فرایند جمع‌آوری نیازمندی‌ها در پروژه

اگر یک پروژه پس از جمع‌آوری نیازها به مرحله تولید برسد و هیچ کس وقت لازم را برای مستندسازی دقیق هر تصمیم، استثناعات، مشخصات و فرضیات صرف نکرده باشد، آیا واقعانیازمندی‌ها پروژه جمع‌آوری شده است؟ اهمیت جمع‌آوری نیازها اغلب در چندین سطح دست کم گرفته می‌شود:

• وقتی بودجه کم است
• جدول زمانی محدود است
• دامنه کار بسیار گسترده است

نادیده گرفتن روند جمع‌آوری کامل نیازمندی‌ها، به معنای فدا کردن یک نقطه مرجع مناسب برای کنترل و تعادل در کل مراحل تولید و کیفیت‌سنجی، به خطر انداختن انتظارات مشتریان، تیم شما و کاربران نهایی است و فضای زیادی را برای خطا و ابهام به وجود خواهد آورد.

فرایند جمع‌آوری نیازمندی‌ها چیست؟

این مهم ترجمه عبارت Requirements Gathering Process است که می‌توان آن را به دو نوع طبقه‌بندی کرد: عملکردی و غیرکاربردی.

نیازمندی‌های عملکردی (Functional Requirements) چیست؟

این نیازمندی‌ها دقیقا به عملکرد یک محصول مربوط می‌شوند. مانند: قابلیت‌ها، موارد مورد استفاده، ویژگی‌ها و عملکردهای آنها (همانطور به هدف مورد نظر محصول نیز مربوط می‌شوند). غالبا، در مستندات مورد نیاز عملکردی (FRD) به طور واضح به نیازمندی‌ها عملکردی ارجاع داده می‌شود. در حالی که بیانیه کار (SOW یا Statement Of Work) اهداف و نیازهای سطح بالای محصول مورد نظر را مشخص می‌کند. در اصل FRD توضیحات عمیق‌تری از این نیازها را ارائه می‌دهد، که به محض شروع پروژه پروژه جمع آوری می‌شوند.

نکته جانبی

نیازمندی‌ها محدود به زمان قبل از تولید نیستند: اسناد تغییر سفارشات، اسناد ضمانتنامه و غیره اشکال مفیدی از اسناد مورد نیاز پروژه در حال انجام هستند که می‌توانند برای ما ضروری باشند. این جمع‌آوری حتی می‌تواند تا زمانی که با مشتری کار می‌کنید، ادامه داشته باشد. مستندات همیشه در حال رشد و پیشرفت هستند.

برای نمونه

ابزارها و منابع (PDF، اینفوگرافیک، برنامه درسی، صفحه گسترده) در دسترس کاربران، که از طریق صفحه فرود (Landing Page) قابل دسترسی هستند.

نیازمندی‌ها غیر عملکردی (Non-Functional Requirements) چیست؟

نیازمندی‌ها غیر عملکردی شامل هر چیزی است که به عملکرد یک محصول مرتبط نیست. به طور مثال اسناد مربوط به امنیت و مشخصات فنی کار. البته این بدان معنا نیست که می‌توان از این موارد چشم‌پوشی کرد. راه‌اندازی و پیکربندی سرور، یک نیاز غیر عملکردی است که بر ثبات کل سایت تأثیر می‌گذارد.

برای نمونه

مشخصات قالب فایل پنل مدیریتی. به عنوان مثال قالب‌های فایل (zip ، jpeg ، csv ، .pdf) برای بارگذاری در صفحه کاربر مدیریتی، در رابطه با صفحه منابع معتبر هستند.

اهمیت مدیریت فرایند جمع‌آوری نیازمندی‌ها

مدیریت نیازها به دو دلیل اصلی مهم است:

• مستندات مورد نیاز به عنوان یک نقطه مرجع برای مستندسازی تکامل یک پروژه، قطعات متحرک آن و اجرای آن عمل می‌کند.
• اسناد مورد نیاز به عنوان یک طرح کلی برای مشتری در نظر گرفته می‌شود تا درک بهتری از انتظارات از پروژه مشخص شود (چه چیزی، کجا، چه زمانی و چرا در این پروژه).

در بخشی از برنامه‌ریزی مدیریت نیازمندی‌ها، علاوه بر ترسیم آنچه مشتریان می‌توانند انتظار داشته باشند، باید آنچه انتظار نمی‌رود نیز مشخص شود. مانند بخش “فرضیات” و یا “موارد استثنا” . این یک رویکرد عاقلانه است که برای از بین بردن ریسک تصور شده در ذهن مشتری، کاربرد اساسی دارد.

کیفیت مدیریت نیازمندی‌ها، مستقیما با توانایی شما به عنوان مدیر پروژه دیجیتال در کاهش “منطقه خاکستری یا همان حوزه مبهم (Gray Area)” در انتظارات مشتری ارتباط دارد. در اکثریت قریب به اتفاق اوقات، مشتری می‌تواند محدودیت شما را بپذیرد، به این معنی که می‌توانید با مدیریت صحیح، بودجه خود را حفظ خواهید کرد.

ابزارهای مدیریت نیازمندی‌ها

شما می‌توانید نیازمندی‌های مورد نیاز خود را در مواردی ساده مانند Google Sheets مدیریت کنید. اما همچنین بسترهای نرم‌افزاری ویژه‌ای نیز برای کمک به تعریف و پیگیری نیازمندی‌ها همزمان با تکمیل پروژه وجود دارد. مانند:

• Jama Software – بهترین نرم‌افزار مدیریت نیازمندی‌ها
• Modern Requirements- بهترین نرم‌افزار برای استفاده مجدد از نیازمندی‌ها
• Visure Requirements-  بهترین نرم‌افزار برای مدیریت پیکربندی
• IBM Engineering Requirements Management DOORS Next- بهترین نرم‌افزار برای سازمان‌های بزرگ
• Caliber- بهترین نرم‌افزار برای شبیه‌سازی
• ReqSuite- بهترین نرم‌افزار برای استارتاپ‌ها و راه‌اندازی سریع
• Perforce Helix RM- بهترین نرم‌افزار برای ردیابی نیازمندی‌ها

درک فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها

1. یادداشت‌برداری کنید.

در هر جلسه‌ای که شرکت می‌کنید – چه با تیم پروژه شما داخلی باشد و چه با مشتری شما خارجی – همیشه یادداشت بردارید. هرگز تصور نکنید که شخص دیگری این کار را خواهد کرد. مدیران پروژه‌ منشی نیستند، اما این انتظار وجود دارد که موارد عملیاتی، توضیح‌نیازها، فرصت‌های تحقیق/ بحث بیشتر و هرگونه اطلاعات مهم دیگری را که در جلسات بحث می‌شود، ضبط کنید.

ممکن است آسان باشد که فرض کنید همه موارد مورد بحث را به خاطر سپرده‌اید. اما ۳ ماه یا ۱۵ جلسه بعد، تیم و مشتری شما برای داشتن سابقه‌ای از این مباحث، برای عدم تکرار برخی موارد، دچار مشکل خواهند شد.

این موارد را در یادداشت‌برداری از یاد نبرید:

• قبل از شروع جلسه، سند یادداشت‌های خود را تهیه کنید تا دستور کار شما را منعکس کند. بنابراین تنظیم موارد و نکات عملی آسان‌تر خواهد بود.
• پس از هر جلسه، ۱۵-۳۰ دقیقه برای خود برنامه‌ریزی کنید تا یادداشت‌های را مرور کنید. آنچه را که در مورد آن بحث شده تحلیل کنید، موارد اقدام را در اولویت قرار دهید، چالش‌ها و نیازهای شفاف‌سازی شده یا جلسات بعدی را مشخص کنید.
• یادداشت‌های را به تیم پروژه داخلی خود ارسال کنید. از آنها بخواهید مواردی را که به عنوان موارد اقدام، چالش‌ها و غیره شناسایی کرده‌اید، بررسی و تأیید کنند.
• هنگامی که تیم جواب درست را به شما دادند، یادداشت‌های خود را برای مشتری ارسال کنید.
• سرانجام، از یادداشت‌های خود به عنوان مرجع ایجاد وظایف (به عنوان مثال وظایف JIRA) در هر مورد عملی استفاده کنید. هرگونه اطلاعات جدید را به اسناد مورد نیاز خود اضافه کرده و جلسات لازم را برای کشف یا بحث بیشتر برنامه‌ریزی کنید.

یادداشت‌های خود را در یک فضای مشترک، شاید در پوشه “یادداشت‌های جلسه” از نمونه Google Drive ذخیره کنید تا اعضای تیم پروژه شما بتوانند در آینده به راحتی به آنها دسترسی داشته و به آنها مراجعه کنند.

نتیجه سخن

فرایند جمع‌آوری نیازمندی‌ها در پروژه به شما کمک می‌کند تا تعادل لازم را در حین کار به دست آورید. این بررسی و تعادل به نفع درک متقابل تیم شما از پروژه و انتظارات مشتری شما از محصول نهایی خواهد بود.