تحلیل کسب و کار و افزایش موفقیت مدیریت پروژه با تکنیک «۵ چرا؟» درست مانند تعامل والدین با فرزندانشان است. اگر از والدین بپرسید آنها به شما خواهند گفت که پرسیدن « چرا؟» بارها و بارها توسط کودکانشان، یکی از آزاردهنده‌ترین و نا امید کننده‌ترین سوال‌ها است.
البته این نشان می‌دهد که آنها کنجکاو و مایل به یادگیری هستند. آنها در ذهن خود با کارهایی که ما انجام می‌دهیم و دلایل آن کارها کلنجار می‌روند. ما باید به جای اینکه از شنیدن این چراها عصبانی شویم، از این کودکان یاد بگیریم. زیرا آنها از تکنیکی استفاده می‌کنند که می‌تواند باعث بهبود تحلیل کسب و کار و افزایش موفقیت پروژه برای ما شود.
تکنیک «۵ چرا؟» چیست؟
تکنیک ۵ چرا، می‌تواند برای ریشه یابی دلیل یک مشکل بزرگ مورد استفاده قرار گیرد. با پرسیدن اینکه چرا یک مورد تکرار می‌شود، شما می‌توانید آن مشکل را به صورت ریشه ای حل کنید.
اما این تکنیک چگونه کار می‌کند؟ این تکنیک واقعا ساده است. ابتدا باید مشکل شناسایی شده را بیابید و بپرسید «چرا؟». سپس هنگامی که پاسخ را یافتید دوباره از خود بپرسید «چرا؟». این چرا را باید تا ۵ بار تکرار کنید. چیزی که در نهایت اتفاق می‌افتد این است که هر کدام از این چراها پاسخ داده می‌شود و شما به سطح بعدی مشکل می‌روید. این روش شما را به دلیل اصلی و ریشه اصلی مشکل می‌رساند و در بهبود تحلیل کسب و کار بسیار موثر خواهد بود.
اجازه بدهید برای فهم بیشتر این تکنیک از مثال استفاده کنیم. تصور کنید که از شما به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار خواسته شده است تا نرم افزار موجود را ارتقا دهید تا مدیر بتواند به راحتی وارد سیستم تیم فروش شود. هدف از این درخواست برای آنها می‌تواند صرفه جویی در بودجه و بازگشت سرمایه باشد که آنها را دچار مشکل کرده است. حالا که مشکل را می‌دانیم بیایید از تکنیک ۵ چرا برای حل این مشکل استفاده کنیم:
۱- ورود به سیستم برای نماینده فروش دشوار است؟ چرا؟
۲- زیرا نمایندگان فروش در دفتر حضور ندارند. چرا حضور آنان در دفتر اهمیت دارد؟
۳- زیرا نمایندگان فروش، خارج از دفتر به سیستم دسترسی ندارند. چرا آنها وقتی خارج از دفتر هستند به سیستم دسترسی ندارند؟
۴- زیرا سیستم نیاز به اینترنت دارد. چرا نمایندگان فروش به اینترنت دسترسی ندارند؟
۵- زیرا تبلت هایی که در اختیار آنان قرار داده شده است آپشن های موبایل را ندارد که بتوانند به اینترنت دسترسی داشته باشند.
اگر دقت کرده باشید در هر محله با جواب دادن به یک سوال به سراغ «چرا» بعدی می‌رویم. با پرسیدن این ۵ «چرا؟» شما به سوی افزایش موفقیت پروژه گام بر می‌دارید. درواقع با پرسیدن این چراها مشکل مدیران برای هدایت تیم خود و ریشه آن مشکل را پیدا کردید و درواقع متوجه شدید که ریشه این مشکل در این است که تبلت‌های آنها به آپشن های موبایل مجهز نیست و به همین دلیل آنها نمی‌توانند به اینترنت دسترسی داشته باشند. حالا که دلیل درست این مشکل را می‌دانید، می‌توانید با راه حل‌های پیشنهادی خود اقدامات صحیح را انجام دهید.
همچنین در خصوص تحلیل کسب و کار پیشنهاد می‌کنیم صفحه دوره تحلیل کسب و کار BABOK را ببینید.
برای این مثال شما می‌توانید راه حل های مختلفی را پیشنهاد دهید:
۱- فعال کردن یک نرم افزار که باعث می‌شود نماینده فروش بتواند به اعضای تیم دسترسی داشته باشد.
۲- اضافه کردن آپشن‌ها و برنامه‌های کاربردی موبایل به تبلت‌های نمایندگان فروش
۳- ارتقا نرم افزار و ایجاد دسترسی در آن بدون نیاز به اینترنت
بسیار اهمیت دارد که شما به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار این موضوع را از یاد نبرید که شما یک تحلیلگر هستید و نباید راه حل‌های شما برای افزایش موفقیت پروژه مانند راه حل‌های افراد عادی باشد. ارائه بهترین راه حل است که به شما نزد آن شرکت اعتبار و ارزش می‌دهد.
اگر یک تحلیلگر کسب و کار راه حل پیشنهادی را دنبال کند و به خواست شرکت که درخواست ایجاد یک نرم افزار برای ورود و دسترسی مدیر به نمایندگان فروش را داردعمل کند، ممکن است این روش کار کند و جواب دهد. اما من تضمین می‌کنم که پس از چند هفته، چند ماه یا چند سال کسی برای حل مشکل کاهش حجم کار مدیر تلاش خواهد کرد و این سوال را خواهد پرسید که چرا مدیران نمی‌توانند به مدیران فروش دسترسی داشته باشند. آن زمان است که شرکت باید به دنبال حل کردن مشکلی باشد که شما با راه حل خود برای آنها ایجاد کرده اید.
به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار هنگامی که شما تصمیم گرفتید برای افزایش موفقیت پروژه از روش ۵ «چرا؟» استفاده کنید، احساسی که والدین هنگام پرسیدن این چراها توسط فرزندانشان خواهند داشت را به خاطر بیاورید. مطمئنن مشتریان شما متوجه می‌شوند که سوالاتی که از آنها می‌پرسید برای این نیست که وقت آنها را تلف کنید، بلکه برای کمک به آنها است. شما با درک و دانستن علت اصلی و ریشه ایه یک مشکل، احتمال ارائه راه حل مناسبی که در بلند مدت کارایی خواهد داشت را بسیار افزایش خواهید داد. در حالیکه ممکن است در ابتدا پرسیدن سوالات برای مشتریان ناراحت کننده و عجیب باشد اما در نهایت از شما تشکر خواهند کرد.
