مدیریت پروژه چابک تکنیکی است که می‌تواند به شما کمک کند تیم خود را به طور موثر رهبری نمایید. این تکنیک شامل ابزارهای متنوعی برای مدیریت تحویل‌های مستمر است، از جمله سازماندهی وظایف یا موارد در یک بک لاگ (Backlog). برای بهبود کارایی، می‌توانید این بک لاگ را بررسی و به‌روزرسانی کنید؛ فرآیندی که به آن اصلاح بک لاگ می‌گویند.
در این مقاله، ما در مورد اصلاح بک لاگ، مزایا و ویژگی‌های آن، مسئول این فرآیند و برخی از بهترین شیوه‌ها برای انجام آن صحبت می‌کنیم.
اصلاح بک لاگ چیست؟
اصلاح بک لاگ زمانی است که یک مدیر محصول، موارد موجود در بک لاگ خود را بررسی می‌کند تا در مورد اهمیت آن‌ها بحث کرده و آن‌ها را بر اساس اولویت رتبه‌بندی نماید. بک لاگ فهرست مواردی است که هنوز توسط تیم پروژه تکمیل نشده‌اند. مدیران محصول به طور مداوم این اصلاح را انجام می‌دهند تا تکالیف و اولویت‌های موارد را به روز کرده و با تیم خود هماهنگ نمایند که روی چه مواردی و به چه ترتیبی می‌توانند کار کنند.
اصلاح بک لاگ بخش اساسی مدیریت پروژه چابک است. این سبک بر روی ارائه جنبه‌های پروژه به صورت تدریجی در طول چرخه عمر پروژه تمرکز می‌کند، به جای اینکه تا مهلت نهایی منتظر بماند. اصلاح بک لاگ با به روز رسانی مکرر موارد و اولویت آن‌ها در پروژه به چرخه محصولات تحویلی کمک می‌کند تا بتوانید به طور مداوم محصولات قابل تحویل با کیفیت تولید کنید.
مزایای اصلاح بک لاگ
در اینجا برخی از مزایای اصلاح بک لاگ را آورده‌ایم:
سازمان را دوباره برقرار می‌کند
اصلاح بک لاگ به شما این امکان را می‌دهد که در طول پروژه خود را سازماندهی کنید. بسته به پروژه شما، اعضای تیم ممکن است مواردی را در طول پروژه اضافه یا ویرایش کنند، که می‌تواند منجر به سردرگمی و به هم ریختگی موارد شود. اصلاح بک لاگ به شما امکان می‌دهد این ویرایش‌ها و به‌روزرسانی‌ها را مرور کنید تا آن‌ها را استاندارد نموده، اهمیت آن‌ها را دوباره ارزیابی کرده و یک سیستم رتبه‌بندی ایجاد کنید که تعیین می‌کند کدام موارد دارای اولویت هستند. سازماندهی بک لاگ‌ها با برگزاری دوره‌ای جلسات اصلاح بک لاگ می‌تواند به شما کمک کند تا کنترل پروژه را حفظ کرده و آن را در محدوده نگه دارید.
کارایی را افزایش می‌دهد
اصلاح بک الگ به شما فرصتی می‌دهد تا اولویت‌های خود را مجدداً بررسی نموده و برنامه عملی خود را با تیم هماهنگ کنید. با یک بک لاگ سازمان‌یافته، می‌توانید موارد تکراری را حذف کرده و دستورالعمل‌های نامرتب را اصلاح کنید. همچنین می‌توانید موارد را با تیم خود اولویت‌بندی نموده و سردرگمی را از بین ببرید و در انجام کارهای بی‌اهمیت صرفه‌جویی کنید. با یک بک لاگ تمیز و اصلاح‌شده، می‌توانید جلسات برنامه‌ریزی خود را برگزار کنید، به‌روزرسانی‌ها را به مشتری ارائه دهید و موارد را به صورت جداگانه با احساس وضوح و هدف مدیریت کنید.
ارتباطات را بهبود می‌بخشد
در پروژه‌ای که شامل اعضای مختلف تیم می‌شود، حفظ ارتباط واضح و ثابت ضروری است. میزبانی جلسات اصلاح بک لاگ فرصتی را برای کل تیم فراهم می‌کند تا در مورد انتظارات خود از وظایف صحبت کنند و هرگونه به روز رسانی را به اشتراک بگذارند. برگزاری یک جلسه در مورد اولویت‌ها همچنین تضمین می‌کند که همه اطلاعات یکسانی را دریافت می‌نمایند. این فرصت برای ارتباط شفاف سردرگمی را به حداقل می‌رساند و کل تیم را با انتظارات و مهلت‌های زمانی هماهنگ می‌کند.
بر پیشرفت تمرکز می‌کند
اصلاح مداوم بک لاگ‌ها، شما و تیمتان را روی پیشرفت متمرکز نگه می‌دارد. در حین تکمیل موارد و تولید محصولات قابل تحویل در طول فرآیند مدیریت پروژه چابک، می‌توانید موارد نامربوط را از لیست بک لاگ خود حذف کرده و بر ایجاد برنامه‌ای برای پیشبرد پروژه تمرکز کنید. انتقال این هدف به تیم از طریق جلسات اصلاح بک لاگ به همه کمک می‌کند تا موارد آینده را در نظر بگیرند و برای تیم و پروژه شتاب ایجاد می‌کند.
تفاوت اصلاح بک لاگ و برنامه‌ریزی اسپرینت
برنامه‌ریزی اسپرینت (Sprint Planning) و اصلاح بک لاگ هر دو بخش ضروری برنامه‌ریزی محصول چابک هستند. آن‌ها به مدیران محصول، تیم‌ها و مالکان محصول یا مشتریان کمک می‌کنند تا انتظارات خود را برای وظایف آتی هماهنگ نمایند. آن‌ها هم سازمان را تشویق می‌کنند و هم تیمی را برای تکمیل کارآمد پروژه‌هایشان تشکیل می‌دهند. به عنوان یک مدیر محصول، شما از اصلاح بک لاگ و برنامه‌ریزی اسپرینت برای ارزیابی مجدد پیشرفت خود و برنامه‌ریزی برای آینده استفاده می‌کنید.
تفاوت در تمرکز است. اسپرینت یک دوره مشخص (مانند یک فصل یا یک ماه) برای تکمیل دسته‌ای از وظایف پروژه است. د اسپرینت باعث ایجاد فوریت می‌شود و به شما کمک می‌کند پیشرفت را به طور منظم‌تری اندازه‌گیری کنید. در طول یک جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت، می‌توانید وظایف و مهلت‌های زمانی را به اعضای خاص تیم اختصاص دهید و در مورد یک دوره آینده صحبت کنید. در همین حال، اصلاح بک لاگ، بر اصلاح مواردی که ممکن است در طول اسپرینت اختصاص دهید تمرکز دارد. شما می‌توانید در یک جلسه اصلاح در مورد بک لاگ‌های خود بازخورد جمع‌آوری کنید، اما بر بررسی جزئیات موارد تمرکز می‌کنید تا برای یک جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت آماده شوید.
چه کسی مسئول فرآیند اصلاح بک لاگ است؟
مدیر محصول مسئول فرآیند اصلاح بک لاگ است. او در مورد مواردی که تیم باید تکمیل کند تصمیم می‌گیرد و اولویت‌ها را تعیین می‌کند. مدیران محصول بهترین انتخاب هستند زیرا بیشتر با محدوده پروژه آشنا می‌باشند. آن‌ها با تمام اعضای تیم، فروشندگان و مشتریان ارتباط برقرار می‌کنند تا پروژه را به موارد کوچک‌تر تقسیم کنند. به صورت دوره‌ای، مدیر محصول می‌تواند مواردی را که ایجاد کرده است بررسی کند و جلسات اصلاح بک لاگ را با تیم برای دریافت بازخورد و تعیین نقش‌های جدید هدایت نماید.
چه کسانی در جلسات اصلاح بک لاگ شرکت می‌کنند؟
تیمی که روی پروژه کار می‌کند در جلسات اصلاح بک لاگ شرکت دارد. اعضای تیم بینشی در مورد مدت زمانی که ممکن است موارد طول بکشند را ارائه می‌دهند و پیشرفتی را که انجام داده‌اند به اشتراک می‌گذارند. اینکه چه کسی در تیم قرار می‌گیرد به صنعت بستگی دارد، اما تیم‌ها معمولاً کارکنانی دارند که در توسعه، پشتیبانی مشتری، تولید و تضمین کیفیت کار می‌کنند.
صاحبان محصولات و مشتریان نیز می‌توانند در این جلسات شرکت کنند تا در مورد پیشرفت سوال بپرسند یا به روز رسانی دریافت کنند. دریافت هر گونه به‌روزرسانی یا تغییری که مالک یا مشتری می‌خواهد از قبل انجام دهد، برای مدیر محصول تیم می‌تواند مفید باشد تا بتواند آن‌ها را در جلسه اصلاح بک لاگ بررسی نماید. سپس او می‌تواند بک لاگ را دوباره ارزیابی کند و هر گونه تغییر در جدول زمانی را در نظر بگیرد.
۵ ویژگی موارد بک لاگ
موارد بک لاگ ایده‌هایی هستند که می‌توانند ارزش محصول را افزایش دهند. مدیران محصول این موارد را به موارد تبدیل می‌کنند، سپس آن‌ها را اولویت‌بندی کرده و به اعضای تیم اختصاص می‌دهند. یک مورد بک لاگ باید این پنج ویژگی را داشته باشد:
۱- نوع
انواع مختلفی از موارد وجود دارد که می‌توانید بسته به نیاز محصول به بک لاگ خود اضافه کنید. این انواع عبارتند از:
- ویژگی (داستان کاربر): ویژگی، عنصر یا قابلیتی است که می‌خواهید به محصول یا خدمات اضافه کنید. این ویژگی‌ها می‌توانند تغییرات بزرگ یا کوچک باشند، اما باید نیازهای مشتری را برطرف کنند.
- تغییر: تغییر به اصلاح یا بهبودی اشاره دارد که می‌خواهید در ویژگی محصول موجود ایجاد کنید. مشتری ممکن است پس از دریافت موارد قابل تحویل قبلی، این موارد را درخواست کند.
- نقص: نقص به مشکلی در ویژگی‌ای که قبلاً ارائه کرده‌اید و معیارهای پذیرش خاصی دارد، اشاره می‌کند. اگر هیچ معیاری وجود نداشته باشد که مشتری برای رفع نقص تعیین کند، این یک تغییر است.
- بدهی فنی: بدهی فنی، نقص ناچیزی است که شما آن را می‌پذیرید تا طبق برنامه‌ریزی، محصول را آزاد کنید. از آنجایی که این یک مورد با اولویت پایین است، تیم‌ها می‌توانند تا زمان مناسب‌تری برای رفع آن صبر کنند.
- اسپایک فنی: اسپایک فنی یک ویژگی است که قبل از اینکه بتوانید زمان یا تلاش را تخمین بزنید نیاز به بررسی بیشتر دارد. اسپایک فنی به قصد انجام تحقیقات اشاره دارد.
۲- مشخصات
هنگام ایجاد یک مورد، مطمئن شوید که به اندازه کافی خاص است که توسط اعضای مربوطه تیم شما قابل اجرا باشد. تمام جنبه‌های مورد را برای جلوگیری از سردرگمی فهرست کنید. هر چه دقیق‌تر باشید، تحویل نهایی می‌تواند به آنچه مشتری تصور می‌کرد نزدیک‌تر باشد. به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت در حال طراحی یک برنامه تقویم است و در بک لاگ آن، یک مورد ویژگی در مورد هر رویداد وجود دارد که کاربران را ترغیب می‌کند تا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارند. این ویژگی می‌تواند شامل زمانی باشد که می‌خواهید اعلان ظاهر شود، اینکه چه گزینه‌هایی برای اشتراک‌گذاری می‌خواهید ارائه دهید و منابع بصری برای طرح.
۳- ارزش
هر یک از موارد بک لاگ شما برای مشتری ارزش دارد. شناسایی این ارزش می‌تواند به شما در تعیین اولویت آن کمک کند. فقط موارد بک لاگ با ارزش می‌توانند به شما کمک کنند روی بهبود محصول خود متمرکز بمانید و حواس‌پرتی را از فرآیند حذف کنید. تعیین ارزش هر آیتم همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا موارد را خاص‌تر کنید. به عنوان مثال، اگر برنامه تقویم دارای رویدادهای قابل اشتراک‌گذاری باشد، لینک‌ها می‌توانند کاربران جدید را تشویق به دانلود برنامه کنند که برای مشتری ارزش دارد. یک مورد تغییر برای به‌روزرسانی تم رنگی لینک‌های قابل اشتراک‌گذاری ارزش افزوده ندارد و از اولویت پایینی برخوردار است.
۴- برآورد
هنگامی که یک مورد را ایجاد می‌کنید، ارزیابی نمایید که تیم شما چقدر زمان نیاز دارد تا آن را تکمیل کند. برآوردها هنگام بحث در مورد اولویت، تعیین بار کاری و انتقال انتظارات به مشتری مهم هستند. همچنین می‌توانند بر میزان پرداختی شما برای کل پروژه تأثیر بگذارند. اگر نمی‌توانید تخمینی را برای مورد بدون تحقیق تعیین کنید، می‌توانید یک اسپایک فنی ایجاد نمایید، که یک مورد با اولویت پایین است که نشان می‌دهد تیم شما باید بررسی کند این مورد چقدر طول می‌کشد و به چه تعداد منابع ممکن است نیاز داشته باشد.
۵- اولویت
برای هر مورد، اولویتی تعیین کنید تا تیم شما بداند ابتدا باید روی چه چیزی کار کند. این‌ها سطوح اصلی اولویت هستند:
- موارد با اولویت بالا: این موارد ارزش قابل توجهی به محصول اضافه می‌کنند و ممکن است به زمان حساس باشند.
- موارد با اولویت متوسط: این موارد ممکن است برای افزودن ارزش اضافی نیاز به اصلاح بک لاگ یا جزئیات داشته باشند.
- موارد با اولویت پایین: این موارد ارتباط قوی با ارزش محصول ندارند و تیم شما می‌تواند در زمان مناسب آن‌ها را مدیریت کند.
می‌توانید موارد با اولویت بالاتر را به اسپرینت بعدی اضافه کنید، که چرخه‌ای از بهره‌وری می‌باشد که به طور منظم برنامه‌ریزی شده است. افزودن موارد به اسپرینت آینده تضمین می‌کند که تیم با فوریت روی آن‌ها کار می‌کند و ممکن است به زودی موارد قابل تحویل در دسترس باشند.
بهترین شیوه‌ها برای اصلاح بک لاگ
در اینجا چند راه برای اطمینان از موثر بودن اصلاح بک لاگ آورده‌ایم:
موارد را DEEP کنید
داشتن موارد DEEP به این معنی است که هر مورد به طور مناسب دارای جزئیات (Detailed)، تخمین‌زده‌شده (Estimated)، براینده (Emergent) و اولویت‌بندی‌شده (Prioritized) است:
- دارای جزئیات مناسب: اطمینان حاصل کنید که موارد شما جزئیات کافی دارند تا اعضای تیم بفهمند که چگونه تکلیف خود را تکمیل کنند.
- تخمین‌زده‌شده: هر بار که یک مورد جدید ایجاد می‌کنید، زمان و منابع مورد نیاز آن را تخمین بزنید.
- براینده: اطلاعات یا اضافات جدید، مورد را مرتبط کرده‌اند.
- اولویت‌بندی‌شده: هر مورد دارای اولویتی است که اهمیت آن را برای پروژه و مشتری تعیین می‌کند.
وابستگی‌ها را شناسایی کنید
وابستگی‌ها، اطلاعات یا فعالیت‌هایی هستند که تیم شما قبل از اینکه بتواند وظایف خاصی را انجام دهد به آن‌ها نیاز دارد. به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای تیم تا زمانی که از مشتری سوالی نپرسد نتواند وظیفه خود را کامل کند، مورد او وابستگی دارد. شناسایی وابستگی‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا قبل از اینکه مانع از انجام به موقع وظایف تیم شوند، منابع مورد نیاز را برای آن‌ها فراهم کنید.
در اینجا انواع وابستگی را آورده‌ایم:
- الزامات: این وابستگی زمانی اتفاق می‌افتد که الزامات مورد، قبل از اینکه تیم شروع به کار روی آن کند، نیاز به توضیح بیشتری داشته باشند.
- تخصص: وابستگی به تخصص زمانی است که تیم از شخصی که در زمینه خاصی تخصص دارد، سوالی داشته باشد. تا زمانی که متخصص جواب ندهد، تیم نمی‌تواند جلو برود.
- فعالیت: وقتی تیم شما نمی‌تواند یک مورد را تکمیل کند تا زمانی که شخص دیگری یک مورد خارجی را تکمیل نماید، این یک وابستگی به فعالیت است.
- فرآیند کسب و کار: این وابستگی زمانی اتفاق می‌افتد که یک فرآیند کسب‌وکار، مانند بررسی‌های انطباق یا تأییدیه‌ها، مانع از پیشروی تیم شما در یک مورد می‌شود.
- فنی: وقتی تیم شما نیاز به تغییر فنی در محصول دارد که در حیطه اختیارات آن‌ها نیست، این یک وابستگی فنی است.
۳- مشتریان را در نظر داشته باشید
هنگام کار بر روی یک پروژه، بر ارزش آن برای مشتری تمرکز کنید. این پروژه خدمات یا محصولی را ارائه می‌دهد که می‌تواند به نفع مشتریان باشد. به خاطر سپردن این اصل می‌تواند برای هر موردی که بررسی می‌کنید، ارزش مشخصی را اندازه‌گیری کند و به شما کمک کند تا ویژگی‌هایی را اضافه نمایید که بر روی مشتری متمرکز است و اولویت را بر اساس منافع مشتری تعیین کنید.
جمع‌بندی
اصلاح بک لاگ زمانی است که مالک محصول و برخی یا همه سایر اعضای تیم، موارد موجود در بک لاگ را بررسی می‌کنند تا اطمینان حاصل نمایند که بک لاگ حاوی موارد مناسب بوده، اولویت‌بندی شده است و موارد موجود در بالای لیست بک لاگ آماده تحویل هستند.
