بررسی برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در مدیریت پروژه

برآورد از پایین به بالا (Bottom-Up Estimating) تکنیکی است که شامل تخمین‌هایی در سطح جزئی برای بخش‌هایی از پروژه می‌شود. سپس این‌ها به ایجاد یک برآورد کلی برای کل پروژه کمک می‌کنند. اغلب از آن به عنوان یکی از دقیق‌ترین روش‌های برآورد یاد می‌شود. برآورد هزینه، مدت یا منابع مورد نیاز یک پروژه معمولاً با یک مرتبه بزرگی تقریبی در ابتدا شروع می‌شود. بعداً در پروژه، تخمین‌های دقیق‌تری به دنبال آن می‌آیند.

در این مقاله به معرفی مفهوم، تفاوت‌ها و وابستگی‌های متقابل برآورد از پایین به بالا با سایر تکنیک‌های برآورد و ارائه نمونه‌ای از برآورد از پایین به بالا در پروژه‌ها می‌پردازیم.

برآورد از پایین به بالا چیست؟

برآورد از پایین به بالا تکنیکی در مدیریت پروژه برای تخمین هزینه‌ها یا مدت پروژه‌ها و بخش‌های یک پروژه است. اصطلاح برآورد از پایین به بالا اشاره‌ای به مفهوم زیربنایی دارد: هزینه‌ها، مدت زمان یا منابع مورد نیاز در سطح بسیار ریز تخمین زده می‌شود. این بدان معناست که تخمین برای بسته‌های کاری انجام می‌گردد (البته برخی ممکن است فعالیت‌ها را پیشنهاد کنند) که پایین‌ترین و جزئی‌ترین سطح ساختار شکست کار (WBS) هستند.

در حالی که برآورد در سطح فعالیت‌ها یا بسته‌های کاری انجام می‌شود، برآورد کل پروژه مجموع همه برآوردهای جزئی است.

تفاوت بین برآورد از پایین به بالا، از بالا به پایین و تخمین پارامتریک چیست؟

تخمین مشابه (از بالا به پایین) و پارامتریک و همچنین قضاوت متخصص را می‌توان در هر سطحی از برآورد جزئی اعمال کرد. در مقابل، تکنیک برآورد از پایین به بالا معمولاً به این معنی است که به کوچک‌ترین نوع جزء در یک پروژه (به عنوان مثال بسته‌های کاری و فعالیت‌ها) مربوط می‌شود.

با این حال، تیم‌ها همچنین می‌توانند از این تکنیک‌ها در هنگام انجام برآورد از پایین به بالا استفاده کنند. به عنوان مثال، مدت یک فعالیت را می‌توان از طریق تخمین مشابه با استفاده از مدت زمان فعالیت‌های تاریخی مشابه تعیین کرد. نیاز به منابع را می‌توان از طریق تخمین پارامتریک، بر اساس پارامترهای مشاهده‌شده مانند مصالح ساختمانی در هر فوت مربع یا خطوط کد مربوط به هر توسعه‌دهنده و ساعت تعیین کرد. قضاوت متخصص نیز در موارد معقول می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.

چگونه برآورد از پایین به بالا انجام دهیم؟

دستورالعمل زیر به تخمین‌ها برای جزئی‌ترین سطح یک پروژه (به عنوان مثال بسته کاری یا فعالیت) مربوط می‌شود. نتایج این تخمین‌های جزئی برای محاسبه برآورد کل پروژه جمع‌آوری می‌شوند.

سه نوع برآورد از پایین به بالا وجود دارد:

• برآورد منابع مورد نیاز
• برآورد زمان مورد نیاز (مدت زمان)
• برآورد هزینه‌ها

برخی از وابستگی‌های متقابل بین این تخمین‌ها وجود دارد: مدت زمان یک فعالیت معمولاً به منابع اختصاص داده‌شده به فعالیت بستگی دارد. سپس تخمین هزینه‌ها با ضرب واحدهای منبع در زمان و قیمت هر واحد محاسبه می‌گردد.

چرا باید از برآورد از پایین به بالا استفاده کنیم؟

برآورد از پایین به بالا به چهار دلیل اساسی روشی محبوب برای برآورد پروژه‌ها است.

۱- دقت

تعیین محدوده پروژه اغلب دشوارترین بخش پروژه است. تعیین دقیق نوع هزینه‌ها، جدول زمانی، پرسنل و سایر عوامل برای انجام پروژه دشوار است.

برآورد از پایین به بالا تصویر واضح‌تری از اجزای پروژه ارائه داده و به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا مالکیت بخش‌ها را در دست بگیرند و اطمینان حاصل شود که همه عوامل را در پروژه خود در نظر گرفته‌اند. و احتمال اینکه در نهایت به یک تخمین دقیق برسید بیشتر است.

برآورد از پایین به بالا به مدیر کمک می‌کند تا بسته کاری را به طور جامع‌تری درک کند و موانع احتمالی در مسیر را پیش بینی نماید. این را با رویکردی از بالا به پایین مقایسه کنید که در آن مدیریت ممکن است عناصر کلیدی پروژه را که در پروژه‌های قبلی وجود نداشته‌اند، در نظر نگیرد یا با موانعی روبرو شود که مدیران قبلی مجبور به مقابله با آن‌ها نبودند.

۲- کاهش خطا

اگر مدیر در برآوردها اشتباه کند، برآورد از پایین به بالا گزینه‌های کاهش خطا را در اختیار او قرار می‌دهد. او می‌تواند تجزیه و تحلیل هزینه-فایده انجام داده و راه‌حل‌های جایگزینی ارائه دهد که به او انعطاف بیشتری برای رسیدگی به خطاها در طول عمر پروژه می‌دهد.

همچنین تعادل بیشتری در اجزای پروژه وجود دارد. به عبارت دیگر، دست کم گرفتن یک جزء را می‌توان با تنظیمات دیگری جبران کرد. در نهایت، این بدان معناست که خطاها به طور قابل توجهی بر تحویل تأثیر نمی‌گذارند و تأثیر آن بر بودجه را کاهش می‌دهد.

۳- تطبیق‌پذیری

تجزیه و تحلیل از پایین به بالا به مدیران این امکان را می‌دهد که تطبیق‌پذیری بیشتری داشته باشند و استراتژی هایی مانند خرابی پروژه یا توانمندسازی اعضای تیم برای به عهده گرفتن کنترل در صورت لزوم را اجرا کنند.

برآورد از پایین به بالا را می‌توان با سایر رویکردهای برآورد، مانند برآورد سه نقطه‌ای ادغام کرد تا اثربخشی مدیر را بیشتر کند. این تکنیک بیشتر از یک ساختار فرماندهی سلسله مراتبی برابری‌طلبانه است و آن را به یک استراتژی کارآمد برای تیم‌هایی تبدیل می‌کند که به خوبی با هم کار می‌کنند.

۴- کاهش ریسک کلی

با تجزیه و تحلیل کامل از پایین به بالا، مدیر ریسک کلی را برای هر یک از مراحل پروژه کاهش می‌دهد. مدیر چالش‌ها را از پایه پیش‌بینی کرده و از تخصص اعضای تیم استفاده می‌کند و آن‌ها را قادر می‌سازد به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشند تا در صورت نیاز، میانه‌سریری پروژه را تنظیم کنند.

قدرت و کنترل به جای یک نفر، در کل تیم پراکنده می‌شود که منجر به پاسخگویی بیشتر، کارایی بیشتر، و در نتیجه افزایش ارزش برای مشتری می‌گردد.

چگونه از برآورد از پایین به بالا استفاده کنیم؟

برآورد از پایین به بالا ترسناک به نظر می‌رسد و به تکالیف زیادی از سوی مدیر نیاز دارد – اما این فرآیند نسبتاً ساده‌ای است که توسط مراحل زیر تعریف می‌شود.

۱- تمام وظایف پروژه را فهرست کنید

ابتدا، تک تک وظایف مربوط به پروژه را مشخص کنید. هیچ کاری خیلی کوچک نیست – هیچ چیز را کنار نگذارید. یک ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کرده و وظایف را به تک تک اعضای تیم محول کنید که مسئولیت آن کار را بر عهده می‌گیرند. تکالیف را به جزئی‌ترین سطح تقسیم نمایید تا بتوانید زمان و هزینه‌ای که برای اجرای هر کدام نیاز است را تعیین کنید.

جمع‌بندی

برآورد از پایین به بالا می‌تواند روشی بسیار دقیق برای تعیین برآورد قطعی یک پروژه باشد. این روش نیاز به مقدار معینی از منابع و یک ساختار شکست کار مستقر دارد. قبل از اینکه بتوانید از این تکنیک استفاده کنید، پروژه باید به سطح بسته کاری و فعالیت‌ها تقسیم شده باشد.

جدای از تخمین منابع، زمان و هزینه‌ها برای کار برنامه‌ریزی‌شده یک پروژه، از این تکنیک می‌توان برای ارزیابی درخواست‌های تغییر نیز استفاده کرد، به عنوان مثال در جریان تحلیل هزینه و فایده چنین تغییراتی.