نظریه دو عاملی هرزبرگ چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟

یک راه اثبات‌شده برای حفظ انگیزه و خوشحالی تیم پروژه چیست؟ یکی از محبوب‌ترین رویکردها، نظریه دو عاملی هرزبرگ (Herzberg’s Two-Factor Theory) است. این مفهوم دو عامل ایجاد انگیزه در کارکنان را مطرح می‌کند: رضایت شغلی و نارضایتی شغلی.

در حالی که این‌ها ممکن است متضاد به نظر برسند، اما در یک چرخه با هم کار می‌کنند. به عنوان مثال، زمانی که یک کارمند از شغل خود ناراضی است، ممکن است عملکرد پایینی از خود نشان دهد یا به فکر ترک شرکت باشد.

از سوی دیگر، کارکنان راضی از کار خود احساس رضایت می‌کنند، عملکرد بهتری دارند و برای مدت طولانی‌تری با شرکت می‌مانند.

در این مقاله توضیح خواهیم داد که نظریه دو عاملی چیست و چگونه می‌توانید از آن برای موفقیت در مدیریت پروژه استفاده کنید.

نظریه دو عاملی هرزبرگ چیست؟

نظریه دو عاملی مفهومی است که عواملی را بیان می‌کند که بر میزان رضایت و انگیزه فرد تأثیر می‌گذارد. این دو عامل عبارتند از:

• رضایت شغلی (عاطفی/بهداشتی)
• نارضایتی شغلی (انگیزه‌ای)

هنگامی که فردریک ایروینگ هرزبرگ روانشناس آمریکایی در سال ۱۹۶۸ این نظریه را ارائه کرد، به سرعت به پرتقاضاترین مقاله در هاروارد بیزینس ریویو تبدیل شد. هرزبرگ معتقد بود که این دو عامل به طرق مختلف بر عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارند.

هم عوامل مؤثر و هم عوامل انگیزشی بر افراد تأثیر متفاوتی دارند. حتی زمانی که فرد از نقش خود راضی است، ممکن است انگیزه کافی برای کار در جهت اهدافش نداشته باشد.

بیایید ببینیم که چگونه مدیران پروژه می‌توانند این نظریه را برای اطمینان از روحیه کارکنان و بهبود بهره‌وری به کار گیرند.

مثالی از نظریه دو عاملی

آیا تا به حال با موقعیتی مواجه شده‌اید که اعضای تیم پروژه وظایف خود را به طور کامل انجام نمی‌دهند؟ آیا آن‌ها دنبال کردن گردش کار پروژه را متوقف کرده‌اند یا از برنامه عقب مانده‌اند؟

با توجه به نظریه دو عاملی هرزبرگ، با در نظر گرفتن انگیزه اعضای تیم می‌توان این مشکل را برطرف کرد. به زبان ساده، افراد زمانی که احساس کنند چیزی کم است (نارضایتی) یا زمانی که نسبت به خود احساس خوبی دارند (قدردانی)، احساسات خود را بروز می‌دهند.

اگر می‌خواهید آن‌ها از بروز احساسات منفی دست بردارند، ممکن است زمان آن فرا رسیده باشد که ببینیم شرکت چقدر نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند.

عوامل بهداشتی

عوامل بهداشتی عناصری از یک شغل هستند که نیازهای اساسی را برآورده می‌کنند: امنیت، حقوق، انصاف و شرایط کار. هنگامی که این نیازها برآورده می‌شوند، کارکنان از نقش خود احساس راحتی و رضایت می‌کنند. در اینجا چند نمونه از فاکتورهای بهداشتی آورده شده است:

حقوق و مزایا: نیازهای اولیه یک کارمند، مانند حقوق و بیمه چقدر برآورده می‌شود

امنیت شغلی: میزان کنترلی که کارفرما بر حفظ موقعیت شغلی دارد

محیط کار: میزان استرس و سفر مورد نیاز و همچنین محیط اداری (دما، تمیزی، بهداشت اولیه)

سیاست‌های شغلی: چگونه فعالیت‌های روزانه کارمند کنترل می‌شود

شیوه‌های نظارتی: کارمندان چقدر خوب مدیریت می‌شوند

سیاست‌ها و اداره شرکت: نحوه تنظیم سیاست‌ها در سازمان

شهرت شرکت: شهرت یک سازمان در خارج از خود شرکت، مثلا نزد تامین‌کنندگان و شرکای کسب و کار

محرک‌های هرزبرگ

عوامل انگیزشی، عناصر کلیدی شغلی هستند که افراد را به ماندن و رشد در یک نقش ترغیب می‌کنند. وقتی این نیازها برآورده نشود، تیم پروژه ممکن است از شغل خود ناراضی گردد و به دنبال نقش‌های چالش‌برانگیزتری بگردند که به آن‌ها امکان رشد حرفه‌ای، یادگیری مهارت‌های جدید یا مدیریت مسئولیت‌های بزرگ‌تر را بدهد.

در اینجا چند نمونه از محرک‌ها طبق نظریه دو عاملی هرزبرگ آورده شده‌اند:

دستاورد: احساس موفقیت در پایان یک پروژه یا کار

قدردانی از دستاوردها: قدردانی از کارمندان برای کار یا مشارکت آن‌ها در سازمان که فراتر از وظایف شغلی آن‌هاست، خواه از طریق ترفیع شغلی یا مأموریت مهم باشد.

پیشرفت: فرصتی برای ترفیع در سازمان

خلاقیت: توانایی تفکر خارج از چارچوب برای حل مشکلات یا ارائه ایده‌های جدید

تنوع: تغییر در تکالیف کاری، پروژه‌ها یا وظایف

استقلال: توانایی تصمیم‌گیری مستقل

کار جالب: وظایف محرک هستند و آن‌ها را علاقه‌مند نگه می‌دارند

مسئولیت: فرصتی برای به عهده گرفتن نقش‌های بزرگ‌تر در پروژه، وظایف بیشتر و سطوح بالاتر محرمانگی

موفقیت: توانایی انجام یک کار معین در مهلت تعیین‌شده

توسعه فردی: فرصتی برای ارتقاء مهارت با یادگیری مهارت‌های جدید، بهبود مهارت‌های موجود و کسب گواهینامه‌ها

روابط بین فردی: توانایی تعامل مثبت با سایر کارکنان یا مشتریان و ایجاد روابط بلندمدت

وضعیت: دیده شدن به عنوان یک رهبر در سازمان، دادن دستورات و اجرای آن دستورات

چرا نظریه دو عاملی هرزبرگ در مدیریت پروژه مهم است؟

مدیران پروژه با آموزش ضعیف منجر به شکست پروژه در بیش از ۳۰ درصد موارد می‌شوند. زمانی که سازمان برای تکمیل پروژه‌ها به موقع و در حد بودجه رقابت می‌کند، داشتن یک تیم حمایت‌کننده و با انگیزه کامل می‌تواند یک موهبت بزرگ باشد.

طبق گزارش اخیر Salesforce، بیش از ۸۶ درصد از مدیران، کار گروهی ناکارآمد را دلیل اصلی شکست پروژه ذکر کردند.

ایجاد انگیزه در کارکنان یک جنبه کلیدی مدیریت پروژه است. در مدیریت پروژه، کار تیمی روان به دستیابی به سه هدف حیاتی کمک می‌کند:

• تکمیل به موقع پروژه‌ها
• راضی نگه داشتن اعضای تیم از نقش خود و انگیزه برای عملکرد بهتر
• تیم‌های با انگیزه باعث ایجاد یک محیط کاری سالم می‌شوند

نظریه دو عاملی هرزبرگ بینشی در مورد عناصر کلیدی که کارکنان را تشویق می‌کند، ارائه می‌دهد. می‌توان از آن برای درک انگیزه‌های تک تک کارکنان استفاده کرد که به نوبه خود می‌تواند برای ایجاد یک برنامه انگیزشی کل‌نگر کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.

با افزایش سطح انگیزه در تیم‌های کوچک‌تر، می‌توان یک محیط کاری دلگرم‌کننده و مثبت ایجاد کرد و در نتیجه احتمال موفقیت پروژه را افزایش داد.

مزایای کلیدی استفاده از نظریه دو عاملی هرزبرگ در مدیریت پروژه عبارتند از:

• دلایل رضایت یا نارضایتی اعضای تیم از پروژه یا نقششان را مشخص می‌کند
• عوامل محرک و بهداشتی که قبلاً در شرکت مستقر شده‌اند را آشکار می‌کند که باید ادامه یابد
• به تعیین عوامل محرک و بهداشتی که کارکنان از شرکت می‌خواهند، کمک می‌کند
• با ایجاد انگیزه در کارکنان برای دستیابی به اهداف پروژه، از توانمندسازی کارکنان حمایت می‌کند
• با شناسایی عوامل ریسک پروژه و شرکت که نیاز به بهبود فوری دارند، اختلالات پروژه را به حداقل می‌رساند

مزایای نظریه دو عاملی هرزبرگ در مدیریت پروژه

اجرای نظریه دو عاملی هرزبرگ می‌تواند موفقیت پروژه را به همراه داشته باشد. تحقیقات گالوپ نشان می‌دهد که شرکت‌هایی با تیم‌های بسیار درگیر، ۲۱ درصد سود بیشتری دارند. این امر تأیید می‌کند که انگیزه کارکنان نه فقط یک عبارت مهم، بلکه یک مفهوم محکم است که نتایج واقعی کسب و کار را هدایت می‌کند.

بیایید مزایای بالقوه‌ای را که می‌توان با محور قرار دادن انگیزه تیم در استراتژی مدیریت پروژه سازمان به دست آورد را مرور کنیم:

بینش عمیقی ارائه می‌دهد: نظریه هرزبرگ نگاه عمیق‌تری به طرز فکر کارکنان نسبت به شغلشان می‌دهد. این نظریه به درون نگان می‌کند تا عوامل داخلی که کارمندان را هدایت می‌نمایند، شناسایی کند.

عوامل مختلفی را شناسایی می‌کند: نظریه دو عاملی مجدداً تأیید می‌کند که عدم رضایت شغلی به دلیل عملکرد ضعیف کاری نیست، بلکه به دلیل عوامل دیگری مانند سیاست‌ها و رویه‌های شرکت است.

نقش مدیر را برجسته می‌کند: این تئوری توصیه می‌کند که مدیران در حین گذراندن چرخه عمر پروژه، از اعضای تیم خود حمایت کرده، آن‌ها را تشویق نمایند و برانگیزند.

اتحاد و تنوع را تشویق می‌کند: این مفهوم مدیران را تشویق می‌کند تا از کارگرانی که ممکن است دستیابی به رضایت شغلی برایشان دشوارتر باشد، آگاه شوند. این امر تضمین خواهد کرد که نگرانی‌های آن‌ها شنیده شده و در صورت لزوم تغییرات اعمال می‌گردند.

معیارهای مبتنی بر مسئولیت‌پذیری را پرورش می‌دهد: چارچوبی را برای اندازه‌گیری موفقیت در پروژه‌های شرکت، و همچنین رضایت شغلی و نمرات نارضایتی کارکنان ارائه می‌دهد.

نحوه استفاده از نظریه هرزبرگ در مدیریت پروژه

چگونه می‌توان نظریه دو عاملی را برای مدیریت تیم‌های پروژه به کار برد؟ حتی در شرایطی که عوامل خارجی مانند حقوق و مزایا انگیزه کارمندان را فراهم می‌کنند، سایر محرک‌ها مانند اعتبار و شهرت، کلیدی هستند. در اینجا یک راهنمای گام به گام برای استفاده از نظریه دو عاملی هرزبرگ در مدیریت پروژه آورده شده است:

محرک‌ها را شناسایی کنید

عواملی را که باعث خوشحالی یا نارضایتی کارکنان از کارشان می‌شود، شناسایی کنید. از یک پرسشنامه برای شناخت نیازها و خواسته‌های آ‌ن‌ها استفاده نمایید. دریابید که آیا محرک‌ها یا عوامل بهداشتی خاصی می‌توانند در شرکت شما بهبود یابند. اگر چنین است، مشخص کنید که برای بهبود این عوامل چه کاری می‌توان انجام داد.

نظرسنجی‌های ساده، نظرسنجی آنلاین کارکنان، یا بحث‌های فردی را انجام دهید تا بفهمید تیم‌ها چه می‌خواهند. چند سوال وجود دارند که می‌توانند کمک کنند:

• از انجام چه کاری بیشتر لذت می‌برید؟
• از انجام چه کاری لذت نمی‌برید؟
• چه چیزی را در شغل خود بیشتر دوست دارید؟
• اگر بتوانید،‌ چه چیزی را در مورد شغل خود تغییر خواهید داد؟

مرور و رها کنید

پس از بررسی عوامل رضایت، راه‌هایی برای حذف عوامل نارضایتی در کار خود بیابید. برای مثال، اگر مردم بازخورد بیشتری از مدیران می‌خواهند، یک چرخه بازبینی مکرر ایجاد کنید که شامل به‌روزرسانی‌های منظم پیشرفت پروژه از سوی مدیر باشد.

همه چیز را اندازه‌گیری کنید

همچنین می‌توان از روش کمی برای اندازه‌گیری رضایت تیم استفاده کرد، مانند:

• رتبه‌بندی درصد راضی (ناراضی در مقابل راضی)
• شاخص خالص ترویج کنندگان (کل مروجان منهای کل مخالفان)
• رتبه‌بندی رضایت مشتری (مشتریان داخلی و خارجی)

همه چیز را در یک راستا نگه دارید

پیشرفت پروژه را بازگو کنید و مشارکت تیم را در آن به نمایش بگذارید. اگر برخی از اعضای تیم فکر کنند که ایده‌ها و مشارکت‌هایشان به رسمیت شناخته نمی‌شود، با آن‌ها ملاقات کنید و به آن‌ها بگویید که نظراتشان ارزشمند است.

به وضوح دست یابید

عوامل خاصی را می‌توان با ارجاع به نظریه دو عاملی انگیزش هرزبرگ اندازه‌گیری کرد. به عنوان مثال، پول یک عامل بهداشتی برای کارکنان است: آن‌ها را از شغل خود راضی نگه می‌دارد، اما همیشه آن‌ها را به خلاقیت یا بهبود خود تشویق نمی‌کند.

با استفاده از نظریه دو عاملی، مدیران پروژه بهتر می‌توانند درک کنند که چه عواملی ممکن است کارمندان را برانگیزد. سعی کنید آنچه را که اکثریت تیم می‌خواهند در نظر بگیرید و آن را در دسترس قرار دهید.

انگیزه‌ها را با اهداف پروژه هماهنگ کنید

هنگامی که عواملی را که باعث ایجاد انگیزه در کارکنانتان می‌شود، درک کردید، یافتن راه‌هایی برای همسو کردن این انگیزه‌ها با اهداف پروژه مهم است.

به عنوان مثال، اگر مردم از کار خود راضی باشند، سازنده و راضی خواهند ماند. با این حال، اگر هیچ ارتباطی بین اهداف و مشارکت‌های یک فرد در پروژه وجود نداشته باشد، ممکن است آن‌ها بی‌انگیزه شوند و در نهایت بر بهره‌وری تیم تأثیر منفی بگذارند.

معایب نظریه دو عاملی هرزبرگ در مدیریت پروژه

نظریه دو عاملی هرزبرگ عاری از جنبه‌های منفی نیست. به این معایب نظریه دو عاملی توجه داشته باشید:

اختلاف نظرهای تیمی: اختلاف نظر بین مدیران و تیم‌ها ممکن است رخ دهد زیرا اندازه‌گیری موفقیت تنها بر اساس این عوامل انگیزشی دشوار است. به عنوان مثال، یکی از اعضای تیم می‌تواند از عملکرد خود راضی باشد، در حالی که مدیر ممکن است احساس کند که جایی برای بهبود وجود دارد.

قطع ارتباط بین عملکرد و محرک‌ها: در برخی موارد، یکی از اعضای تیم پروژه ممکن است حتی زمانی که عملکرد خوبی داشته باشد، نارضایتی شغلی را تجربه کند. اگر این اتفاق بیفتد، مدیر نباید اجازه دهد که این نگرانی‌ها شنیده نشود و بر اساس آن‌ها اقدامی صورت نگیرد.

رضایت و بهره‌وری یکسان نیستند: نظریه دو عاملی نشان می‌دهد که اگر کارگران راضی باشند، بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. با این حال، بهره‌وری را نتیجه عوامل متعددی خارج از انگیزه شخصی کارمند نمی‌داند.

افراد متفاوت هستند: مردم خواسته‌ها و نیازهای متفاوتی دارند. بسیاری از کارمندان ترجیح می‌دهند به جای پیگیری توسعه فردی، بر تکمیل وظایف تمرکز کنند. نظریه دو عاملی همچنین نمی‌تواند مسائل خاص دپارتمان را که ممکن است منجر به نارضایتی شغلی شود در نظر بگیرد و فقط برای پروژه‌های شرکت قابل استفاده است.

جمع‌بندی

نظریه دو عاملی هرزبرگ روشی موثر برای حفظ انگیزه و مشارکت تیم‌های پروژه در حین کار با یکدیگر بر روی اهداف پروژه است. در این مقاله به مزایا،‌ معایب و نحوه به کار گیری این نظریه در استراتژی مدیریت پروژه پرداختیم.