تکنیک طوفان فکری در تحلیل کسب و کار

طوفان فکری (Brainstorming) طبق راهنمای BABOK یکی از ۵۰ تکنیک مورد نیاز در پیکره دانش تحلیل کسب و کار است. در این مقاله تکنیک طوفان فکری را تعریف خواهیم کرد، به کاربرد آن در تحلیل کسب و کار خواهیم پرداخت و در نهایت نکاتی در مورد نحوه اجرای آن خواهیم داشت.

طوفان فکری چیست؟

در ابتدا ممکن است تعریف طوفان فکری به طور معمول قابل درک به نظر برسد. مریام وبستر طوفان فکری را به عنوان “یک تکنیک حل مسئله گروهی که شامل سهم خودانگیخته ایده‌های همه اعضای گروه است” به سادگی تعریف می کند. همچنین به طور کلی به عنوان تکنیکی شناخته می‌شود که هر ایده، حتی اگر خارج از چارچوب باشد، تشویق می‌شود و هرچه ایده‌های بیشتری تولید شود، بهتر است.

اما ارزش این را دارد که لحظه‌ای وقت بگذارید و معنی این اصطلاح را تعریف کنید زیرا به طور خاص در تحلیل کسب و کار به کار می‌رود. برای تحلیل کسب و کار، طوفان فکری را به این صورت تعریف می‌کنیم:

• فعالیتی که در یک گروه انجام می‌شود اما نه به صورت فردی. اگرچه برخی از نویسندگان طرفدار این هستند که طوفان فکری فردی بهره‌وری بیشتری دارد زیرا افراد را قادر می‌سازد بدون فیلتر و قضاوت فکر کنند، در اینجا ما بر روی روش رایج‌تر طوفان فکری گروهی که در آن چندین ذینفع شرکت می‌کنند تمرکز می‌کنیم. BABOK طرفدار این است که طوفان فکری “با توجه به تجربه و خلاقیت همه اعضا به بهترین وجه در یک گروه اعمال می‌شود”.
• داشتن هدفی کاملاً متفاوت از تکنیک گروه متمرکز (Focused Group)، اگرچه هر دو ممکن است از نظر ساختار و تعداد شرکت کنندگان مشابه باشند. یک گروه طوفان فکری معمولاً از ذینفعان سازمانی تشکیل شده است که ایده‌هایی تولید می‌کنند و سپس اصلاح می‌شوند. یک گروه متمرکز معمولا از مشتریانی تشکیل می‌شود که نظرات خود را درباره ایده‌های قبلاً اصلاح شده ارائه می‌دهند.
• به طور خاص برای یک هدف تعیین شده تعریف شده است. BABOK اظهار داشت که هدف از طوفان فکری، پاسخ دادن به سوال خاصی، از جمله نحوه حل مسئله، و اینکه چه عواملی از پیشرفت گروهی یا سازمانی جلوگیری می‌کند، چه مواردی ممکن است باعث تاخیر در پیشرفت شوند و یا چه مواردی برای حل مشکل قابل انجام است. طوفان فکری زمانی بیشتر موثر است که بخواهد بر روی یک موضوع خاص تمرکز کند، نه اینکه طیف گسترده‌ای را پوشش دهد.

مزایای طوفان فکری در تحلیل کسب و کار

همانطور که BABOK بیان می‌کند، چندین مرحله از پروژه از جمله شناسایی ذینفعان، استخراج نیازمندی‌، تا تحلیل استراتژیک سازمانی می‌توانند از طوفان فکری بهره‌مند شود. با این حال، تعداد کمی از بخش‌های توسعه دهنده یک پروژه هستند که نمی‌توانند از طوفان فکری بهره‌مند شوند. همانطور که BABOK اظهار می‌دارد، “هدف طوفان فکری تولید ایده‌های جدید و استخراج مضامین برای تجزیه و تحلیل بیشتر است”، طوفان فکری تقریباً در هر مرحله از تکامل یک پروژه، ابزاری قدرتمند است.

به علاوه، فرایند طوفان فکری می‌تواند راهی عالی برای جذب ذینفعان ساکت یا کمتر خلاق باشد که خارج از چارچوب فکر کنند و خلاقیت خود را برانگیزند. به عنوان مثال به محض اینکه طوفان فکری به خوبی اجرا شود، یک تحلیلگر پایگاه داده می‌تواند اطلاعاتی راجع به ذخیره اطلاعات ارائه دهد که هیچ کس دیگری نمی‌تواند آن را داشته باشد. بنابراین، اگر یک گروه نماینده و متنوع از شرکت کنندگان انتخاب شود، طوفان فکری می‌تواند اطمینان حاصل کند که طیف وسیعی از ایده‌ها و متخصصان در ایده‌های حاصل شده گنجانده شده‌اند. سرانجام، از آنجا که عملاً برای یک تحلیلگر فهم هرگونه ملاحظه‌ای در هنگام کشف یا هر مرحله دیگر از یک پروژه غیرممکن است، طوفان فکری برخی از فشارهای تحقیق را از تحلیلگر بر می‌دارد. همچنین سایر گروه‌های ذینفع را قادر می‌سازد تا حدی مالکیت جهت حاصل از پروژه را احساس کنند. همانطور که یک نویسنده اشاره می‌کند، ” همچنین به شما کمک می‌کند سهم اعضای تیم بابت راه حل انتخاب شده را پرداخت کنید، بالاخره آنها در توسعه آن نقش داشتند.”

چگونه جلسه طوفان فکری را تسهیل کنیم

وقتی تصمیم گرفتید طوفان فکری روش درستی برای این مرحله از پروژه شماست، این مراحل را دنبال کنید تا از جلسه طوفان فکری خود بیشترین بهره را ببرید. مجری، ضبط کننده ایده و شرکت کنندگان خود را انتخاب کنید و مکان و زمان جلسه را رزرو کنید. معمولا افراد موافق حضور پنج تا هفت نفر هستند. طبق گفته BABOK، شش تا هشت شرکت کننده ایده آل هستند. سعی کنید از هر گروه ذینفعان یک نماینده انتخاب کنید و شخصیت‌هایی را انتخاب کنید که فعال هستند و همکاری می‌کنند.

شما می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که همه در مورد روند کار در یک سطح هستند. انتظارات را درباره قالب و هدف تعیین کنید، توضیح دهید که در طوفان فکری هیچ ایده‌ای روی میز نیست و چیزی به نام ایده‌های زیاد وجود ندارد. شرکت کنندگان باید موافقت کنند که از قضاوت در مورد ایده‌ها در طی روند طوفان فکری خودداری کنند. همچنین، به همه افراد کمک کنید تا در مورد انتخاب روشی برای ارزیابی ایده‌ها، که فقط پس از پایان جلسه استفاده می‌شود، توافق کنند (همانطور که ویگرز خاطرنشان کرد، “طوفان فکری و در نظر گرفتن احتمالات مسئله جداگانه‌ای از تحلیل اولویت بندی‌ نیازمندی‌ها، امکان سنجی و واقعیت‌های محدود کننده است.”)

ممکن است از شرکت کنندگان خود بخواهید، زمان کمی (پنج دقیقه یا بیشتر) را برای تفکر قبل از ارائه ایده‌هایشان به گروه اختصاص دهند، به خصوص اگر شرکت کنندگان درون گرا بیشتری داشته باشید. همانطور که یک وبلاگ نویس تحلیل کسب و کار اشاره کرد، “وقتی به افراد فرصتی داده می‌شود که اندکی قبل از ارائه در مورد موضوعی فکر کنند، ممکن است آنها از ارائه ایده‌های خود به گروه بترسند.” حتی می‌توانید آنها را تشویق کنید و ایده‌های آنها را یادداشت کنید و یا ایده‌ها را به شما یا مجری تحویل دهند و شما آنها را بیان کنید.

پس از شروع جلسه گروه، همه را در مورد موضوع متمرکز نگه دارید. هدفی را که می‌خواهید به انجام برسانید به همه یادآوری کنید. “ما اینجا هستیم تا سعی کنیم متوجه شویم چرا محصول A برای مشتری‌ها کارایی ندارد، نباید بر مشکلات دیگری که ممکن است داشته باشند تمرکز کنیم یا در مورد محصولات دیگر منحرف شویم.”

خلاقیت، ارتباط آزاد یا تعداد ایده‌ها را محدود نکنید. هدف ارائه هرچه بیشتر راه حل هاست. در صورت تمایل شرکت کنندگان را تشویق کنید تا بر اساس ایده‌های یکدیگر عمل کنند. هنگام جاری شدن ایده‌ها، آنها را سانسور یا ویرایش نکنید. همانطور که یکی از نویسندگان هشدار می‌دهد: «پیشنهادهای با ارزش اما عجیب ممکن است در نگاه اول احمقانه به نظر برسند. به همین دلیل، لازم است جلسات را درست برگزار کنید تا ایده‌ها لطمه نبینند.”

اگر جلسه بیش از یک ساعت است، برخی زمان‌های استراحت و قهوه را در نظر بگیرید تا افراد بتوانند از نظر ذهنی تازه شوند. تمام ایده‌ها را در نمای کل گروه بنویسید. یا اگر کسی به نرم افزار “مایند مپ” یا نقشه ذهنی تبحر دارد (مانند Mindmeister یا Mindomo) ، زمان ایده‌آلی برای استفاده از آن خواهد بود. اگر هیچ کس به این نرم افزار تبحر ندارد و هنوز می‌خواهید از روش نقشه ذهنی استفاده کنید، می‌توانید یادداشت‌های خود را در جریان منطقی و سلسله مراتبی قرار دهید.

پس از پایان جلسه طوفان فکری، فرایند بازبینی را بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده آغاز کنید. گروه ایده‌های مشابه را در قالب یک فکر جمع‌بندی کنید. لیست نتایج ایجاد کنید و آن را برای بررسی بین همه افزاد توزیع کنید.

همانطور که رویکرد خود را اصلاح می‌کنید، ممکن است طوفان فکری یکی از جنبه‌های پر جنب و جوش کار تجزیه و تحلیل کسب و کار شما باشد. همانطور که BABOK متذکر می‌شود، “ایجاد طوفان فکری به طور مناسب، می‌تواند سرگرم کننده، جذاب و مولد باشد.” ممکن است ببینید برخی از همکاران ساکت و آرام از پوسته‌های خود بیرون می‌آیند و با ایده‌های ابتکاری از منابع غیر منتظره آنها تعجب می‌کنید. علاوه بر این، ماهیت جمعی طوفان فکری می‌تواند علاوه بر ایجاد انسجام در میان ذینفعان مختلف، به نفع تیم و سازمان و همچنین پروژه شما باشد.