تحلیل کسب و کار و مدیریت تغییر

در این مقاله در حوزه تحلیل کسب و کار به طور گام به گام و کامل به جزئیات مدیریت تغییر تحلیل کسب و کار می‌پردازیم.  اگر در حوزه تحلیل کسب و کار به تازگی وارد شده و ماه‌های ابتدایی حضور خود را در شرکت در سمت تحلیل کسب و کار می‌گذارنید، به زودی متوجه می‌شوید که شغل تحلیل کسب و کار به چیزی بیشتر از تحلیل‌های داده‌ای ساده نیاز دارد. تحلیل‌گران امروز در کسب وکار، عامل تغییر هستند. آنها گزینه‌های مختلفی را درون شرکت بررسی می‌کنند و آنها را بر اساس آنچه که تصور می‌کنند، بهترین است، ارائه می‌دهند. آنها مشکلات را شناسایی می‌کنند و قبل از اینکه مشکلات از کنترل خارج شوند، تغییرات قابل انجام را به پیش می‌برند.

اما مدیریت تغییر همواره بخش چالش برانگیز ماجرا در تحلیل کسب و کار است. پیشنهاد می‌کنیم از این گام‌ها پیروی کنید تا تغییر را در سازمان خود هدایت کنید و ایجاد تغییر را آغاز کنید:

چگونگی برقراری ارتباط خود در حوزه تحلیل کسب و کار با دیگران را بررسی کنید

معرفی و سخنرانی عمومی، دو مهارتی هستند که اکثر مردم آرزوی داشتن آن را دارند. آنها ممکن است پشت میز خود ایده‌های فوق العاده‌ای داشته باشند، اما قادر نیستند آنها را در محلی مملو از مردم، به خوبی و هماهنگ بیان کنند. به هر حال برقراری ارتباطات، برای هدایت کردن تغییر در شرکت خود ضروری است.

کارآفرین جان رامپتون، تعدادی نکته برای کارمندانی به اشتراک می‌گذارد که برای دیده شدن در یک محیط کاری شلوغ و رقابت‌پذیر، تلاش بسیار می‌کنند. تعدادی روش که تحلیل‌گران کسب و کار، می‌توانند برای ایجاد تغییر و متقاعد کردن دیگران استفاده کنند، در ذیل آمده است:

• حذف کردن حواس‌پرتی از محیط تا توجه فردی را بهتر جلب کنید.
• در ۳۰ ثانیه‌ی ابتدایی، مهمترین اطلاعات را بگیرید و آنها را پوشش دهید.
• مهمترین مکاتبه‌ها (شامل پیام‌های پیگیری) را به طور رسمی بنویسید.
• به جای ادامه دادن به سلسله افکار خود، به آنچه که مردم در مورد ایده‌های شما و پاسخگویی به آنها می‌گویند، گوش فرا دهید.

تعجب‌آور نیست یکی از نکات کلیدی برای درک کردن شما توسط مردم، این است که واقعا به آنها گوش دهید. اگر شما نتوانید کوچکترین احترام در شنیدن گفته‌های آنها را قائل شوید، چرا آنها باید همین کار را برای شما انجام دهند؟

داستانی را بر اساس اطلاعات خود در تحلیل کسب و کار بگویید

درحالی‌که قطعا شما با مجهز بودن به داده و تحلیل‌ها، به ارائه خود می‌روید؛ بهترین افراد در تحلیل کسب و کار با داده‎های خود، داستان‌هایی می‌گویند که محتوایی را برای اطلاعات ارائه شده، مهیا می‌کند.

برای تحلیلگر موفق کسب وکار بودن، باید قادر باشید تفکرات پیچیده‌ای را درون اصطلاحاتی که مخاطبان شما می‌توانند متوجه شوند، بگذارید. هووارد پودسوا، مولف کتاب راهنمای تحلیلگر کسب و کار می‌نویسد: «این به معنای جمع‌آوری اصطلاحات فنی و آموختن استفاده از واژه‌های تجاری ذینفعان خود است. این به معنای راحت صحبت کردن با هرکسی از مدیر عامل تا نماینده ارا ئه‌دهنده خدمات به مشتری خود، می‌باشد و توانا بودن برای مطابقت راهکار خود با هرکسی که صحبت می‌کنید، می‌باشد.»

با گذر زمان، شما نحوه پاسخگویی به ذینفعان مختلف را خواهید آموخت. برخی از آنان جزئیات و گزینه‌های گسترده‌ای برای انتخاب کردن از بین آنها را می‌خواهند؛ درحالیکه بقیه افراد از شما می‌خواهند تا درخواست شما را فورا دریافت کنند. داستان‌های شما براساس شخصی که برای آن ارائه می‌دهید؛ شروع به تغییر خواهد کرد.

خودتان را در تحلیل کسب و کار به جای مدیرعامل بگذارید

درحالی‌که ممکن است چندین تکنیک متقاعدسازی برای رهبران و افراد تاثیرگذار در شرکت خود داشته باشید؛ گام کلی شما، روی نحوه پاسخگویی مدیرعامل به گفته‌های شما فرود می‌آید.

ریچه بلو، مدیرعامل شرکت White Dove Bird می‌نویسد: «هر گزینه می‌تواند تنها در کسری از ثانیه تصمیم‌گیری شود؛ اما پشت این تصمیم، روزهای بسیاری برای تحقیق و هم‌چنین اثرات طولانی‌مدت روی خود شرکت وجود دارد. از دیدگاه چشم‌انداز کسب وکار، یک مدیر عامل، توسعه‌دهنده است؛ درحالی‌که تحلیلگر کسب وکار، محقق است.»

بدون تعیین تاثیر انتخابهای مختلف روی شرکت توسط تحلیلگران کسب وکار، مدیرعاملان به اتکا بر افراد تاثیرگذار دیگر که تعصب‌ها و برنامه های خود را مطرح می‌کنند؛ رها می‌شوند. اغلب اوقات، نقش تحلیلگر کسب وکار ارائه اطلاعات شفاف و داده‌گرا برای کمک به رهبران است تا مسیری را انتخاب کنند.

این، همان جایی که شما وارد می‌شوید. شما می‌توانید مسیرهای شفافی را ایجاد کنید و به مدیر عاملان کمک کنید تا تاثیر اقدامات بالقوه خود را بشناسند.

الکساندرا نوت، مدیرعامل شرکت مالی ATB می‌گوید: «او همیشه روی عبارات «خب چی؟» و «اکنون چه؟»، در زمان ارائه نظرات خود تمرکز می‌کند؛ همانطورکه این‌ها، اغلب سوالات برتر مدیرعاملان و دیگر رهبران شرکت است که احتمالا در زمان ارائه داده‌های خود از شما می‌پرسند.»

در این خصوص پیشنهاد می‌کنیم صفحه دوره تحلیل کسب و کار BABOK را ببینید.

با پرسیدن این سوالات از خود در طی فرایند آماده‌سازی، می‌توانید ارائه خود را متمرکز بر پاسخ‌ها قرار دهید. علاوه بر این، زمانی‌که در دیدارها این سوالات مطرح می‌شوند، شما برای پاسخگویی به آنها بهتر آماده هستید.

برای پاسخگویی به افراد تاثیرگذار ریسک‌گریز، آماده باشید

درحالی‌که ارائه دادن برای ذینفعان، همراه با مجموعه‌ای از چالش‌ها و ترس‌های خاص خود می‌باشد، پاسخگویی به انتقادات آنها دروازه کامل دیگری از نگرانی‌ها را باز می‌کند. همانطورکه شما داده خود را ارائه می‌دهید؛ درحالی‌که پاسخگوی نگرانی‌ها پیرامون ایده‌های خود هستید، احتمالا باید به سوالاتی پیرامون منابع هم پاسخ خواهید داد.

آماندا برلین در مجله فوربس می‌نویسد: «اگر افراد سریعا به ایده‌های شما توجه نمی‌کنند، بسیار خوب است.» برای افراد ریسک‌گریز کاملا طبیعی است که ایده‌ها را خفه کنند و از ایده تغییر وضع موجود، وحشت‌زده باشند. با این حال، او همیشه می‌گوید که افراد به اندازه‌ای که از ریسک و ابهام می‌ترسند، از تغییر خیلی زیاد نمی‌ترسند.

در سراسر فرایند متقاعد سازی خود، سعی کنید تا جای ممکن به جزئیات بپردازید و خطرات انتخاب مسیرهای گوناگون را برجسته کنید. تغییر ممکن است ترسناک باشد؛ اما اگر خطرات ماندن در موقعیت خود را توضیح دهید، می‌تواند بهترین گزینه باشد.

دیونا کرگ می‌نویسد: «افراد بسیاری وجود دارد… چه کسانی پیرامون روشهای جدید انجام امور، فناوری جدید و ابزارهای مدرن بدگمان هستند.» درحالی‌که تخصص او متمرکز بر صنعت ساخت و ساز است، این گفته او در دیگر بخش‌های کسب وکار هم به کار می‌رود.

کرگ کارگران را تشویق می‌کند تا پیرامون اشکالات بالقوه مرتبط با یک طرح شفاف باشند تا به افراد کمک کند خطرات را درک کنند. انجام این کار به مدیران اجازه می‌دهد تا تعیین کند که آیا تغییر، ارزش خطرهای شفاف فهرست شده و پنهانی را دارد.

مذاکره در تحلیل کسب و کار و انعطاف‌پذیری را تمرین کنید

انعطاف‌پذیری و حاضر جوابی می‌تواند به شما کمک کند تا به نگرانی‌ها پاسخ دهید، اما مهارت مذاکره به تمام طرف‌ها کمک خواهد کرد تا به توافقی که همه از آن رضایت دارند، برسند.

سیوه غنی ردی، تحلیلگر کسب وکار روی اهمیت مذاکره در منابع تحلیل‌گر کسب وکار تاکید می‌کند. گاهی اوقات شما باید به دو طرف، پیشنهاد مفیدی را ارائه دهید و برای یافتن صلح‌آمیز راه‌حل‌ها، فعالیت کنید.

بدون توانایی مذاکره شفاف برای یافتن راه‌حل برای مشکلات، احتمالا سعی و کوشش برای خواهش کردن از همه را رها خواهید کرد یا خودتان مشکلات را حل خواهید کرد.

همکاران خود را به متحدان خود تبدیل کنید

یک خبر خوب برای تحلیل‌گران کسب وکار وجود دارد که پیرامون نزدیک شدن رهبران برای تصویب یک تغییر، نگران هستند: شما یک سیستم پشتیبانی کامل با افراد پیرامون خود دارید.

آبیدمی استفانی فامیوده، تحلیلگر فرایند کسب وکار است و تحلیل‌گران کسب وکار را به جای مستقیم رفتن سوی مدیرعامل و او را وادار کردن، آنها را تشویق می‌کند تا ذینفعان مختلف را وادار کنند که ایده‌های آنان را بپذیرند و بر آنان پیروز شوند به طوریکه آنان، حامیان تحلیلگران شوند.

به علاوه، او هشدار می‌دهد که متکی بودن بر مسئولیت یک نفر تا دیگران را برای شما متقاعد کند، حرکتی خطرناک است و اگر آن شخص موقعیت شغلی را تغییر دهد یا شرکت را ترک کند، می‌تواند شما را گیر بیاندازد.

جالب است، قدرت متقاعد سازی به ندرت وابسته به خودش است. تیم موسسه Sticky Learning، چهار عنصر کیفی اصلی را کشف کرد که می‌تواند برای هدایت توانایی متقاعد سازی شما اصلاح شوند:

• شنیدن: با شنیدن نیازهای دیگران، می‌توانید اهداف خود را طوری تنظیم کنید که مشکلات آنها را حل کند.
• اعتماد: اگر مردم به شما اعتماد نکنند، آنها احتمالا از طرف شما صحبت نمی‌کنند یا ریسکی را نمی‌پذیرند.
• دوست داشتنی بودن: اگر مردم شما را دوست نداشته باشند، احتمالا قصد ندارند گفته‌های شما را بشنوند.
• ارتباطات: آنهایی که نمی‌توانند ارتباط شفافی داشته باشند، تلاش بسیاری می‌کنند تا ایده‌های آنان درک شود.

درحالی‌که دوست داشتنی بودن در یک فرد به سختی سنجیده یا شفاف بیان می‌شود؛ روشهای فعالی وجود دارد که می‌توانید مهارتهای شنیدن و ارتباطات خود را تمرین کنید، درحالی‌که به شما کمک می‌کند تا اعتماد را با همتایان خود ایجاد کنید. هنگامی‌که مسئله زمان مطرح می‌شود، آماده خواهید بود تا افراد را متقاعد کنید و تیمی برای حمایت از اهداف خود، توسعه دهید.

به همتایان خود کمک کنید تا ذهن تحلیل‌گری داشته باشند

اگر شما تلاش می‌کنید تا متحدان خود را جذب کنید، پس ممکن است به خاطر این باشد که همکاران از اقدامات شما یا چگونگی ارائه دادن ارزش به آنها آگاهی ندارند.

راکوئل الیس، تحلیل‌گر کسب وکار در مجله BA Times می‌نویسد: «افراد گاهی اوقات اهمیت تحلیل‌گر کسب وکار را تا زمانی‌که وظیفه‌ای برای انجام دادن دارند، متوجه نمی‌شوند و درک می‌کنند که چگونه فعالیت تحلیلگر کسب وکار ساختار، سازمان و هم چنین‌درک بهتری از موضوع را به ارمغان می‌آورد.»

اگر نقش تحلیل‌گر کسب وکار نسبت به همتایان خود، برای شرکت جدید است؛ ممکن است شرکت، اقدامات یا شایستگی‌های شما را نداند.

تینا جوزف، مالک B2T Training معتقد است تحلیل کسب وکار باید بیشتر از یک فعالیت تیمی باشد. به جای اینکه یک تحلیل‌گر، داده‌ها را مدیریت کند و آمار را برای دیگر کارمندان و تصمیم‌گیران اجرا کند؛ تحلیل‌گران کسب وکار می‌توانند به دیگران برای اجرای تحلیل‌های خود، و خیز برداشتن در زمان پیچیده شدن فرایند قدرت دهد. به این ترتیب، تحلیلگران کسب وکار در یک سازمان به جای تنها مشاور بودن، استراتژیست و رهبر می‌شوند.

یک تحلیلگر کسب و کار می‌توانند به هتمایان خود کمک کنند تا شغل خود را بسازند

مزیت کمی در همکاری با همتایان خود وجود دارد تا به آنان کمک کنید ارزش تحلیلگران کسب وکار را درک کنند: تقاضا برای مهارت تحلیل داده در حال رشد است و همتایان شما ممکن است به این مهارت در شغل آینده خود نیاز داشته باشند.

یک مطالعه که با پشتیبانی انجمن آماری آمریکا انجام شده است، دریافت که ۵۹% از سازمان‌ها انتظار دارند تا تعداد جایگاه‌هایی را که در پنج سال آینده به تحلیل داده نیاز دارند، افزایش دهند.

این مهارت‌ها در برخی از بخش‌های شگفت‌آور مورد نیاز می‌شوند. نیمی از جایگاه مدیران کسب وکارها و ۵۴% از جایگاه منبع انسانی، به تحلیل داده با مدیریت داده که مهارت مورد نظر کارمندان سطح ورودی (تازه‌کار) تا رهبران ارشد است، نیاز دارد.

اگر همتایان ترفیعی را به کمک آموزش تحلیل داده شما دریافت کنند، ممکن است نحوه کمک کردن شما را به خاطر بیاورند.

عدم اعتماد به نفس خود را کنار بگذارید

زمانی‌که درنهایت آماده هستید تا به مدیرعامل، ذینفعان ریسک‌گریز و همتایانی که نیازمند حمایت آنان هستید، ارائه دهید؛ یک دوست دیگر وجود دارد که نیازمندید در کنارتان باشد. اگر شما به خودتان و توانایی‌های خودتان باور نداشته باشید، پس نمی‌توانید ذهن هیچ کس دیگری را تغییر دهید.

بسیاری از تحلیل‌گران کسب وکار توسط سندرم ایمپاستر حمایت می‌شوند

یکی از دلایل اصلی که تحلیلگران کسب وکارها در اتاق جلسات شرکت نمی‌کنند، این است که آنها احساس می‌کنند به آن تعلق ندارند.

سندرم ایمپاستر، ایده‌ای است که میزان شایستگی شما اهمیتی ندارد. در واقع شما بی‌کفایت، بی‌استعداد و تنبل هستید. این موضوع، بر مبنای ایده‌ای است که شما اشتباهی در موقعیت خود قرار گرفته‌اید یا مهارت آنان سبب می‌شود گمان کنید آنان بهتر از شما هستند.

جردن روزنفلد، نویسنده است و توضیح می‌دهد که نشانه‌های آن مانند گفت‌وگوی منفی با خود، نیاز به بررسی مداوم کار خود، و خجالت کشیدن از توجه در محیط کار است. اغلب این کارمندان مسئولیت شکست را صرفا خود بر عهده می‌گیرند، درحالی‌که هر پیروزی را به جای نسبت دادن به مهارت‌های خود، به شانس نسبت می‌دهند.

دکتر پائولین رز کلنس، مولف کتاب پدیده ایمپاستر می‌گوید سندرم ایمپاستر، در دانشگاه‌ها و محلهای کار نسبتا رایج است. او متوجه شد که دانشجویان مونثی که در دانشگاه ابرلین به دنبال مشاوره بودند، اغلب می‌گفتند آنها حتی درحالی‌که بالاترین رتبه و توصیه‌نامه قوی دارند، نباید در مدرسه حضور داشته باشند.

با این حال، کلنس دریافت که هردوی مردان و زنان احساس بی‌کفایتی را همزمان و در دوره‌های شغلی خود تجربه می‌کنند. او می‌گوید که این موضوع کمتر از یک سندرم و بیشتر از یک تجربه است.

هرکسی گاهی اوقات به توانایی خود شک می‌کند

اگر شما در ابتدا احساس ترس کنید، بسیار خوب است. بسیاری از تحلیلگران کسب وکار تلاش بسیاری می‌کنند تا احساس کنند که صدای آنها ارزش شنیدن در زمان ارائه داده به مدیریت دارد. و هرچه بیشتر وانمود کنید که گمان دارید در آن موقعیت هستید، شما و بقیه افراد در اطراف شما، بیشتر آن را باور خواهند کرد.

نیل ویتن، مشاور توسعه کارمندان می‌نویسد: «مفهوم عمل ممکن است نا امیدکننده به نظر بیاید، اما این‌گونه نیست. در نتیجه در آغاز، اعتماد به نفس را وانمود می‌کنید و سرانجام نسبت به رفتارهای خود احساس راحتی بیشتری می‌کنید و آن فرد مورد نظر می‌شوید.»