۸ نکته از تحلیل کسب و کار و استخراج نیازمندی‌ها (Requirements Elicitation)

در تحلیل کسب و کار، کلید استخراج موفق نیازمندی‌ها، پرسیدن سوالات درست است. در تحلیل کسب و کار این یک مهارت طبیعی برای همه نیست، بلکه چیزی است که باید در طول زمان کامل شود. برای شروع، تهیه یک لیست از سوالات می‌تواند یک اقدام موثر باشد. بنابراین در اینجا چند نکته برای کمک به شروع کار شما وجود دارد که برای شما شرح داده‌ایم:

۱- مشارکت یک تحلیلگر کسب و کار در یک پروژه معمولا با شروع یک جلسه آغاز می‌شود. هنگامی که شما مقدمه کار خود را با مشتری به صورت چهره به چهره و یا چیزی بیش از یک مکامله تلفنی شروع می‌کنید، مطمئن هستید که می‌توانید توضیح دهید چه کسی هستید،همچنین نقش خود در آن پروژه و آنچه شما می‌خواهید از طریق این جلسه به دست آورید را نیز توضیح می‌دهید.

۲- هنگامی که می‌خواهید طرف مقابل را خطاب کنید از نام کوچک او استفاده کنید، به ویژه کسانی که از یک کشور یا یک فرهنگ متفاوت هستند. اگر نام کوچک مشتری را نمی‌دانید بهترین کار این است که از خود او نامش را بپرسید.

۳- یک شنونده فعال باشید. حرف مشتری را بدون وقفه قطع نکنید. در انتهای جلسه، تمام چیزی را که از مشتری شنیده اید به طور خلاصه شرح دهید و اینگونه مشتری مطمئن خواهد شد که شما هر دو در یک جهت می اندیشید. برای اینکه بتوانید دیگران را تحت تاثیر قرار دهید باید آنچه را که آن‌ها می‌گویند درک کنید و به آن‌ها بفهمانید که متوجه تمام حرف‌های آن‌ها هستید.

۴- شما نیاز به جمع آوری جنبه‌های مختلف بر مبنای مدل «چه کسی/ چه وقت/ کجا/ چگونه» دارید. همیشه سعی کنید سوالات درست بپرسید. هنگامی که در حال صحبت با ذینفعان هستید، آنچه که ممکن است اعتبار سخنان شما را از بین ببرد استفاده از کلماتی مثل: «امممم، خوب، ااا، آخه ،خوب می‌دونید و غیره» است که می‌تواند اطمینان مشتری را به شما کاهش دهد. سعی کنید این کلمات را با مکث‌های متفکرانه در میان جملات خود جایگزین کنید. بهتر است از استفاده کلماتی مانند «من احساس می‌کنم»، «من فکر می‌کنم»، «من گمان می‌کنم» و غیره پرهیز کنید. این کلمات به نوعی به معنای طفره‌رفتن است. در اینجا نیز می‌توانید چنین کلماتی را با کلمات قدرتمندی مانند: من می‌دانم، طبق تحقیقات من و غیره جایگزین کنید.

۵- به منظور استخراج موفق نیازمندی‌ها سوالاتی که می‌پرسید باید بر اساس وضعیت فعلی سیستم مورد نظر، اهداف، نقاط ضعف، چشم انداز آینده مورد نظر، کاربران، معیارهای موفقیت و فرضیات باشد. در این خصوص پیشنهاد می‌کنیم دوره تحلیل کسب و کار BABOK را ببینید.

۶- برخی از مشتریان ممکن است از شما بخواهند که سوالات را از قبل در اختیار آن‌ها قرار دهید تا بتوانند برای پاسخ به آنان به خوبی آماده شوند. این کار هیچ مشکلی برای شما ایجاد نخواهد کرد.

۷- لطفا الگوهای کورکورانه‌ای که توسط سازمان شما استفاده می‌شود را دنبال نکنید. سعی نکنید تنها به یک مدل بچسبید و تنها از آن مدل پیروی کنید. در عوض سعی کنید تا از یک مدل عالی بر اساس تحلیل‌های کسب و کار که به خوبی عمل کرده ات و نتایج قابل قبولی داشته است استفاده کنید.

۸- هنگامی که با سهامداران یک کسب و کار برخورد می‌کنید از اصطلاحات فنی استفاده نکنید. یک تحلیلگر کسب و کار باید قادر باشد به زبان خود مخاطبان با آن‌ها صحبت کند.

در زمان استخراج نیازمندی‌ها برای اینکه بتوانید بهترین عملکرد را داشته باشید، لازم و ضروری است که تمام ذینفعان آن شرکت یا آن پروژه، یک دید کلی در مورد الزامات مورد نظر داشته باشند. مواردی که در بالا ذکر شد می‌تواند به شما در پیدا کردن راه درست کمک کند.

یک تحلیلگر کسب و کار، به منظور استخراج موفق نیازمندی‌ها نیاز دارد که تصویر کلی یا دیدگاه کلی یک محصول را درک کند و همچنین باید قادر باشد که اهداف پروژه را با این تصویر بزرگ پیوند دهد.