.