معرفی مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه

مدیریت پروژه کار ساده‌ای نیست. در واقع مدیریت پروژه شامل چندین کار نه چندان ساده می‌شود؛ از جمله شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بسته‌شدن یک پروژه. قسمت دشوار کار آنجا است که پروژه با توجه به اهداف خاص برای دستیابی به یک جدول زمانی مشخص در محدوده بودجه تعیین شده، به تیمی محول می‌شود که شما انتخاب می‌کنید.

شما باید همه این کارها را با موفقیت انجام دهید. برای این امر، بهترین مدیران پروژه از ابزارهای قوی مدیریت پروژه استفاده می‌کنند تا همه جنبه‌های پروژه‌های خود را منظم نگه دارند.

مدیران پروژه مهارت‌های متنوعی نیاز دارند، از جمله مهارت‌های فنی، کسب و کار و مدیریتی و همچنین تعدادی مهارت نرم. مدیران پروژه نه تنها با سیستم‌ها و فرایندها، بلکه با افراد نیز سروکار دارند. مدیریت موفق تیم بر اساس ایجاد و حفظ روابط قوی در سراسر سازمان اتفاق می‌افتد.

اما این فقط یک جنبه از کارهای مختلف مدیر پروژه است. در ادامه ما ۱۶ مهارت مورد نیاز هر مدیر پروژه را جمع‌آوری کرده‌ایم. مطمئناً موارد بیشتری وجود دارد، اما اگر این ۱۶ مهارت را داشته باشید، پایه و اساس لازم برای یک حرفه موفق در مدیریت پروژه را ایجاد خواهید کرد.

۱- رهبری

رهبری یک مهارت بنیادی است که برخی معتقدند به صورت ذاتی در افراد وجود دارد و نمی‌توان آن‌ها را آموزش داد. اما ما فکر می‌کنیم همه این توانایی را دارند که یاد بگیرند چگونه مهارت‌ها و فنون اثبات‌شده رهبری را به کار بگیرند.

شما به عنوان یک مدیر پروژه نه تنها مسئول نظارت کامل بر پروژه و به موفقیت رساندن آن هستید، بلکه تیمی را برای رسیدن به آن هدف هدایت می‌کنید. این امر مستلزم ایجاد انگیزه و مداخله در موارد ضروری است. به یاد داشته باشید که رهبری پروژه به سبک‌های مختلفی ارائه می‌شود که یکی از آن‌ها مناسب شخصیت شما خواهد بود. رهبری فراتر از مدیریت وظایف است؛ زیرا به مهارت‌های مدیریت افراد نیاز دارد.

۲- ارتباطات

ارتباطات با رهبری هم‌سو است. اگر قادر نباشید آنچه را که نیاز است تیم انجام دهد بیان کنید، نمی‌توانید یک رهبر تاثیرگذار باشید. اما شما نه تنها قرار است با تیم خود ارتباط برقرار کنید، بلکه باید ارتباطات روشنی با همه افراد مرتبط با این پروژه داشته باشید، از فروشندگان و پیمانکاران گرفته تا ذینفعان و مشتریان.

خواه از طریق ابزارهای گزارشگری و یا تقویت همکاری با گپ، اشتراک فایل و سایر روش‌ها برای برچسب‌گذاری بحث‌ها در سطح کار، شما برای تسهیل ارتباطات به هر دو سیستم نیاز دارید. این ابزارها همچنین کمک می کنند تا افراد به صورت یک به یک و در موقعیت‌های گروهی مانند جلسات و سخنرانی‌ها ارتباط برقرار کنند.

۳- برنامه‌ریزی

اکنون برخی از مهارت‌های سخت مورد نیاز مدیران پروژه را بررسی می‌کنیم که مهم‌ترین آن‌ها مهارت برنامه‌ریزی پروژه است. تنها راه دستیابی به اهداف پروژه در بازه زمانی که تصویب شده است، تجزیه آن هدف به وظایف در یک جدول زمانی است.

برنامه‌ریزی مهم‌ترین کاری است که مدیر پروژه انجام می‌دهد: تنظیم یک برنامه واقع‌بینانه و سپس مدیریت منابع برای عمل کردن به آن، تا پروژه بتواند با موفقیت در زمان مشخص به نتیجه برسد. ابزارهای زیادی وجود دارد که می‌توانند به این روند کمک کنند، از جمله نمودار گانت، که تصویری از برنامه را با وظایف، مدت زمان انجام آن‌ها، وابستگی‌ها و نقاط عطف ارائه می‌دهد.

۴- مدیریت ریسک

انجام هر کاری یک ریسک است. برنامه‌ریزی یک پروژه چه بزرگ باشد و چه کوچک، ریسک‌هایی به همراه دارد. این بخشی از وظیفه شماست که این مسائل را قبل از اینکه به مشکل تبدیل شوند، شناسایی کنید. بنابراین، قبل از اجرای پروژه باید شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسک را انجام دهید.

هرچه مدیریت ریسک پروژه بهتری داشته باشید، احتمال موفقیت پروژه شما بیشتر خواهد بود. البته نمی‌توانید هر اتفاقی که ممکن است در طول چرخه عمر پروژه رخ دهد را پیش‌بینی کنید. موارد پیش‌بینی‌نشده‌ای بوجود می‌آیند، بنابراین شما باید فرایندی را برای رسیدگی به چنین مواردی ایجاد کنید.

۵- مدیریت هزینه

بدون پرداخت هزینه برای پروژه، نمی‌توانید کاری انجام دهید. شما بودجه‌ای ایجاد کرده‌اید. اولین کار این است که مطمئن شوید بودجه واقع‌بینانه بوده و می‌تواند نیازهای مالی پروژه را برآورده کند. سپس باید این هزینه‌ها را از طریق اجرای پروژه کنترل کنید.

حرف زدن درباره کنترل هزینه، آسان‌تر از انجام آن است. تا زمانی که خوش‌شانس نباشید و برای سازمانی با بودجه نامحدود کار کنید، محدودیت‌های مالی خاصی دارید و به احتمال زیاد بودجه بسیار محدودی به شما تعلق می‌گیرد. برای فهمیدن اینکه چگونه می‌توان از این منابع مالی محدود به طور کامل استفاده کرد، مهارت زیادی لازم است.

۶- مذاکره

مهارت مذاکره نوعی زیرمجموعه ارتباطات است، اما آنقدر اهمیت دارد که یکی از موارد این لیست را به خود اختصاص دهد. مذاکره صرفاً برای دریافت بهترین قیمت انجام نمی‌شود، اگرچه بخشی از آن نیز هست. هدایت یک پروژه به این معنی است که شما دائما در حال مذاکره هستید.

به عنوان مثال، به احتمال زیاد خواسته‌هایی از طرف ذینفعان دریافت خواهید کرد که می‌تواند محدوده پروژه را تحت تأثیر قرار دهد. شما باید به آن‌ها فشار بیاورید، اما به صورت دیپلماتیک تا همه طرف‌های مربوطه احساس کنند به آنچه که می‌خواهند می‌رسند. سپس درگیری‌های اجتناب‌ناپذیری وجود دارد که در میان اعضای تیم یا سایر افراد درگیر در پروژه ایجاد خواهد شد. اگر مهارت مذاکره قوی داشته باشید می‌توانید این اختلافات را قبل از بزرگ‌تر شدن و تهدید پروژه حل کنید.

۷- تفکر انتقادی

مدیران پروژه تنها کسانی نیستند که می‌توانند از این مهارت بهره‌مند شوند. بیشتر ما فکر نمی‌کنیم، بلکه عکس‌العمل نشان می‌دهیم و یکسری پاسخ‌هایی که به ما گفته شده یا آموخته‌ایم را دنبال می‌کنیم. این چیز بدی نیست؛ اما خوب است که بدانید چه زمانی باید آن از این کار صرف نظر کنید.

تفکر انتقادی صرفاً به این معنی است که تا آنجا که می‌توانید در تحلیل و ارزیابی یک مسئله یا موقعیت عینی عمل کنید تا به قضاوتی بی‌طرفانه برسید. این باعث می‌شود شما از روی احساسات یا دانش دریافتی عمل کنید. آیا این کاری نیست که مدیر پروژه باید انجام دهد؟ هنگام کار روی یک پروژه هر روز با مشکل روبرو می‌شوید و باید تصمیمات بی‌طرفانه بگیرید. تنها چیزی که تصمیم شما را هدایت می‌کند باید بهترین گزینه برای پروژه باشد.

۸- مدیریت وظایف

در اینجا یکی دیگر از مهارت‌های فنی وجود دارد که باید هر مدیر پروژه‌ای داشته باشد. اگر برنامه‌ریزی را سنگ بنای مدیریت پروژه در نظر بگیریم، وظایف ملاتی است که همه چیز را در کنار هم نگه می‌دارد. قرار است هزاران وظیفه کوچک را ایجاد کرده، اختصاص داده و مدیریت کنید؛ بعضی از آن‌ها به دیگران وابسته خواهد بود به این معنی که سوءمدیریت این فرآیند می‌تواند موفقیت پروژه را به شدت تحت تأثیر قرار دهد.

شما می‌توانید به وظایف به صورت یک لیست برای انجام کارها نگاه کنید که اشتباه نیست، اما با افزایش پیچیدگی باید ابزارهایی را نیز برای کمک در مدیریت کارآمدتر این وظایف به کار بگیرید. شما باید ویژگی‌هایی را در ابزار مدیریت وظیفه داشته باشید که همکاری تیمی را تقویت کرده، به شما کمک کند اولویت‌ها را مرتب کنید و هنگامی که وظایف انجام می‌شوند یا عقب می‌افتند، بلافاصله شما را مطلع کند.

۹- مدیریت کیفیت

مدیریت کیفیت مهارتی است که غالباً توسط مدیران پروژه نادیده گرفته می‌شود و باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد. مدیریت کیفیت شامل نظارت بر فعالیت‌ها و وظایفی است که برای ارائه محصول یا خدمات در سطح اعلام‌شده در اسناد و مدارک پروژه مورد نیاز می‌باشد.

این اساساً بخشی از شغل شماست که احتمالا هرگز نامی برای آن نگذاشته‌اید یا حتی بدتر، به دلیل رعایت مهلت‌های زمانی از آن غافل شده‌اید. رعایت برنامه مهم است، اما اگر آن برنامه چیزی تولید کند که مقدماتی باشد، بی‌فایده است.

۱۰- حس شوخ‌طبعی

نیازی نیست که کمدین باشید و مطمئناً زمان و مکانی مناسب برای شوخ‌طبعی وجود دارد، اما حس شوخ‌طبعی ممکن است یکی از اساسی‌ترین مهارت‌ها در لیست ما باشد، حتی با اینکه یک مهارت نرم است.

دلیلش این است که شوخ‌طبعی در واقع دیدگاهی متفاوت فراهم می‌کند. به شما امکان می‌دهد یک مسئله را متفاوت ببینید. شوخ‌طبعی استرس شما و تیمتان را برطرف می‌کند و تنها در صورت برطرف شدن تنش‌ها، اقدامات و ایده‌های هوشمندانه‌تر می‌توانند خود را نشان دهند. شوخ‌طبعی به بالا بردن روحیه نیز کمک می‌کند. شما به سختی تیم خود کار خواهید کرد، اما این بدان معنا نیست که محیط کارتان باید خسته کننده باشد. شما می‌توانید فرهنگ محل کار را تنظیم کنید یا حداقل آن را تحت تأثیر قرار دهید تا روحیه کارمندان را بالا ببرید.

۱۱- صبوری

وقتی همه چیز طبق برنامه پیش نرود، با عجله در پروژه یا ناامید شدن هیچ چیز حل نمی‌شود. در حالی که زمان یک محدودیت است، اگر روند را سریع طی کنید اشتباه کرده‌اید. این امر شما را ناامید خواهد کرد، که منجر به آسیب‌های بیشتری می‌شود.

پروژه‌ها زمان می‌برند. از تحقیق تا برنامه‌ریزی، باید به طور کامل مورد بررسی قرار گیرند تا بتوانند به راحتی اجرا شوند. این بدان معنا نیست که مشکلی پیش نخواهد آمد. مسائل همیشه بوجود می‌آیند؛ خواه یک درخواست تغییر باشد، یک عضو تیم معترض یا ذینفعانی که انتظارات زیادی دارند، اگر صبر نداشته باشید همه چیز به طور تصاعدی بدتر خواهد شد.

۱۲- مهارت‌های فنی

فناوری دائماً در حال پیشرفت است. همانطور که به یک ابزار عادت می‌کنید ابزار دیگری جای آن را می‌گیرد و دوباره به منحنی یادگیری باز می‌گردید. با وجود این، ادامه دادن به روش‌های قدیمی انجام کارها فقط به این دلیل که به آن‌ها عادت کرده‌اید، اشتباه است. ابزارها از دسکتاپ به اینترنت منتقل شده‌اند و اگرچه این همان چیزی نیست که شما به آن عادت کرده‌اید، مزایای بی‌شماری دارد.

اگر با نمودارهای گانت سنتی دست و پنجه نرم می‌کنید، با شروع استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه مبتنی بر ابر، جهان برایتان رنگ دیگری می‌گیرد. همچنین، ارتباطات از ایمیل به ابزار پیام‌رسانی متنی مانند Slack منتقل شده‌اند. برای اینکه ارتباط خود را حفظ کنید، باید وارد آن پلتفرم شوید و یاد بگیرید که چگونه صحبت کنید، تا بتوانید یک مدیر پروژه موفق باشید.

۱۳- مدیریت فرآیند

توانایی نقشه‌برداری از فرآیندهای حیاتی و کنترل در اکوسیستم پروژه.

مهم‌ترین فرآیندهای شرکت شما چیست؟ برای بسیاری از افراد، فرآیندهای کسب و کار شامل موارد زیر هستند:

• منابع
• صورتحساب
• راه‌اندازی پروژه
• تحویل پروژه
• بودجه‌بندی
• بررسی‌ها، گزارش‌ها و ارزیابی‌ها

بنابراین، مدیریت فرایند راهی برای فهرست‌‌بندی همه این فرآیندها، نظارت بر آن‌ها و گردش اطلاعات در صورت لزوم است.

۱۴- اولویت‌بندی

توانایی انجام کار درست در زمان مناسب.

به عنوان مدیر پروژه، بخش عظیمی از کار شما تعیین کارهای دیگران و باخبر کردن آن‌ها از این کارهاست. اما آگاهی از نحوه مدیریت زمان نیز به همان اندازه مهم است.

مسئله این است که کارهای مهم معمولاً با کارهای فوری اشتباه گرفته می‌شوند. در صورت نیاز، کارهای فعلی خود را با روش ۸۰/۲۰ تجزیه و تحلیل کنید. در این صورت اگر زمان محدودی دارید، مطمئن می‌شوید که زمان خود را به انجام کارهای مهم اختصاص داده‌اید.

مدیران پروژه موفق همچنین به زمان هم‌تیمی‌های خود احترام می‌گذارند، بنابراین توانایی اطمینان سر در آوردن از زبان بدن افراد نیز بسیار مهم است.

۱۵- مستندسازی

مستندسازی به ضبط فرآیند گفته می‌شود تا توسط دیگران قابل دسترسی، بررسی و تکرار باشد. مهم است که مدیر پروژه بلد باشد مستندسازی کند و بداند چه چیزی لازم است تا از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری شود.

بنابراین چگونه می‌توان مستندسازی و تمرکز و محدودیت‌های مناسب را یاد گرفت؟ این چالشی است که هر مدیر پروژه باید با آن روبرو شود.

۱۶- کنترل پروژه

این وظیفه مدیر پروژه است که پروژه(ها) را در محدوده برنامه و بودجه نگه دارد. تقریباً هر پروژه‌ای این محدودیت‌های اعمال شده را آزمایش می‌کند. خزش محدوده، موانع غیرمنتظره و سایر گرفتاری‌ها سعی در محدود کردن زمان و هزینه دارند.

کنترل پروژه شامل جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل توسط ابزارهای ردیابی پروژه و داشبورد به منظور پیش‌بینی و تأثیرگذاری بر هزینه‌های مالی و زمان مورد نیاز برای یک پروژه خاص است. هنگامی که محدودیت‌ها تأیید شد، وظیفه مدیر پروژه است که مطمئن شود از مسیر خارج نمی‌شود.

هر مدیر پروژه‌ای می‌داند که هیچ پروژه‌ای “۱۰۰٪ کامل نیست”. همیشه کارهای بیشتری باید انجام شود. کنترل‌های مناسب به ایجاد محدودیت برای پروژه کمک می‌کند تا در نهایت هاله‌ای از ابهام ایجاد نشود.