راهنمای برگزاری طوفان فکری به صورت آنلاین

طوفان فکری روشی برای تولید ایده‌های جدید است و طوفان فکری مجازی به معنای پیروی از این روش با استفاده از ابزارهای مجازی مانند کنفرانس ویدیویی و تخته‌های سفید آنلاین است. به تنهایی یا در یک گروه، با طوفان فکری مردم ترغیب می‌شوند که خارج از چارچوب بیاندیشند، پاسخ‌های یک مسئله را پیدا کنند و ایده‌های خلاقانه بسازند. در جلسه طوفان فکری هیچ چیز ممنوع نیست. افراد فارغ از همه پیش فرض‌ها، قضاوت‌ها و انتقادات هستند.

۳ دلیل عدم موفقیت جلسات طوفان فکری مجازی

با وجود مزایای بیشمار، اجرای یک جلسه طوفان فکری از راه دور مفید بسیار دشوارتر از آن است که به نظر می‌رسد. در اینجا چند چالش و استراتژی رایج برای غلبه بر آن‌ها آورده شده است.

۱- هدف و انتظارات مبهم

احتمالا برای شما پیش آمده است که به یک جلسه طوفان فکری دعوت شده‌اید و به شما گفته می‌شود که چیزی جز کلاه فکر خود به همراه نداشته باشید. جلسه دچار مشکل می‌شود، مردم مطمئن نیستند که باید چه بگویند و همه احساس ناامیدی می‌کنند زیرا وقت خود را تلف کرده‌اند.

شما نمی‌توانید یک جلسه پربار داشته باشید مگر اینکه به مردم بگویید برای چه هدفی طوفان فکری می‌کنند. به دنبال رفع چه مشکلی هستید؟ به چه راه‌حلی نیاز دارید؟ این امر به ویژه برای طوفان فکری آنلاین با تیم‌های از راه دور یا توزیع‌شده، که در آن ارتباط دشوارتر است و مکالمات گاه به گاه در دفتر اتفاق نمی‌افتد، بسیار مهم است.

با ارسال چند سوال راهنما قبل از جلسه، مانند “موفقیت برای این پروژه چگونه است؟” جهت‌دهی کنید. یا “چگونه می‌توانیم برای بهبود فرایندهای خود از آموخته‌های پروژه‌های قبلی استفاده کنیم؟” به هم تیمی‌های خود این فرصت را بدهید تا برای طوفان فکری آماده شوند.

۲- مشارکت کم

همین که جلسه طوفان فکری شما به صورت مجازی برگزار می‌شود، به خودی خود یک نقطه ضعف است. از آنجا که افراد در یک اتاق نیستند، تمرکز کردن دشوارتر خواهد بود. شما در حال دریافت اعلان‌ها یا پیام‌های ایمیل هستید، پروژه دیگر شما هنوز روی صفحه باز است، یا شاید بچه‌هایتان خواستار توجه شما باشند. مشارکت کامل، همکاری و کار همزمان برای اعضای تیم از راه دور دشوار است. اما با استفاده از ابزارهای مناسب طوفان فکری، می‌توانید این “نقطه ضعف” را به یک فرصت تبدیل کنید.

برخلاف جلسات حضوری، جلسات طوفان فکری از راه دور زمینه‌های مختلفی را برای مشارکت فراهم می‌کند. افرادی که نمی‌خواهند عقاید خود را به صورت شفاهی منتقل کنند، می‌توانند آن‌ها را بنویسند یا به صورت خلاصه بیان کنند. شرکت‌کنندگان می‌توانند به جای احساس فشار برای صحبت، ایده‌هایشان را با روش دلخواه خود بیان کنند.

مجری جلسه می‌تواند با استفاده از یک تخته سفید مجازی که یادداشت‌های آنلاین و چندین کانال مشارکت را ارائه می‌دهد، کمک کند. به این ترتیب، همه می‌توانند به گونه‌ای شرکت کنند که احساس راحتی و بهره‌وری داشته باشند.

۳- عدم سازمان‌دهی

بهترین جلسات طوفان فکری همیشه منظم‌ترین هستند. وقتی همه در حال ایده دادن هستند، یافتن راهی برای گرفتن این ایده‌ها بسیار حیاتی است تا بتوانید آن‌ها را به حرکت درآورید.

جلسه طوفان فکری خود را با تعریف هدف نهایی شروع کنید. آرزو دارید به چه چیزی برسید؟ این باعث می‌شود همه تمرکز کنند حتی وقتی در حال آزاد کردن افکار و ایده‌های خود هستند.

همانطور که طوفان فکری می‌کنید، از تخته سفید آنلاین برای ثبت ایده‌ها، بارگذاری تصاویر و طرح‌ها و استفاده از برچسب‌ها برای حفظ یادداشت‌های خود استفاده کنید. اگر بخشی از تیم شما از تخته وایت برد فیزیکی یا طراحی روی کاغذ در خانه استفاده می‌کند، می‌توانید تصاویر کار خود را بارگذاری کرده و به برچسب‌های دیجیتالی تبدیل کنید. به این ترتیب نتیجه به طور خودکار گرفته می‌شود و تیم شما مجبور نیست با یادداشت‌برداری حواستان را پرت کنید. با استفاده از الگوها و ابزارهای طوفان فکری اطمینان حاصل کنید که همه افراد در آن شرکت می‌کنند و وظیفه خود را انجام می‌دهند.

نکات مهم برای اجرای جلسات طوفان فکری از راه دور

طوفان فکری سنتی فرآیندی قابل تشخیص است. اعضای تیم در یک اتاق کنفرانس دور هم جمع می‌شوند تا به راه‌حل‌ها یا رویکردهای جدیدی دست یابند. اغلب اوقات، یک مدیر یا متخصص خارج از جلسه، جلسات را هدایت می‌کند. آن‌ها گروه را با بهترین روش‌ها برای دستیابی به ایده‌های جدید طوفان فکری راهنمایی می‌کنند.

کنفرانس ویدئویی به این معنی است که جلسات از راه دور اکنون تفاوت زیادی با واقعیت ندارند. هرچند طوفان فکری شامل چیزی بیشتر از دیدن و شنیدن همکارانتان است. همه شما باید همکاری کنید و ایده‌های خلاقانه‌ای را به کمک هم پرورش دهید.

به همین دلیل است که برگزاری جلسه طوفان فکری جذاب با تیم از راه دور تلاش زیادی می‌برد. نکات زیر در این راه به شما کمک خواهند کرد:

برنامه‌ریزی کرده و شرکت‌کنندگان را درک کنید

شرکت‌کنندگان مهم‌ترین عامل جلسات جذاب طوفان فکری آنلاین هستند. اگر می‌خواهید طوفان فکری مجازی اجرا کنید، اولین قدم باید برنامه‌ریزی برای افرادی باشد که در آن شرکت می‌کنند.

لازم نیست که تک تک اعضای تیم شما در هر طوفان فکری از راه دور شرکت کنند. اگرچه برای به دست آوردن بهترین نتیجه، بهتر است ترکیبی مناسب از افراد مختلف (به طور مجازی) در هر جلسه شرکت کنند. طوفان فکری به معنای یافتن ایده‌ها و گزینه‌های جدید می‌باشد. بدون داشتن چشم‌اندازهای متنوع، چنین مواردی را به دست نخواهید آورد.

محور اصلی جلسه شما هر چه باشد، کارمندان را از سراسر سازمان دعوت کنید. ممکن است از بینش‌هایی که همکاران دپارتمان‌های مختلف می‌توانند ارائه دهند متعجب شوید.

به عنوان مثال، طوفان فکری راجع به فناوری جدیدی که شرکت شما می‌تواند برای افزایش بهره‌وری استفاده کند را در نظر بگیرید. متخصصان IT شما دانش فنی لازم را برای نصب یک ربات چت خواهند داشت. اگرچه یک نماینده خدمات به مشتری می‌تواند نحوه کارکرد آن را در عمل توضیح دهد.

پس از مشخص کردن اینکه چه کسی شرکت می‌کند، باید وقت بگذارید تا شرکت‌کنندگان را بهتر درک کنید.