چرا مشکلات و فرصت‌ها برای پروژه‌ها یکسان نیستند؟

اکثر متخصصان در مدیریت پروژه می‌دانند که برای دستیابی به رویکرد موفقیت آمیز در یک پروژه، بیان مشکلات باید کاملاً مشخص باشد. مشکل این است که بسیاری از متخصصان هنگام تهیه پرونده‌های کسب و کار و منشور پروژه، مشکلات و فرصت‌ها را به جای یکدیگر در نظر می‌گیرند. درک تفاوت بین مشکلات و فرصت‌ها برای انتخاب رویکرد بهینه در هر پروژه بسیار اهمیت دارد. در ادامه تفاوت‌های اساسی وجود دارد که به شما کمک می‌کند که تعیین کنید آیا پروژه بعدی شما با هدف حل مشکل یا استفاده از یک فرصت انجام خواهد شد.

مشکل در مقابل فرصت

در رابطه با مدیریت پروژه، می‌توان مشکل را به عنوان موضوعی تعریف کرد که مانع دستیابی سازمان به اهداف کسب و‌ کار می‌شود. پروژه‌های با محوریت مشکل ابتدا باید علت مشکل را مشخص کنند و سپس چگونگی حل آن را تعیین کنند. از سوی دیگر، فرصت‌ها برنامه‌هایی هستند که در صورت اجرای مناسب به سازمان در دستیابی به اهداف کسب و کار کمک می‌کند.

رویکرد منفعلانه در برابر فعال

برنامه‌ها با محوریت مسئله در حال واکنش به موضوعی که قبلاً توسط سازمان یا واحد کسب و کار مشخص شده است، هستند. در اینجا تیم پروژه باید کارهایی را انجام دهد که علت این مسئله را کشف کند و از وقوع این مسئله در آینده نزدیک جلوگیری کند. تحلیلگران کسب و کار ممکن است از تکنیک‌های تحلیل علل ریشه‌ای (Root Cause Analysis) مانند نمودار استخوان ماهی (Fishbone Diagram) یا تکنیک پنج چرا (Five Whys) را اجرا کنند. برای آشنایی بیشتر با این تکنیک‌ها پیشنهاد می‌شود حتما مقاله “تحلیل علل ریشه‌ای (Root Cause Analysis) چیست؟” را مطالعه کنید.
برنامه‌های مبتنی بر فرصت، فعالانه به دنبال سرمایه گذاری در یک رویداد هستند که ممکن است در آینده بلند مدت برای سازمان ارزشمند باشد. وضعیت فرصت‌ها معمولاً برای بهبود دشوارتر هستند. در بیشتر موارد، فرصت‌ها فرض می‌شوند، در حالی که در وضعیت مشکل، معمولاً موضوع قبل از شروع پروژه تشخیص داده می‌شود.
برای کشف فرصت‌ها، ممکن است تحلیلگران کسب و کار از تکنیک‌هایی مانند داستان کاربر (User Stories)، بنچ مارکینگ (Bench Marking)، تحلیل بازار یا کارت امتیازی متوازن (Balance Scorecard) استفاده کنند تا منافع آینده سازمان را تعیین کند. این تکنیک‌ها می‌توانند برای شناسایی مشکلات نیز مورد استفاده قرار گیرند، اما اساسا در شناسایی فرصت کمک می‌کنند.

رویکرد تاکتیکال در مقابل استراتژیک

پروژه‌های تاکتیکال مواردی هستند که با وضعیت فعلی و مزایایی که می‌تواند در آینده نزدیک حاصل شود، سر و کار دارند. مدیریت میانی عموماً این پروژه‌ها را آغاز می‌کند یا مسئله عملیاتی که تشدید شده است نیز می‌تواند یک عامل سرعت دهنده باشد. از طرف دیگر برنامه‌های استراتژیک بر چشم انداز وسیع تر و آینده بلند مدت تمرکز می‌کنند. رهبران اجرایی اغلب پروژه‌های استراتژیک را آغاز می‌کنند زیرا غالباً با درآمد بیشتر یا افزایش سودآوری برای سازمان همراه هستند.
بیان مشکل اغلب در پروژه‌های تاکتیکی ضروری است. هنگامی که علت این مشکل مشخص و برطرف شد، مزایا را می‌توان به سرعت یا در کوتاه مدت مشاهده کرد. برعکس، بیان فرصت برای پروژه‌های استراتژیک مناسب تر است زیرا اهداف می‍‌توانند در درازمدت و در مقیاس بزرگتر محقق شوند.

جمع بندی

در انتها، درک تفاوت‌های اساسی بین مشکلات و فرصت‌ها به شما در توسعه موارد کسب و کار به طور موثر و منشور پروژه (Project Charters) کمک می‌کند. این امر نه تنها احتمال تصویب پروژه شما را افزایش می‌دهد بلکه مسیر واضح‌تری برای کارهای تجزیه و تحلیل کسب و کار شما که نیاز به اجرا دارند ایجاد می‌کند و تکنیک‌ها برای آنها مناسب‌تر هستند. در نهایت این امر موجب موفقیت مدیریت پروژه و برنامه های تحلیل کسب و کار شما می‌شود.