نمودار SIPOC چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟

در ابتدا، ایجاد یک فرآیند کسب و کار جدید ساده به نظر می‌رسد. اما حتی اگر یک مسیر خطی و کامل از تامین کنندگان به مشتریان را شناسایی کرده باشید، ممکن است متوجه پیچیدگی‌هایی شوید:

نوشتن فهرستی از دپارتمان‌هایی که باید درگیر شوند. کشف نحوه انتقال یک محصول از یک دپارتمان به دپارتمان دیگر. یافتن راهی برای کدگذاری ساده همه آن‌ها به طوری که در نهایت با ۴۰ نسخه از یک سند اصلی فرآیند کسب و کار مواجه نشوید.

برای حل مشکل پیچیدگی، بسیاری از شرکت‌ها به نمودار SIPOC روی می‌آورند. استفاده از یک الگوی SIPOC به ایجاد یک “طرح” برای هر فرآیند کسب و کار جدیدی که می‌خواهید ایجاد کنید، کمک می‌کند. اگر این فرایند درست انجام شود، درک روشنی از اتفاقاتی که برای راه‌اندازی یک محصول یا خدمات جدید باید بیفتد، تا کوچک‌ترین جزئیات به دست خواهید آورد.

اما تا زمانی که ندانید چگونه باید نمودار  SIPOC را ایجاد کرده و در مدیریت پروژه از آن استفاده کنید، این نمودار هیچ کمکی به شما نخواهد کرد. از این رو، قصد داریم در این مقاله راهنمای جامعی درباره این نمودار ارائه دهیم، پس با ما همراه باشید.

SIPOC مخفف چیست؟

SIPOC مخفف عبارت Supplies, Inputs, Processes, Outputs, and Customers  (منابع، ورودی‌ها، فرآیندها، خروجی‌ها و مشتریان) است. این به یک رویکرد کامل برای کل فرآیند کسب و کار اشاره دارد. این نمودار برای مدیریت سطح بالا مفید است زیرا به شما کمک می‌کند هر فرایند کسب و کار جدیدی را به صورت کاملا جزئی و دقیق ثبت کنید.

ممکن است COPIS را نیز شنیده باشید، که برعکس کل این فرآیند است. چرا در ابتدا با «مشتری» شروع کنیم؟ برخی از شرکت‌ها می‌خواهند بر تجربه مشتری تاکید داشته باشند و فرآیند کسب‌وکار خود را بر اساس آن مهندسی معکوس کنند.

برای دیگران، ترتیب زمانی SIPOC منطقی‌تر است. بدون منابع و ورودی‌ها، هیچ خروجی و محصول یا خدماتی وجود نخواهد داشت. به SIPOC به عنوان یک راه اساسی برای تقطیر فرآیند کسب و کار تا مراحل اصلی آن، از A تا Z، فکر کنید.

نمودار SIPOC چیست؟

نمودار SIPOC یک نمودار گردش کار است که هر مرحله از SIPOC شما را نشان می‌دهد. این مفهوم SIPOC را در کسب و کار شما از یک مخفف انتزاعی به تجسم گردش کار تبدیل می‌کند. بر اساس برخی از آمار، تجسمی مانند این می‌تواند عملکرد را تا ۸۹٪ افزایش دهد.

به عبارت دیگر، نمودارهای SIPOC به شما کمک می‌کنند تا یک فرایند کسب و کار جدید را قبل از اجرای آن بررسی کنید.

یک فرآیند SIPOC می‌تواند به همان اندازه که دوست دارید جامع یا ساده باشد. اما حداقل، باید بخشی از هر یک از موارد زیر را شامل شود:

لوازم: ابزارها، محصولات، خدمات یا مواد خامی که باید بخشی از فرآیند کسب و کار باشد تا نتیجه نهایی برای مشتری شما ایجاد شود، چیست؟ همه آن‌ها را در اینجا فهرست کنید.

ورودی‌ها: آیا ورودی داده‌هایی وجود دارد که باید در این مرحله وارد فرآیند شوند؟ چه چیزی برای افزودن یا اصلاح به منابع موجود نیاز دارید؟

فرآیندها: در اینجا جایی است که کارکردهای اساسی کسب و کار خود را در حین اجرای دستورالعمل جدید فهرست می‌کنید. چه فرآیندهایی را می‌توان خودکار کرد؟ کدام یک دستی خواهند بود؟ آیا باید کارمندان جدیدی را برای مدیریت فرآیندها و ورودی‌ها استخدام کنید؟ در اینجا به آن سوالات پاسخ دهید.

خروجی‌ها: اینجاست که باید به حفظ استانداردها و همچنین نصب فرآیندهایی برای کنترل کیفیت فکر کنید. هر آزمایشی که با محصولات/خدمات خود قبل از ورود به بازار انجام می‌دهید در اینجا انجام می‌شود.

مشتریان: این مرحله صرفاً به نقطه خرید اشاره نمی‌کند. به کل تجربه مشتری فکر کنید. در واقع، حتی ممکن است بخواهید چند تمرین COPIS را انجام دهید تا متوجه شوید که می‌خواهید نتیجه نهایی چگونه باشد قبل از اینکه فرآیند را حول محور آن بسازید.

نمونه نمودار  SIPOC

ما یک تصویر گام به گام از نمودار SIPOC را در زیر گردآوری کرده‌ایم:

به خاطر داشته باشید که SIPOC می‌تواند به اندازه نیاز شما بزرگ یا کوچک باشد. این فقط یک نمودار سطح بالا است که اجزای کلیدی را به پنج مرحله تقسیم می‌کند. اما در زیر هر مرحله، می‌توانید انواع متغیرهای ضروری را فهرست کنید تا نتایج جامعی را که به دنبال آن هستید ایجاد نمایید.

اگر خیلی انتزاعی است، بیایید یک مثال ساده اما خاص بیاوریم. فرض کنید فرآیند کسب و کار شما، رفتن به فروشگاه خواربارفروشی است. نمودار SIPOC آن می‌تواند بدین صورت باشد:

لوازم: خواربارفروشی کاملاً مجهز، آدرس فروشگاه مواد غذایی، ماشینی که شما را به آنجا برساند، پولی برای خرید مواد غذایی

ورودی‌ها: فهرست مواد تشکیل‌دهنده برنامه‌ریزی زمانی برای بازدید از فروشگاه

فرآیند: خواربار بخرید، به خانه برگردید، مواد غذایی را جابجا کنید

خروجی‌ها: فهرست دستورالعمل‌ها. آماده‌سازی غذا

مشتریان: خانواده شاد و راضی

ممکن است به چیزی به پیچیدگی یک کسب و کار با ۵۰۰ کارمند تبدیل نشود. اما این نمودار رفتن به خواربارفروشی کمک می‌کند تا درک کنید نمودار SIPOC دقیقاً چیست: طرحی برای انجام کارها.

مزایای نمودار SIPOC چیست؟

دوایت دی. آیزنهاور یک بار گفت که برنامه‌ها بی‌ارزش هستند، اما برنامه‌ریزی ضروری است. چرا؟ ممکن است نیاز داشته باشید برنامه‌های خود را زمانی که لاستیک به جاده برخورد می‌کند، تطبیق دهید، اما عمل آماده‌سازی برنامه‌ها چیزی است که شما را برای مقابله با هر مانعی آماده می‌کند.

نمودار SIPOC کسب و کار شما را مجبور می‌سازد تا کار اساسی برنامه‌ریزی را انجام دهد. با ایجاد یک نمودار SIPOC، کل گردش کار را از ابتدا تا انتها مشاهده می‌کنید. در طول مسیر، می‌توانید نقاط کور را شناسایی کرده، برای دستیابی به ایده‌های جدید طوفان فکری برگزار نمایید و بهینه‌سازی عملیات را انجام دهید.

اما نشستن و برنامه‌ریزی کردن تنها مزیت‌های نمودار SIPOC نیستند. در اینجا چند مورد دیگر را نیز بررسی خواهیم کرد:

جمع‌بندی

نمودار SIPOC یکی از قدیمی‌ترین و قابل اعتمادترین روش‌ها برای ترسیم یک فرآیند کسب و کار به کلی‌ترین روش است. این نمودار به شما یک نمای کلی از فرآیند ارائه می‌دهد که می‌تواند کمک کند تا یک عضو جدید تیم را وارد کنید یا پایه و اساس برنامه بهبود فرآیند کسب و کار در آینده باشد.