تفکر سیستمی چیست؟

تفکر سیستمی روشی کاملاً متفاوت برای مدیریت سازمان شماست. یک سازمان معمولی از روش‌های مختلفی برای بازاریابی محصول، خرید کالا، مدیریت روابط با مشتری و موارد دیگر استفاده می‌کند. با یادگیری نحوه مدیریت این روش‌ها، می ‌توانید شرکت خود را به طور موثرتری اداره کنید.

این نوع مدیریت نه تنها توسط مدیران مشاغل و کارآفرینان بی‌شماری استفاده می‌شود، بلکه در زمینه‌هایی مانند سایبرنتیک، زیست‌شناسی و سایر موارد نیز بی‌سر و صدا در حال افزایش بهره‌وری است. محققان هنگامی که می‌فهمند تکنیک‌های مدیریتی چگونه کار می‌کنند و چگونه می‌توانند در آنها فعال‌تر عمل کنند، دیدگاه سیستمی مورد نیاز خود را طراحی کرده‌اند. اگر بتوانید پیش‌بینی کنید که چه اتفاقی خواهد افتاد، می‌توانید نتیجه مورد نظر خود را شکل دهید و سیستم را کنترل کنید.

تجربه دهه‌های اخیر نشان داده، این شکل از تفکر اهمیت بیشتری پیدا خواهد کرد. در یک محیط جهانی، مدیران باید در درک و استفاده از اصولی که پشت این سبک تفکر نوآورانه است، مهارت داشته باشند.

تفکر سیستمی چیست؟

مفهوم تفکر سیستمی روشی منحصر به فرد برای نزدیک شدن به رفتار روشمند یا سیستمی است. در اصل، این روشی متفاوت برای دیدن و صحبت در مورد واقعیتی است که هر روز در آن زندگی می کنیم. با درک و تفکر از این طریق، شما همچنین می‌توانید مجموعه‌ای متفاوت از ابزارها را برای نزدیک شدن به هر مشکل ایجاد کنید.

در نهایت، هدف درک رفتار یک فرایندِ کلیدی است. این به نوبه خود به شما امکان می‌دهد نحوه مدیریت فرایندهای سیستمی را بفهمید.

سیستم چیست؟

در یک سطح اساسی، سیستم مجموعه‌ای از قطعات بهم وابسته یا وابسته به یکدیگر است که یک کل واحد را تشکیل می دهد. این قسمت‌های متقابل باید تعامل داشته باشند، درغیر اینصورت بخشی از یک سیستم نخواهند بود.

به عنوان مثال، مجموعه‌ای از بالش‌های روی تخت شما یک سیستم نیست زیرا آنها با هم تعامل ندارند. اما در مورد انبوهی از تراشه‌های چوب در حال تجزیه چطور؟ به دلیل نحوه رشد قارچ‌ها و کپک‌ها بر روی تراشه‌های چوب و تغذیه حشرات موجود در منطقه، این انبوه تراشه‌ها نمونه بسیار خوبی از یک سیستم در طبیعت خواهد بود.

تفکر سیستمی یک رویکرد جامع به چگونگی ارتباط بین بخش‌های مختلف یک روش دارد. در تحلیل سنتی، مردم فقط به عناصر جداگانه در یک سیستم نگاه می‌کردند. با تفکر در سیستم‌ها، می‌توانید فرآیندهای متعادل کننده و تقویت کننده‌ای را که باعث بهبود رفتار سیستم می‌شوند، درک کنید.

فرآیندهای تقویت کننده و متعادل کننده

فرآیند تقویت کننده رفتاری است که اگر توسط فرآیند متعادل کننده کنترل نشود، می‌تواند منجر به فروپاشی سیستم شود. به دیگر سخن، هر دو نوع فرآیند برای حفظ تعادل سیستم امری ضروری هستند.

با این نوع تفکر توجه به بازخوردی که از انتخاب خود می‌گیرید مهم است. به طور مثال گاهی در سیستم‌های مدیریتی، ممکن است بخواهید کارمندان یک پروژه را از عمل باز دارید تا برنامه کُند پیش برود. در حقیقت، ممکن است اضافه کردن کارمندان جدید باعث کند شدن پروژه‌های قبلی شود زیرا شما مجبور به آموزش اعضای تیم ورودی هستید. اما سازمان شما در وضعیتی قرار دارد که افزودن نیزوی کار جدید به آن ضروری است یا خیر؟

اگر پاسخ شما خیر باشد، می‌دانید که در حال حاضر افزودن اعضای جدید تیم کار درستی نیست. به جای هدر دادن منابع، به دنبال یک روش جایگزین باشید. ممکن است سعی کنید چند مرحله از مراحل کار را کنار بگذارید، ساعت‌های بیشتری را برنامه‌ریزی کنید یا تکنیک دیگری را برای انجام به موقع کار انجام دهید. تمام این‌ها به تصمیم‌گیری‌های شما و قبول عواقب آنها بستگی دارد.

با تفکر سیستمی، می‌توانید از نمودارها، دیاگرام‌ها و شبیه سازی‌های رایانه‌ای برای نشان دادن و مدل‌سازی رفتار سیستم‌ها با توجه به استراتژی‌ها سازمان خود، استفاده کنید. سپس، این اطلاعات به شما فرصت می‌دهند تا اتفاقات رخ داده را پیش‌بینی کنید. کل بنیان این سبک تفکر از سال ۱۹۵۶ با پروفسور جی فارستر در انستیتوی فناوری ماساچوست آغاز شد.

دو نمونه نمودار اصلی

در حالی که ابزارهای زیادی برای مشاهده یک سیستم وجود دارد، نمودار رفتار با گذشت زمان  (BOT)  و نمودار حلقه‌ای (CLD) دو مورد از رایج‌ترین آنها هستند. CLD روابط بین عناصر مختلف در سیستم را نشان می‌دهد و نمودار BOT اعمال یک یا چند متغیر را در مدت زمان مشخصی نشان می‌دهد. به دو نمونه از این نمودارها توجه کنید.

نمونه‌ای از نمودار رفتار در طول زمان (BOT)

نمونه‌ای از نمودار حلقه‌ای (CLD)

برای مدیران، یک مدل شبیه‌سازی پیشرفته (a behavior over time) و یک شبیه‌ساز یادگیری مدیریتی (a causal loop diagram) بسیار مفید هستند. مدل شبیه‌سازی پیشرفته به شما امکان می‌دهد تا تعامل عناصر مختلف را در طول زمان مشاهده کنید. سپس، شبیه‌ساز یادگیری مدیریت به شما کمک می‌کند تا چگونگی تأثیر تصمیمات مختلف مدیریت بر سیستم را شبیه‌سازی کنید.

رویکرد سیستمی به مدیریت

هنگامی که از تفکر سیستمی در مدیریت و عملیات استفاده می‌کنید، به طور قطع به یقین تصمیمات شغلی مناسبی خواهید گرفت. در واقع، شما هر تصمیم کسب و کاری را که با توجه به پیامدهای سیستماتیک ممکن است داشته باشید، تجزیه و تحلیل می‌کنید. اگر می‌خواهید یک ابزار تولید جدید بخرید، این نوع تفکر باعث می‌شود که هزینه آموزش کارکنان، زیرساخت‌ها و تأخیر شغلی مورد نیاز را تجزیه و تحلیل کنید.

در نهایت، هدف از تفکر در سیستم‌ها کمک به شما در جلوگیری از اتلاف وقت، هزینه و سایر منابع است. یک رویکرد سیستمی برای مدیریت، سازمان را مجموعه‌ای از قطعات بهم پیوسته و پویا می‌داند. هر یک از این قسمت‌ها یک بخش و یک زیر سیستم در سازمان شما هستند.

در داخل این بخش‌ها، حتی زیر سیستم‌های بیشتری نیز وجود دارد. برای رسیدن سازمان بزرگتر به اهداف خود، همه این زیر سیستم‌ها باید تعاملات موثر و مستمری داشته باشند. این قطعات و زیرمجموعه‌های وابسته به یکدیگر هستند که با هم کار می‌کنند و عملکرد کل سازمان را به درستی انجام می‌دهند.

رویکرد سیستمی شامل ادغام اهداف از بخش‌های مختلف سازمان در کل سازمان است. این امر باعث حفظ تعادل در کلیت سیستم می‌شود. بدیهی است که اگر سیستم قصد رشد دارد، باید اهداف خود را به صورت مدیریت شده در نظر بگیرد.

این نوع تفکر همچنین تأثیر فعالیت‌های فعلی و آینده را بررسی می‌کند. سازمان‌ها باید در پاسخ به عوامل داخلی و خارجی تغییر کنند. در حالت ایده آل، سازمان همچنین با ایجاد یک فضای رقابتی می‌تواند در بازار کار نیز حرف اول را بزند.

در یک محیط کسب و کار، سیستم معمولاً شامل زمینه‌های مختلف تحصیلی مانند روانشناسی، بازاریابی، حسابداری، اقتصاد و سیستم‌های اطلاعاتی است. با استفاده موثر از همه این زمینه‌های تحصیلی، کسب و کار می‌تواند تعاملات بین بخش‌های مختلف را بهبود بخشد. از طریق چشم‌انداز سیستم، سازمان می‌تواند سیاست‌های مختص خود را تنظیم کند، در یک محیط اجتماعی فعالیت کند و اهداف کسب و کار را با موفقیت ارتقا دهد.

مزایا و معایب تفکر سیستمی

در حالی که مزایای بسیاری در دیدگاه سیستمی در کسب و کار وجود دارد، اما برخی از اشکالات نیز در میان هست. منتقدان معتقدند این تنها یک رویکرد نظری است و تعریف دقیق رابطه بین اجزاء و مولفه‌های مختلف در یک سازمان واقعی دشوار است.

یکی از بزرگترین ایرادات، خاص بودن رویکرد سیستمی است. وجود یک سیستم دقیق یکسان در سازمان‌ها و بخش‌های مختلف غیرممکن است. به همین دلیل، رویکرد سیستم‌ها مفهوم یکنواختی را ارائه نمی‌دهد که بتواند برای انواع سازمان‌ها کارساز باشد.

با این حال، استفاده از رویکرد سیستمی تعدادی مزیت دارد. با استفاده از این روش، می‌توانید محل کار خود را کارآمدتر کرده و یک نگاه جامع به وضعیت کاری خود داشته باشید. بعلاوه، این روش حتی می‌تواند با ساده‌سازی نیازهای کارمندی و فعالیت‌های کسب و کاری شما، در طولانی مدت در هزینه شرکت شما صرفه جویی کند.

پنج مزیت تفکر سیستمی

شکست می‌تواند چیز خوبی باشد

این عبارت یکی از رایج‌ترین شعاری‌های سیستم، در مورد مسئله شکست است. وقتی همه چیز را به عنوان یک سیستم مشاهده می‌کنید، شکست نخواهید خورد. فقط این سیستم است که به طور موقت شکست می‌خورد، نه شما یا سازمان شما.

در موقعیتی که شما در نهایت می‌خواهید کسب و کار و سازمان‌تان موفقیت آمیز عمل کند، برخی از شکست‌ها می‌توانند موارد خوبی باشند تا تجربه بهتری را در زندگی کاری خود داشته باشید و منجر به تصمیم‌گیری صحیح در آینده می‌شوند. اگر توماس ادیسون پس از انجام ۹۹۹۹ اختراع ناموفق منصرف می‌شد، هرگز موفق نمی‌شد. درعوض، او به تلاش معروف ادامه داد و پس از تلاش بعدی به موفقیت دست یافت.

بهینه‌سازی یک راه‌حل است

چگونه می‌خواهید یک شرکت موفق داشته باشید؟ برای بهبود روند کار کارمندان خود چه کاری انجام خواهید داد؟ آیا راه‌های غلبه بر رقبای خود را به تمامی طی کرده‌اید؟

اگر نمی‌دانید کارکنان شما چگونه تعامل دارند و سیستم چگونه کار می‌کند، نمی‌توانید بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار خود را انجام دهید. برای ایجاد تغییراتی در ساده‌سازی مراحل انجام شده، باید کل سیستم را درک کنید. با استفاده از دیدگاه سیستم، می‌توانید مراحل غیرضروری را از سر راه بردارید و میانبرهای موثری را بیابید که می‌تواند در هزینه شرکت شما نیز صرفه‌جویی کند.

یک دیدگاه سه بعدی داشته باشید

هنگامی که در یک بخش خاص کار می‌کنید، تمایل دارید راه‌حل مشکلات را به روش همان بخش پیدا کنید. به بیان دیگر، یک نجار به دنبال میخ می‌رود تا مشکلی را برطرف کند و یک حسابدار با ماشین حساب از پس معادلات خود بر می‌آید. اما شما به عنوان یک مدیر کسب و کار، باید چنین تمرکز ویژه‌ای را برای بخش‌های داشته باشید.

گاهی لازم است شما باید یک قدم به عقب برگردید و کل اکوسیستم را بررسی کنید و درک فرارشته‌ای از سیستم را بدست آورید. این دیدگاه جامع به شما کمک می‌کند تا خلاقیت خود را باز کرده و راه‌های جدیدی برای دستیابی به اهداف سازمانی خود پیدا کنید.

 ارتباط متقابل را کشف کنید

در برخی سازمان‌ها افراد از بخش‌های مختلف، دائماً به یکدیگر برخورد می‌کنند. حتی طراحان آن سازمان‌ها، ساختمان‌ها را نیز برای افزایش ارتباطات بین دپارتمانی  می‌سازند که البته گاهی منجر به راه‌حل‌های غیرمعمول نیز می‌شود.

با یک رویکرد سیستمی، متوجه می‌شوید که همه چیز به طور پویا به هم وابسته است. هر فرد برای رسیدن به موفقیت به همکاران خود نیاز دارد. سبک تفکر سیستمی ابزاری را برای ادغام اتصال، خلاقیت و بهره‌وری در محیط کار به شما می‌دهد.

ایجاد عشق به مشکلات

بیشتر اوقات، مدیران به طور فعال برای جلوگیری از مشکلات کار می‌کنند. اگرچه شما احتمالاً باید تلاش کنید تا عوارض منفی یا مشکلات مربوط به کار تیمی را در بین گروه خود به حداقل برسانید، اما در برخی موارد ارزش اصلی پیگیری برخی از مشکلات با جزئیات بیشتر است. به دیگر سخن، حل یک مشکل پیچیده یا برخورد با دید متفاوتی به آن مسئله می‌تواند راه بهتری برای انجام کسب و کار، اختراع جدید یا رویکرد کاملاً متفاوت به زندگی را به شما ارائه دهد.

روش سیستمی به جای جلوگیری از پیچیدگی کار، به شما کمک می‌کند مشکلات را به عنوان فرصت‌های مهیج ببینید. این مشکلات راه‌های بالقوه‌ای را برای نوآوری ثمربخش و رشد خلاقیت شما ارائه می‌دهد. کارمندان شما به جای پرهیز از مسائل دشوار، به حل کننده‌های فعال مسئله تبدیل می‌شوند.

سخن آخر

مهم نیست که سازمان شما بزرگ یا کوچک باشد، بدون شک شامل چندین سیستم است که برای رسیدن به اهداف شما با هم کار می‌کنند. زمانی که این سیستم با مسئله‌ای رو به روست و شما فقط به یک قسمت از آن مشکل بپردازید، احتمالاً هرگز راه حل طولانی مدت نخواهید یافت. با مشاهده پویاییِ بهم پیوسته سیستم، می‌توانید روش بهتری برای انجام کار خود کشف کنید.

تفکر سیستمی می‌تواند به شما کمک کند انقلابی در محل کار خود و در هر وضعیتی را ایجاد کنید. اگر رویکرد سیستم‌ها را در شرکت خود به کار بگیرید، یک کسب و کار بهتر و کارآمدتر خواهید داشت.