منشور پروژه (Project Charter) چیست و چگونه تهیه می‌شود؟

منشور پروژه (Project Charter) بیان محدوده، اهداف و افرادی است که در یک پروژه شرکت می‌کنند. منشور پروژه فرآیند تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های شرکت‌کنندگان پروژه را آغاز کرده و اهداف پروژه را مشخص می‌کند. این منشور همچنین ذینفعان اصلی و اختیارات مدیر پروژه را تعیین می‌کند.

در این راهنما به روش نوشتن و اجرای منشور پروژه خواهیم پرداخت.

نکات اصلی در منشور پروژه

منشور پروژه به عنوان یک سند مرجع عمل می‌کند و باید این سه نکته اصلی را تعریف کند.

• عصاره پروژه چیست؟ اهداف پروژه چیست؟ چگونه می‌خواهید به این اهداف دست پیدا کنید و به آن‌ها برسید؟
• چرا این پروژه وجود دارد؟ درک مشترکی از پروژه ارائه دهید. این منشور باید ارزش و یا دلیل وجود خود را به هر شخصی که در آن مشارکت دارد، از تیم گرفته تا مدیر پروژه، ذینفعان، حامیان مالی و غیره اعلام کند.
• آیا می‌توانیم در مورد این پروژه به توافق برسیم؟ این منشور به عنوان قراردادی بین حامی مالی پروژه، ذینفعان اصلی و تیم پروژه عمل می‌کند. با ذکر مسئولیت‌های هر یک از طرف‌های درگیر در پروژه، همه خواهند دانست که وظایفشان چیست.

سند منشور چیست؟

اگرچه بیانیه پروژه نیازی به جزئیات زیاد ندارد، اما چیزهای بیشتری نسبت به این جملات کلی وجود دارد. تعریف پروژه باید کوتاه باشد زیرا به اسناد دقیق‌تری از جمله درخواست پروپوزال اشاره دارد.

یکی از قسمت‌های اساسی هر بیانیه پروژه ایجاد اختیارات منصوب به مدیر پروژه است. اهداف دیگر سند به شرح زیر می‌باشد.

• دلایل انجام پروژه چیست؟ در اینجا آن‌ها را یادداشت کنید تا همه در مورد دلیل کاری که انجام می‌دهند آگاه باشند.
• اهداف و محدودیت‌های پروژه چیست؟ این بخشی است که ذکر می‌کنید چرا پروژه را انجام می‌دهید. اگر هدف مشخصی نداشته باشید، پروژه شما با شکست مواجه خواهد شد.
• جهت حل هرگونه محدودیت ذکر شده در بالا چه راه‌حل‌هایی دارد؟ شما باید حداقل طرحی از نحوه مقابله با محدودیت‌های پروژه داشته باشید. اگر اکنون به آن فکر نکنید، بعدا مجبور به انجام آن خواهید شد.
• ذینفعان اصلی چه کسانی هستند؟ همیشه مهم است که ذینفعان هر پروژه را یادآوری کنیم زیرا ذینفعان کسانی هستند که شما به آن‌ها داده و به تعبیری مدیریت انتظارات آن‌ها را انجام می‌دهید. هرچه زودتر آن‌ها را بشناسید، زودتر می‌توانید با آن‌ها رابطه سازنده برقرار کنید.
• موارد محدوده و خارج از محدوده چیست؟ محدوده پروژه، حد و حدود پروژه شما را مشخص می‌کند؛ مانند تاریخ شروع و زمان پایان آن. بنابراین، مواردی از جمله بخش‌های فرآیند پروژه، در مقابل وظایف یا اقداماتی که خارج از مراحل گام به گام پروژه قرار دارند، چیست؟
• ریسک‌های احتمالی پروژه چیست؟ تمام ریسک‌های احتمالی در پروژه را شناسایی کنید تا غافلگیر نشوید. این باید با ثبت ریسک و برنامه مدیریت ریسک پروژه در برنامه پروژه شما پیگیری شود، جایی که شما در مورد چگونگی حل این ریسک‌ها و اینکه اعضای تیم مسئول رفع آن‌ها هستند، توضیح می‌دهید.
• مزایای پروژه چیست؟ یک روش خوب برای فروش پروژه این است که درک کنید این پروژه چه سود خوبی برای حامیان مالی و ذینفعان خواهد داشت. مشخص کنید که این مزایا چیست و آن‌ها را در اینجا لیست کنید.
• هزینه‌های پروژه چقدر است؟ اگرچه هنگام تهیه بودجه پروژه با جزئیات بیشتری روبرو خواهید شد، اینجا جایی است که باید یک رقم مربوط به بودجه پروژه و اختیارات هزینه را بدست آورید.

منشور پروژه چه کاربردهایی دارد؟

اسناد زیادی برای اجرای یک پروژه لازم است. قبل از شروع، موارد زیادی وجود دارد که باید ایجاد کنید، از طرح پروژه گرفته تا بودجه پروژه و موارد دیگر. همه این اسناد به جزئیات مواردی که در بیانیه پروژه خود به طور گسترده مورد بررسی قرار داده‌اید، می‌پردازند. بنابراین، چرا به سند دیگری احتیاج دارید، آیا این کار اضافی نیست؟

موارد زیر سه کاربرد اصلی این سند است:

• برای تأیید مجوز پروژه به آن نیاز دارید. این سندی است که پروژه را به ذینفعان شما می‌فروشد و به طور کلی مشخص می‌کند که بازده آن‌ها در سرمایه‌گذاری چگونه خواهد بود.
• به عنوان یک سند اصلی فروش به کار می‌رود. هنگامی که آن را به ذینفعان ارائه می‌دهید، آن‌ها اکنون در صورت مراجعه به سایر پروژه‌ها خلاصه‌ای برای توزیع یا ارائه دارند، بنابراین می‌توانند منابع خود را در جایی که لازم است متمرکز کنند.
• این سندی است که در طول چرخه عمر پروژه با شما می‌ماند. در طول جلسه، خواه در جلسات و یا برای کمک به مدیریت محدوده، به آن مراجعه خواهید کرد. این منشور مانند یک نقشه راه عمل می‌کند.

نکاتی درباره نوشتن منشور پروژه

فرآیندی برای نوشتن منشور پروژه وجود دارد که با دانستن چشم‌انداز پروژه شروع می‌شود. این بیان چشم‌انداز نباید مبهم باشد، اما باید هدف پروژه شما را تعیین کرده و هدف نهایی را برای تیم پروژه مشخص کند.

چشم‌انداز پروژه

هنگامی که چشم‌انداز شما واضح است، می‌توانید آن را به قسمت‌های عملی‌تری تقسیم کنید.

• هدف: سه تا پنج هدف پروژه را ذکر کنید، این اهداف باید SMART باشند: خاص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Achievable)، واقع بینانه (Realistic) و محدود به زمان (Time Bound).
• محدوده: اکنون با تشریح چگونگی تغییر در کسب و کار با تحویل پروژه، مرزهای رسمی پروژه را مشخص کنید، همچنین به موارد مرتبط با دامنه پروژه و غیر آن اشاره کنید. با این روش می‌توانید کنترل بهتری بر پروژه داشته باشید.
• تحویل دادنی‌ها: توصیف هر یک از محصولات قابل تحویل که این پروژه وظیفه تولید آن را دارد. وقتی همه آن‌ها را یادداشت کنید، منشور پروژه شما حاضر خواهد بود و آماده حرکت هستید. برای شناسایی محصولات قابل تحویل می‌توانید از WBS (ساختار شکست کار) استفاده کنید.

سازمان‌دهی پروژه

وقتی در حال ساختار دادن به منشور پروژه هستید، چهار زیرمجموعه وجود دارد که باید آن‌ها را شناسایی کنید. این کار با ذکر موارد زیر انجام می‌شود:

• مشتریان یا کاربران نهایی: برای تکمیل این لیست، از خود بپرسید: مشتری یا کاربر نهایی در این پروژه چیست؟ مشتری‌های پروژه چه کسانی هستند؟ آیا فرد یا نهاد خاصی مسئولیت پذیرفتن موارد قابل تحویل پروژه را دارد؟
• ذینفعان: همانطور که قبلاً اشاره شد، شناسایی ذینفعان پروژه بسیار مهم است. آن‌ها شخص یا نهادی در داخل یا خارج از پروژه هستند که علاقه کلیدی خاصی به آن پروژه دارند. ذینفع ممکن است یک کنترل‌کننده مالی باشد که بر هزینه‌ها یا مدیرعامل نظارت می‌کند، اما هر کسی که باشد، بسته به نقش تمرکز متفاوتی خواهد داشت.
• نقش‌ها: شما باید نقش‌ها و مسئولیت‌های اصلی را به افراد درگیر در تحویل پروژه، از طرف حامی مالی پروژه، هیئت مدیره و مدیر پروژه اختصاص دهید. پس از وارد کردن هر نقش، خلاصه‌ای کوتاه از نقش و وظایف آن‌ها در پروژه بنویسید.
• ساختار: اکنون شما باید خطوط گزارش‌دهی را بین این نقش‌های مختلف در پروژه مشخص کنید. برای این کار از نمودار سازمان پروژه استفاده کنید. این نمودار ساختار یک سازمان و روابط و نقش افراد درگیر در پروژه را نشان می‌دهد.

جمع‌بندی

منشور پروژه بهترین ابزار بازاریابی پروژه است. منشور پروژه در ابتدای هر پروژه ایجاد می‌شود، زمانی که  نیاز به فروش اهداف پروژه و ایده‌های پروژه داریم. منشور پروژه مکان ایده‌آلی برای مستند کردن رابطه پروژه و استراتژی سازمان است.