کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟

بسیاری از سازمان‌ها علیرغم تلاش بسیار، متوجه می‌شوند که پروژه‌های کلان به دلایل زیادی به اهداف اصلی خود نمی‌رسند: خوش‌بینی بیش از اندازه، خطاهای تخمین دستی، داده‌های ناکافی و بسیاری از عوامل دیگر.

وقتی صحبت از سرمایه پروژه‌های کلان می‌شود، ۹۸٪ پروژه‌ها با هزینه زیاد یا تأخیر مواجه می‌گردند. به طور متوسط، افزایش هزینه‌ها ۸۰٪ مقدار اصلی تخمین زده می‌شود و جدول زمانی اغلب ۲۰ ماه یا بیشتر به تأخیر می‌افتد.

بنابراین چه تفاوتی بین یک پروژه پرهزینه و دیرهنگام و پروژه‌ای که به موقع و در محدوده بودجه تحویل داده می‌شود وجود دارد؟ در بسیاری از موارد، پاسخ این سوال کنترل پروژه است.

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه (Project Control) فرآیندی برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های پروژه جهت هدایت هزینه‌ها و برنامه‌ها در مسیر درست است. وظایف کنترل پروژه شامل شروع، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، برقراری ارتباط و تعیین هزینه‌ها و برنامه زمان‌بندی پروژه می‌باشد. در نهایت، کنترل پروژه فرآیندی تکراری برای تعیین وضعیت پروژه، پیش‌بینی نتایج احتمالی بر اساس آن و سپس بهبود عملکرد پروژه در صورت غیر قابل قبول بودن نتایج است.

فعالیت‌های کنترل پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشند:

• هم‌سوسازی پروژه‌ها با اهداف و پورتفولیوی سازمان
• توسعه ساختار شکست کار (WBS)
• همکاری در برنامه‌های اولیه پروژه
• تدوین برنامه مدیریت ریسک
• بودجه‌بندی و پیش‌بینی پروژه
• نظارت بر هزینه‌های پروژه
• بازخورد و گزارش‌دهی
• بهینه‌سازی استراتژی‌های پروژه برای دستیابی به نتایج بهتر در آینده

در حالی که یک پروژه ممکن است با پارامترهای زیادی از جمله کیفیت، محدوده و غیره سروکار داشته باشد، کنترل پروژه بر عوامل و زمان‌بندی متمرکز است و به طور مداوم به دنبال ریسک‌های احتمالی بر آن‌ها نظارت می‌کند.

از نظر سلسله‌مراتبی، کنترل پروژه زیرمجموعه مدیریت پروژه محسوب می‌شود. کنترل‌کننده پروژه می‌تواند درباره یک پروژه خاص یا کل پورتفولیو به مدیر پروژه گزارش دهد. کنترل پروژه برای مدیریت موفقیت‌آمیز آن ضروری است، زیرا ذینفعان پروژه را نسبت به مشکلات احتمالی آگاه می‌کند و در صورت لزوم به آن‌ها اجازه می‌دهد تا اصلاحات را اعمال نمایند.

فعالیت‌های کنترل پروژه باید در چرخه عمر کامل پروژه (از مرحله شروع تا زمان بسته شدن) انجام شود تا عوامل مختلفی که بر هزینه و برنامه تأثیر می‌گذارند کنترل شوند.

در هم آمیختن کنترل پروژه با بقیه عناصر مدیریت پروژه، بینش به موقع را فراهم می‌کند که ذینفعان پروژه را قادر می‌سازد تا در زمان مناسب تصمیم‌های درست بگیرند.

فرایندهای کنترل پروژه

نقاط قوت کنترل پروژه در رویکرد داده‌محور و توجه به جزئیات آن‌ها نهفته است. یک مدیر پروژه تنها نمی‌خواهد بداند که هزینه بیش از حد ایجاد شده است یا خیر، بلکه می‌خواهد از دلایل اصلی، اعداد دقیق و چگونگی رفع آن آگاه شود. این جایی است که یک راه‌حل کاملاً یکپارچه برای کنترل پروژه می‌تواند به کارآیی در دریافت سریع پاسخ و تشخیص مشکلات در عملکرد کمک کند و نهایتا هزینه‌های پروژه را کاهش دهد.

فرایندهای کنترل پروژه عبارت‌اند از:

برنامه‌ریزی پروژه

برنامه‌ریزی یکی از مراحل مهمی است که در آن کنترل‌کننده‌ها و مدیران پروژه با هم کار می‌کنند. چه در ایجاد طرح‌های پروژه، برنامه‌ها، ساختارهای شکست کار یا برآورد هزینه‌ها، برنامه‌ریزی به همه افراد یک پایه و اساس برای کار در طول پروژه می‌دهد.

بودجه‌بندی

ادغام فرآیند بودجه‌بندی در فعالیت‌های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه‌ها و درک زمان و دلیل فراتر رفتن آن‌ها از حد برنامه‌ریزی‌شده، ضروری است. با بودجه‌بندی و اصلاح مرحله‌ای آن، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم در دسترس خواهد بود تا بتواند به عنوان یک معیار در طول پروژه عمل کند و هزینه‌های مهم را قابل درک سازد.

مدیریت ریسک

کنترل پروژه رویکردی دقیق برای مدیریت ریسک را فراهم می‌کند. با شناسایی پیش‌گیرانه ریسک‌ها، پایش مداوم ریسک و تهیه برنامه‌های پیش‌بینی‌شده برای رسیدگی به مسائل، کاهش تأثیر بر بودجه و برنامه امکان‌پذیر است. همچنین به جلوگیری از بروز برخی ریسک‌ها در آینده کمک می‌کند.

مدیریت تغییر

وقتی یک پروژه از برآورد اولیه خود فاصله می‌گیرد، اغلب نه به دلیل یک عامل، بلکه به دلیل اثر چندین عامل است که معمولاً مورد توجه قرار نمی‌گیرند. به همین دلیل مدیریت تغییر بسیار حیاتی است. با ردیابی تغییرات و درک تأثیر آن‌ها، ضمن پیگیری روند واضحی برای ارزیابی، تأیید و پاسخگویی، پروژه‌ها می‌توانند در مسیر درست باقی بمانند.

پیش‌بینی

با افزایش دقت برآورد، کنترل‌کنندگان و مدیران پروژه می‌توانند بینش بیشتری در مورد عوامل محرکه فعلی هزینه‌ها و برنامه‌ها کسب کنند. اندازه‌گیری پیشرفت، یک ورودی حیاتی برای فرایند پیش‌بینی است که به عنوان مقایسه‌ای در برابر هزینه‌های واقعی و متعهد به کار می‌رود و کنترل‌کنندگان پروژه را قادر می‌سازد با استفاده از ترکیبی از روش‌ها و فرمول‌های استاندارد، پیش‌بینی را انجام دهند. به روزرسانی‌های منظم و به موقع با امکان پاسخ‌گویی سریع‌تر و اقدامات اصلاحی نسبت به زمان شروع یک پروژه، به کنترل‌کننده پروژه کمک می‌کنند.

مدیریت اجرایی

تعریف و استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر سلامت پروژه و روند پیش‌بینی جهت انجام اقدامات اصلاحی بسیار مهم است. سازمان‌هایی که از اطلاعات عملکرد (مانند محاسبات استفاده شده در مدیریت ارزش بدست آمده) برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنند، به میزان موفقیت ۶۸ درصدی دست می‌یابند؛ در حالی که برای پروژه‌هایی که از این داده‌ها استفاده نمی‌کنند، ۷ درصد موفقیت وجود دارد.

مدیریت پروژه

این مرحله شامل ایجاد فرایندها و سیستم‌هایی است که می‌توانند به اعضای تیم در برقراری ارتباط و همکاری با یکدیگر کمک کنند. هدف این است که به روزرسانی‌های وضعیت، ضبط زمان جلسات، آموزه‌ها و مدیریت گردش کار به طور یکپارچه انجام شود تا تیم‌ها به جای کارهای روزانه روی اجرای واقعی تمرکز کنند.

تفاوت میان کنترل پروژه و مدیریت پروژه

هم‌پوشانی عملکرد بین این دو رشته در بعضی مواقع می‌تواند درک تمایز بین آن‌ها را دشوار کند. بسیاری از سازمان‌ها نقش کنترل‌کننده پروژه را به یکی از مدیران پروژه اختصاص می‌دهند و این موضوع را پیچیده‌تر می‌سازد. با این حال، تشخیص تفاوت بین این دو مهم است تا نقش کنترل پروژه را کاملاً درک کنید.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک عملکرد جامع است که شامل مدیریت افراد، فرایندها و محصولات قابل تحویل در یک پروژه از طریق عملکردهای مختلف می‌باشد. علاوه بر هزینه و برنامه، بر کیفیت و محدوده نیز تمرکز دارد.

هدف مدیریت پروژه (موفقیت کامل یک پروژه با توجه به منابع موجود) است.

کنترل پروژه

کنترل پروژه یک عملکرد فرعی است و فقط بر روی دو پارامتر تمرکز دارد: هزینه و برنامه. به عنوان مثال، مدیریت و کنترل کیفیت در حوزه کنترل پروژه قرار نمی‌گیرند.

هدف اصلی کنترل پروژه به حداقل رساندن واریانس هزینه‌ها و برنامه زمانی که در ابتدا برنامه‌ریزی شده است، می‌باشد.

کنترل‌کنندگان به عنوان یک مهار ایمنی برای مدیریت پروژه عمل می‌کنند. گاهی اوقات مدیران پروژه تقریباً فقط بر تحویل متمرکز می‌شوند، که این امر فرصت کمتری را برای بررسی هزینه‌ها، انحراف از برنامه پروژه و سایر متغیرهای درگیر باقی می‌گذارد. کنترل پروژه، یک بررسی از واقعیت را برای مدیران پروژه ارائه می‌دهد، از این طریق می‌توان اطلاعات بیشتری راجع به روند منابع و اهداف پروژه در طول زمان ارائه داد.

کنترل پروژه بخشی از عملکرد نظارت است که سناریوها را تجزیه و تحلیل می‌کند و توصیه‌هایی را ارائه می‌دهد. یک کنترل‌کننده، هزینه پروژه و زمان‌بندی را گزارش نموده و تیم پروژه را در مورد مشکلات بالقوه راهنمایی می‌کند. اجرای واقعی این توصیه‌ها نه توسط کنترل‌کننده بلکه توسط مدیران پروژه انجام می‌شود.

حتی با وجود اینکه کنترل، زیرمجموعه مدیریت پروژه است، کنترل‌کننده‌های پروژه فقط با مدیران پروژه‌ای که به آن‌ها گزارش می‌دهند تعامل دارند.

چند عضو تیم که کنترل‌کننده‌ها با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنند عبارت‌اند از:

• مدیر پروژه
• تیم مالی
• فروشندگان
• مدیر ساخت و ساز
• تیم تدارکات
• تیم فنی

اهمیت کنترل پروژه

در یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۸، ۸۸٪ از پاسخ‌دهندگان اظهار داشتند که کنترل پروژه را برای موفقیت پروژه‌های سازمانی مهم یا حیاتی می‌دانند.

این گزارش همچنین هم‌بستگی بین کنترل پروژه و موفقیت را تأیید می‌کند: کسانی که کنترل را “حیاتی” می‌دانند دو برابر بیشتر همه اهداف پروژه را برآورده می‌کنند. کسانی که کنترل پروژه را “اصلاً مهم” نمی‌دانند بیش از ۳ برابر بیشتر احتمال دارد که شکست بخورند.

این نتایج بر اهمیت کنترل پروژه تأکید می‌کنند.

مزایای کنترل پروژه

در پروژه‌های کلان، محرک‌های مختلف می‌توانند هم‌سویی با برنامه‌های اولیه را دشوار سازند. با این حال، نظارت دقیق، تجزیه و تحلیل و تنظیم می‌تواند این امر را در ساده‌تر کند. هنگامی که کنترل پروژه‌ها در هر اندازه به درستی انجام شود، مزایای قابل توجهی به دنبال خواهند داشت.

موارد زیر برخی از مزایای اصلی کنترل پروژه هستند:

• کاهش هزینه‌های پروژه از طریق توانایی تصمیم‌گیری به موقع با استفاده از شاخص کلیدی عملکرد (KPI)
• پیش‌بینی هزینه و تاریخ اتمام پروژه
• افزایش دید نسبت به سلامت مالی پروژه در تمام مراحل
• امکان کاهش خزش دامنه پروژه
• فراهم آوردن داده‌های معنی‌دار برای پروژه‌های آینده از طریق تکمیل پروژه‌های خوش‌ساخت
• شهرت بهتر برای مدیریت و کنترل صحیح پروژه‌ها
• مزیت رقابتی نسبت به سازمان‌هایی که توانایی مدیریت پروژه کمتری دارند
• افزایش رضایت شغلی اعضای تیم پروژه

چالش‌های موجود در کنترل پروژه

علی‌رغم شناخت روزافزون کنترل به عنوان یک رشته، سوال سازمان‌ها این است: کنترل پروژه چقدر در داخل اجرا می‌شود؟ آیا مطابق انتظار نتیجه می‌گیرد؟ آیا این نتایج سازگار هستند؟

هنگامی که پروژه‌ها با شکست مواجه می‌شوند، ممکن است بسیاری از سازمان‌ها به اثربخشی کنترل پروژه‌های خود شک کنند. با این حال، این زمان مناسبی است که ارزیابی کنیم آیا فرآیندهای کنترل به درستی اجرا شده‌اند یا خیر. چند چالش و مانع پیش روی تیم‌های پروژه در اجرای صحیح کنترل عبارت‌اند از:

عدم تعهد و پشتیبانی مدیریت ارشد: این یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها است. کنترل به معنای نظارت نیست. در حالی که نظارت منفعل است، کنترل به تصمیم‌گیری فعالانه بر اساس تحلیل و گزارش اشاره دارد. از این رو، بدون اقتدار کافی که توسط رهبری فراهم می‌شود، نمی‌توان به این مهم دست یافت. در صورت عدم استقلال و پشتیبانی، کنترل‌کننده‌ها نمی‌توانند به اهداف خود برسند. بسیاری از تیم‌های کنترل‌کننده پروژه کمبود نیرو دارند یا از بودجه کافی برای سرمایه‌گذاری در ابزارهای مناسب برخوردار نمی‌شوند.

در نظر گرفتن کنترل پروژه فقط به عنوان یک هزینه دیگر: از آنجا که کنترل مورد توجه قرار نمی‌گیرد، معمولا به عنوان یک هزینه سربار در نظر گرفته می‌شود. با این حال، این خیلی دور از واقعیت است. مطالعات نشان می‌دهند در حالی که هزینه‌های عملکرد کنترل پروژه از ۰.۵ تا ۳ درصد از پروژه است، خرج بهبود هزینه می‌تواند از ۶ تا ۲۰ درصد باشد. سازمان‌ها می‌توانند با آموزش تیم‌های پروژه و مدیران بالقوه این مسئله را حل کنند.

مقاومت در برابر پذیرفتن نقش کنترل‌کننده: افراد متمرکز بر تحویل و جدول زمانی، اغلب دیدگاهی شکاکانه به عملکردهایی مانند کنترل و حسابرسی دارند. با ایجاد مشارکت، بر این موضوع می‌توان غلبه کرد. همچنین برای سازمان‌ها مهم است که عملکرد را با سایر زمینه‌‌های مدیریت پروژه ادغام کنند. کنترل‌کننده پروژه کسی نیست که هر چند هفته یا چند ماه یک بار اخبار بد بیاورد. در عوض، این نقش باید به طور هماهنگ در چرخه عمر پروژه قرار گیرد.

فرآیندهای دستی و منسوخ شده: حتی وقتی حمایت کافی از سوی مدیریت و آگاهی در تیم‌ها در مورد اهمیت کنترل پروژه وجود داشته باشد، ممکن است اجرای واقعی هم‌گام با چالش‌های دشوار پروژه‌ها نباشد. بسیاری از سازمان‌ها هنوز برای دستیابی به ردیابی و مدیریت ماتریس‌های ریسک و تغییر درخواست‌ها از صفحات گسترده و دست و پا گیر استفاده می‌کنند. سیستم‌های دستی به جای بینش جامع، داده‌های متفاوتی تولید می‌کنند. آن‌ها همچنین نمای مورد نیاز را در تصویر کلان فراهم نمی‌سازند.

جمع‌بندی

کنترل پروژه چندین فرآیند را در بر می‌گیرد و با چندین نقش تعامل دارد تا موفقیت پروژه را تضمین کند. کنترل نیاز به توجه مداوم به جزئیات در طول مدت پروژه دارد و برخی از آن‌ها می‌توانند برای سال‌ها اجرا شوند.