تعریف هزینه عملیاتی (OpEx) و هزینه سرمایه‌ای (CapEx)

وقتی صحبت از خرید تجهیزات، قابلیت‌ها و نرم‌افزارهای جدید می‌شود، متخصصان فناوری اطلاعات عموما دو گزینه پیش رو دارند: به دست آوردن قابلیت‌ها و تجهیزات جدید به عنوان هزینه سرمایه‌ای (CapEx) و به دست آوردن آن‌ها به عنوان هزینه عملیاتی (OpEx). از آنجا که بسیاری از شرکت‌ها از مالکیت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سنتی به مدل‌های خدمات استفاده می‌کنند، بخش فناوری اطلاعات و امور مالی باید بهترین نحوه طبقه‌بندی هزینه‌های مربوطه را با یکدیگر هماهنگ کنند.

به گفته گارتنر، پس از کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات در سال ۲۰۲۰، هزینه‌ها به میزان قابل‌توجهی در سال ۲۰۲۱ افزایش یافته است. کارشناسان پیش‌بینی می‌کنند که هزینه‌های فناوری اطلاعات در سراسر جهان ۶/۲ درصد افزایش می‌یابد و به کل ۳/۹ تریلیون دلار می‌رسد. به عبارت دیگر، هزینه‌های فناوری اطلاعات کسب‌وکارها بسیار زیاد است و نحوه نگرش شرکت‌ها در مورد آن ممکن است مستلزم توجه جدیدی باشد. به همین خاطر در ادامه مبحث نگاهی دقیقی به این مهم خواهیم داشت.

هزینه‌های سرمایه‌ای (CapEx) چیست؟

هزینه‌های سرمایه‌ای (CapEx) به پولی گفته می‌شود که یک شرکت برای دارایی‌های ثابت هزینه می‌کند، مانند خرید، نگهداری و به‌سازی ساختمان‌ها، وسایل نقلیه، تجهیزات یا زمین. شما همچنین ممکن است این مورد را با نام PP&E، مخفف کلمه اموال، زمین و تجهیزات، بشنوید. خریدهای یکبار مصرف این کالاها یا خدمات عمده فیزیکی برای بیش از یک سال به نفع سازمان است. در دنیای فناوری اطلاعات، نمونه‌هایی از این موارد مهم عبارت‌اند از:

• سیستم‌های قدرت IBM
• سرورهای ویندوز مبتنی بر اینتل
• سایر اقلام گران‌قیمت
• انواع اقلام پشتیبانی مانند Universal Power Systems (UPS)، چاپگرهای خطی، تهویه مطبوع، اسکنرها و ژنراتورها
• هزینه‌های اضافی خرید

هزینه‌های CapEx از نظر حسابداری دارای مزایا و معایبی هستند. اگر عمر مفید دارایی بیش از یک سال طول بکشد که امری معمولی است، هزینه با استفاده از استهلاک، بین ۵ تا ۱۰ سال پس از تاریخ خرید هزینه می‌شود.

به طور خاص، املاک و مستغلات را می‌توان برای بیش از ۲۰ سال استهلاک در نظر گرفت؛ چیزی که دهه‌ها به پیشرفت املاک تجاری دامن زده است. تیم‌های مالی و دفتردار این استهلاک‌های مالیاتی CapEx را تحسین می‌کنند. از سوی دیگر، هرچه پول بیشتری برای CapEx هزینه کنید، به معنای جریان نقدی رایگان کمتر برای بقیه کسب‌وکارها است که می‌تواند مانع عملیات کوتاه‌مدت شود.

هزینه‌های عملیاتی (OpEx) چیست؟

هزینه‌های عملیاتی (OpEx) وجوهی هستند که از کسب‌وکارها را به صورت روزانه شما پشتیبانی می‌کنند. اقلام OpEx عموما در سال خریداری شده و مصرف می‌شوند. نمونه‌های این نوع هزینه عبارت‌اند از:

• مواد مصرفی مانند کارتریج چاپگر، کاغذ، برق و سایر لوازم
• موارد قرارداد مانند قرارداد خدمات یا نگهداری سالانه، میزبانی وب‌سایت و ثبت دامنه وب

خریدهای OpEx اقلام پرداختی را پوشش می‌دهد که در صورت سود و زیان سازمان نشان داده می‌شود و در صورت وقوع از درآمد کسر می‌شود. هنگامی که کالاها یا خدمات مادی به عنوان یک مورد OpEx خریداری می‌شود، گردش کار به شرح زیر است:

• هزینه‌ها به بودجه هزینه‌های عملیاتی اختصاص می‌یابد.
• هزینه در صورت سود و زیان شما پیگیری می‌شود.
• هزینه‌های ماهانه تجهیزات ردیابی و در صورت وقوع (به جای استهلاک طی چندین سال) از سود خالص کسر می‌شود.

مدیریت اغلب موظف است هزینه‌های OpEx را بدون کاهش توانایی شرکت در رقابت یا تولید کاهش دهد. برخلاف استهلاک CapEx ،OpEx در سالی که ساخته شده است به طور کامل از مالیات کسر می‌شود.

تعیین CapEx و OpEx

اگرچه تعاریف کاملا واضح به نظر می‌رسند، اما مباحث نامفهوم زیادی وجود دارد. بسیاری از کالاهای مهم فناوری اطلاعات – مانند سرورها، ژنراتورها یا سیستم‌های UPS – را می‌توان به عنوان یک سرمایه اصلی یا به عنوان یک هزینه عملیاتی خریداری کرد.

برای نمونه:

CapEx: شما می‌توانید پول نقد پرداخت کنید و کالا را به طور کامل در اختیار داشته باشید.

نتیجه درسخن

با در نظر گرفتن دردسرهای پیش‌بینی و تغییر، به یاد داشته باشید که مزیت در نظر گرفتن CapEx/OpEx برای هزینه‌های فناوری اطلاعات در مورد تغییر هزینه‌های پول به نفع نیازهای کلی کسب‌وکار است. صرف‌نظر از مدل هزینه‌ای که انتخاب می‌کنید، دید و کنترل زیرساخت‌های شما – چه در مدل CapEx در محل و چه در مدل OpEx در فضاهای ابری عمومی یا خصوصی – به شما این امکان را می‌دهد که تصمیماتی بگیرید و بر موفقیت کلی کسب‌وکار خود تأثیر مثبتی بگذارید.