ضرورت تعریف کردن نیازهای کسب و کار

 برای موفقیت هر پروژه‌ یا برنامه، ابتدا یک نیاز کسب و کار توافق شده باید تعیین شود. این نیاز ممکن است خود را به عنوان یک مشکل یا یک فرصت مطرح کند. تحلیلگران کسب و کار باید قبل از شروع هر کار تحلیلی، بتوانند سازمان را در بیان اینکه کدام یک از برنامه‌ها اهمیت دارند، راهنمایی کنند. تحلیلگران کسب و کار هستند که مسئول جمع آوری نیازها از ذینفعان و شفاف سازی دقیق آنها هستند. تعریف کردن نیازها همچنین به مشخص کردن اندازه پروژه به طور دقیق و شفاف کمک می‌کند که باعث می‌شود منابع و زمانی که باید برای تکمیل کردن پروژه نیاز است اختصاص داده شود به راحتی محاسبه شود. پروژه‌های بدون نیاز کسب و کار تعریف شده به دلیل موضوعاتی مانند افزایش درگیری ذینفعان، نیازهای تعریف نشده، و کار بیش از حد از دور خارج می‌شوند. بنابراین، برای صرفه‌جویی در ضرر و تلاش اضافی، در ادامه دلایلی مطرح می‌کنیم که تعریف نیاز کسب و کار نقطه شروع مهمی برای هرگونه تغییر سازمانی است.

برای یافتن ارتباط بین مدیریت تغییر و تحلیل کسب و کار پیشنهاد می‌کنیم مقاله “تحلیل کسب و کار و مدیریت تغییر” را مطالعه کنید.

ایجاد هدف

درک نیاز کسب و کار در مراحل اولیه، درک روشنی از چرایی آغاز تغییرات ایجاد می‌کند. فرایند تعریف یک وضعیت آتی دلخواه از نیازهای کسب و کار مشخص شده برای ارزیابی راه حل‌های احتمالی استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل کند که هر راه حل بالقوه نیاز را برآورده می‌کند و راه حل‌هایی را انتخاب می‌کند که بهترین نتیجه را برای آن نیازها برآورده کند. هر گزینه راه حلی که نیازهای شغلی را برآورده نکند باید از ملاحظه حذف شود زیرا بدون هدف است. شناسایی نیاز کسب و کار برای درک وضعیت فعلی نیز ضروری است. نیازهای کسب و‌کار مربوط به وضعیت فعلی کمک می‌کند تا از محدودیت‌های موجود که باید هنگام ارزیابی راه حل‌های احتمالی مورد توجه قرار بگیرد، خبر داشته باشیم. داشتن این بستر اضافی به مشکلات و بازنگری‌های کمتری در حین پیشرفت پروژه منجر می‌شود. پرداختن به نیازهای کسب و‌ کار از دیدگاه وضعیت فعلی به این دلیل موثر است که چرا روند موجود دیگر مناسب رشد و ترقی نیست.

افزایش انگیزه

اهداف هسته اصلی هر پروژه یا برنامه هستند. توانایی برقراری ارتباط موثر با اهداف می‌تواند به  موفقیت سهامداران و تیم پروژه کمک کند. دانستن اینکه اهداف پروژه چگونه نیاز کسب و کار را برآورده می‌کند، می‌تواند مشارکت کنندگان را ترغیب کند تا بهترین راه حل را در پیش بگیرند، زیرا می‌توانند ببینند که چگونه تلاش‌های آنها تاثیر مثبتی در سازمان دارد.

کاهش تضاد

برنام‌ها با نیازهای نامشخص در کسب و کار می‌تواند به دلیل انگیزه‌های نامعلوم و اولویت‌های رقابتی درگیر تضاد منافع شود. دستیابی به نیازهای  کسب و کار مورد توافق، منبع حقایقی برای تصمیم گیری‌های پروژه بر پایه آن است. اولویت بندی نیازها و ارزیابی درخواست‌های تغییر زمانی که نیازهای شغلی مشخص نباشد، می‌تواند منبع بحث و جدال باشد. پس از شناسایی آنها، نیازهای کسب و کار به تسهیل اولویت بندی به عنوان پایه و اساس فعالیت منجر می‌شوند.
ذینفعان اصلی ارزشی را برای اولویت بندی معیارها بر اساس ارتباط آنها با نیازهای کسب و کار تعیین می‌کنند. زمانی که ذینفعان برای موضوعات مختلف ارزش قائل هستند، داشتن اولویت بندی مبتنی بر معیارها امکان ارزیابی عینی تری از رتبه‌بندی نیازها را فراهم می‌آورد.
هنگامی که تغییرات نیازها ارائه می‌شوند، باید اهمیت و ارزش تغییرات ارزیابی شوند. به طور واضح نیازهای کسب و کار مرتبط موجب می‌شوند تا تحلیلگر کسب و کار  به سرعت درخواست‌های تغییر که در محدوده نیاز نیستند را کنار بگذارد و به طور موثر تغییرات الزاماتی را که به اندازه کافی یک نیاز را برآورده می کنند، تعیین کنند. هنگامی که تحلیلگر کسب و کار می‌تواند توضیح دهد که تغییر درخواست شده، نیازهای کسب و کار مورد توافق را برآورده نمی‌کند، رد درخواست‌های تغییر توسط ذینفعان بهتر درک می‌شوند.

رضایت تضمین شده!

هیچ چیزی بدتر از صرف وقت و تلاش برای یک پروژه و در نهایت ذینفعانی که از نتیجه نهایی راضی نیستند، وجود ندارد. پروژه‌هایی که بدون تعیین نیازهای کسب و کار، تغییراتی را آغاز می‌کنند، منجر به اتلاف وقت می‌شوند زیرا تغییراتی ایجاد می‌کنند که به اندازه کافی مشکلی را حل نمی‌کنند یا فرصتی که ذینفعان در نظر داشتند، از دست می‌دهند. تحلیلگران کسب و کار می‌توانند با تایید الزامات، طرح‌ها و تغییر درخواست‌ها در برابر نیازهای کسب و کار در طول چرخه عمر پروژه، رضایت ذینفعان را افزایش دهند تا اطمینان حاصل شود که نیاز سازمان برآورده می‌شود.

سخن آخر

در پایان، برخی از مزایای تعریف نیازهای کسب و کار در ابتدای اعمال تغییر، پروژه یا برنامه شامل ارائه هدف از برنامه و همچنین ایجاد انگیزه در ذینفعان برای اعمال تغییر است. علاوه بر این، نیازهای کسب و کار کاملاً مشخص و مرتبط، تضاد را کاهش می‌دهد و احتمال رضایت ذینفعان از تغییر را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. بعلاوه اگر نیازهای کسب و کار به طور واضح تعریف نشده باشد منجر به دوباره کاری،تاخیر در زمان انجام پروژه، تلاش و زمان بیشتر است. همچنین مستند سازی نیازمندی‌ها در تحلیل کسب و کار امری بسیار ضروری است. نیازهای باید به صورتی مستند شوند که به راحتی قابل درک برای تمامی ذینفعان مانند مشتری‌ها و تیم‌های فنی باشند. همچنین نیاز ها باید از  هر گونه پیش داوری مصون باشند.

تحلیلگران کسب و کار می‌توانند با انجام تحلیل استراتژی با استفاده از ابزارهایی مانند کارت امتیازی متوازن (Balanced Scorecard)، مطالعه موردی، تحلیل بازار یا تجزیه و تحلیل SWOT، به سازمان‌ها در شناسایی نیازهای کسب و کار کمک کنند.

در صورتی که مباحث تحلیل کسب و کار علاقه مند هستید پیشنهاد می‌کنیم در دوره تحلیل کسب و کار BABOK شرکت کنید.