هنگامی که پروژه آغاز می‌شود، کمتر چیزی به اندازه جزئیات وابسته به قراردادهای مربوطه، مهم هستند. به موقع اجرا شدن پروژه، در زمان مناسب و پیگیری نیازها، درخواست‌ها و وعده‌ها یک اولویت مهم در قراردادها است.
اگر اطلاعات در یک سیستم استاندارد و مدیریت شده وارد نشده باشد، قراردادهای کاغذی یا دیجیتالی می‌توانند در نتیجه تغییر وضعیت از دست بروند یا در وضعیتی قرار بگیرند که اولویت خود را از دست بدهند. زیرا از دست یک عضو در تیم به عضو دیگری منتقل می‌شوند. این مسئله یک دستورالعمل برای عملکرد ضعیف، سوالات بی‌پاسخ و شهرت بد برای عملکرد سازمان شما خواهد بود.
مدیریت قرارداد (Contract Management) چیست؟
مدیریت قرارداد یک فرایند نظارتی پیچیده است که پس از انعقاد قرارداد تا زمان اتمام کار، شامل اجرا، انتخاب فروشنده، شناسایی و کنترل موضوع، ردیابی و پردازش، دنبال می‌شود. فرایندهای مدیریت قرارداد در کنار تطبیق بودجه پروژه و توانایی‌ها با اهداف پروژه، هنگامی که به درستی اجرا شود، موفقیت ما را تضمین می‌کنند.
بهترین روش مدیریت قرارداد به طور یکپارچه از طریق سازمان جریان می‌یابد و با مدیریت و کنترل پروژه ادغام می‌شود، همیشه اعضای تیم را برای کسب نتایج بهتر، درگیر می‌کند و پیمانکاران را با دقت برای مدیریت عملکرد و رسیدن به زمان‌بندی پروژه کنترل می‌نماید.
اگرچه مدیریت قرارداد می‌تواند در هرکسب و کاری سودمند باشد، اما برای پروژه‌های صنعتی و ساختمانی بسیار حیاتی است. در واقع، قراردادها در این صنایع اطمینان از تحقق اهداف عملیاتی و مالی به همراه کاهش ریسک را تضمین می‌کنند. نظارت، کنترل کیفیت و توانایی مدیریت متخصصان متعدد در یک زمان، می‌تواند توسط یک برنامه مدیریت قرارداد که به طور خاص برای این نوع پروژه‌ها اجرا شده، انجام شود.
مراحل مدیریت قرارداد
مدیریت قرارداد صرفا ایجاد قراردادها و تأیید آنها نیست. این مسئله شامل یک سری از مراحل است که روند درست را برای نتیجه‌گیری موفقیت‌آمیز دنبال می‌کند. هر قدم از دست رفته می‌تواند باعث تاخیر و اشتباه در خط مبنای کار شود. در اینجا خلاصه‌ای از پنج حوزه مهم در این زمینه وجود دارد:
ایجاد:
سیستم مدیریت قرارداد باید توانایی ترکیب روش‌های استاندارد با جزئیات خاص اهداف سازمان را داشته باشد. گام‌های اول شامل شناسایی نوع قرارداد و تعیین این موضوع است که مسئولیت هر کار، بر عهده چه کسانی است. فرآیند برنامه‌ریزی باید منابع شرکت، اهداف، نقاط قوت و ضعف اعضای تیم را در نظر بگیرد، در حالی که یک نمای کلی از چالش‌ها و ریسک‌های بالقوه ایجاد می‌کند.
مذاکره:
قرارداد باید به گونه‌ای نوشته شود که نیازها و ارزش‌های سازمانی را منعکس کرده و به ایجاد اعتماد بین دو طرف کمک کند. پس از طراحی قرارداد اولیه، مرحله بعدی آشکارا “اصل مذاکره” است. موارد این قسمت را می‌توان به عنوان بخشی از روند مذاکره مورد بحث، تغییر یا حذف قرار داد در نظر داشت.
تأیید:
تأیید یا تصویب معمولا شامل چندین مرحله ورود به سیستم اصلی است. بسیاری از مدیران، بخش‌ها و حتی پیمانکاران، ممکن است مجبور باشند مشخصات را قبل از انجام معامله نهایی، امضا کنند.
نهایی کردن:
روند امضای قرارداد بین شرکت‌ها آخرین مرحله، قبل از اجرای پروژه است. به دست آوردن سریع امضا از احزاب و نهادهای متعدد، برای جلوگیری از به تعویق انداختن روند کار، بسیار مهم است.
مدیریت:
پس از شروع پروژه، تغییرات هنوز هم می‌توانند رخ دهند. اصلاحات باید به دقت مدیریت شده و به اشخاص مربوطه منتقل شود. مهلت‌های قانونی، حسابرسی، درآمد و هزینه‌ها باید پیگیری، تکمیل و با بقیه اعضای تیم، به اشتراک گذاشته شود.
یک برنامه استاندارد که برای نیازهای خاص سازمان قابل تنظیم است، به یک قرارداد روان کمک می‌کند. وقتی این پنج حوزه با دقت مدیریت شود، احتمال یک رابطه موفق و یک معامله بسته شده به طور تصاعدی، افزایش می‌یابد.
چرا مدیریت قرارداد مهم است؟
یک قرارداد پارامترهایی را برای جنبه‌های اصلی یک پروژه از جمله استراتژی و روابط کسب و کار فراهم می‌کند. رقابت در بازار جهانی امروز به این معنی است که اعضای تیم می‌توانند در سراسر جهان مستقر شوند و چالش‌های مربوط به منطقه زمانی، نیازهای فرهنگی و درک آنها را اضافه کنند.
قراردادها شامل شرایط پرداخت، مذاکرات، گردش کار، انتظارات خدمات و تعهدات انطباق هستند. مدیریت قرارداد با اطمینان از انطباق در صورت لزوم و همچنین نظارت و پیگیری برای اثبات آن، به کاهش ریسک کمک می‌کند. همین طور با مقایسه قیمت‌ها و کاهش هزینه‌ها، خط اصلی پروژه را سرعت می‌بخشد. مشاهده زمان واقعی همه جنبه‌های قرارداد با گذشت زمان، مدیریت را قادر می‌سازد تا قبل از اینکه خیلی دیر شود، تصمیمات مبتنی بر داده و اصلاحات لازم را اتخاذ کند.
وقتی قراردادی شروع می‌شود، باید اهداف، جدول زمانی، بودجه، منابع، ریسک‌ها، مقررات و مشخصات را منعکس کند. هر مرحله از فرآیند برای ادامه مرحله بعدی نیاز به عناصر، هدف و مدیریت خاصی دارد.
برای تکمیل قرارداد و اجرای پروژه باید تکنسین‌ها، مهندسان و سایر متخصصان ماهر با دقت انتخاب شوند. فناوری یک رشته فعال را برای کار ما فراهم می‌کند که تمام جنبه‌های پروژه را به هم متصل کرده، به شما کمک می‌کند تا حین بازنگری، حفره‌های موجود در کار را پر کنید و از برقراری ارتباط با اعضای تیم، در زمان مناسب اطمینان حاصل نمائید.
بسیاری از شرکت‌های ساختمانی با تجدید نظر در برخی مفاد قرارداد متوجه می‌شوند که چگونه فرآیندهای کسب و کارشان مانند بهره‌وری، عملکرد، نیروی کار و موجودی کالا بر رشد و سودآوری تأثیر می‌گذارند. ارتباطات، ردیابی، مدیریت بازنگری‌ها و انواع کارهای دیگر می‌تواند به فرایند پیچیده تسهیل بخشد. برای این مهم، مدیریت قرارداد مناسب و کارایی عملیاتی دست به دست هم می‌دهند.
نتیجه سخن
برنامه‌ریزی مناسب برای مدیریت قرارداد تنها بخشی از یک روش نظارت برنامه‌ریزی شده است. داده‌های پروژه در زمان واقعی به طور مداوم در سیستم چرخه عمر پروژه به روز می‌شوند و باید همگام با بودجه و برنامه استفاده شوند. این مسئله باید چشم‌انداز شما را گسترش دهد. به شما کمک کند تغییرات را به صورت پیشگیرانه مدیریت کنید، تصمیمات بهتری بگیرید و همترازی استراتژیک را امکان‌پذیر نمائید.
