راهنمای مدیریت انتشار (Release Management)

انتشار نرم‌افزارهای جدید یا ارتقاء آن‌ها، بخشی جدایی‌ناپذیر از دنیای همیشه در حال پیشرفت فناوری اطلاعات است. مدیریت انتشار نرم‌افزار شامل استفاده از اصول مدیریت پروژه برای استقرار بسته‌های نرم‌افزاری جدید یا به روزرسانی بسته‌های موجود است.

علاوه بر زمینه‌های فرآیند تعریف‌شده در راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK® Guide)، یعنی: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بستن، استقرار نرم‌افزار شامل استفاده از فرایندهای خاص ویژه مدیریت انتشار است.

آن‌ها عبارتند از: فرآیند درخواست محصول، بسته‌بندی انتشار، مستندسازی، توسعه، کنترل تغییر، آزمایش مشتری، اطلاع‌رسانی مشتری، آموزش و استقرار.

متأسفانه تا همین چند وقت پیش، شرکت‌های فناوری اطلاعات مدیران انتشار نداشتند. در بیشتر موارد، مدیر برنامه “مراقب” فعالیت‌های تیم‌های مختلف بود. اما روند شروع به تغییر کرده است و اکثر شرکت‌ها اکنون نیاز به مدیران انتشار را حس می‌کنند.

مدیر انتشار قبل از هر چیز یک مدیر پروژه است که وظیفه او مدیریت انتشار نرم‌افزار از زمان ایده‌پردازی تا استقرار می‌باشد. او فقط یک مدیر برنامه نیست. او یک مذاکره‌کننده، هماهنگ‌کننده، یک ارتباط دهنده و گاهی اوقات یک میانجی است. او پیشگام بوده و از فعالیت‌های همه ذینفعان و تأثیر این فعالیت‌ها بر هدف نهایی (استقرار یک محصول با کیفیت طبق برنامه و بودجه) آگاهی دارد.

مبانی مدیریت انتشار

تعریف

مدیریت انتشار، استفاده از اصول مدیریت پروژه ایجاد شده در مدیریت وظایف سازمان‌های مختلف است که منجر به استقرار بسته نرم‌افزاری جدید (یا ارتقاء بسته موجود)، با استفاده از فرایندهای خاص انتشار می‌شود.

اهداف

برای موفقیت‌آمیز بودن، انتشار باید اهداف زیر را داشته باشد:

• به موقع مستقر شود
• بودجه را رعایت کند
• هیچ تأثیری بر مشتریان فعلی نداشته یا تاثیری ناچیز داشته باشد
• نیازهای مشتریان جدید، فشار رقابتی و یا پیشرفت‌‌های فنی را برآورده کند

اصول مدیریت پروژه قابل اجرا

طبق راهنمای PMBOK، هشت حوزه دانش وجود دارد: محدوده، هزینه، زمان، منابع، کیفیت، ارتباطات و قرارداد.

همه این حوزه‌های دانش در مدیریت انتشار نقش دارند. علاوه بر این، پنج ناحیه فرآیند جزئی جدایی‌‌ناپذیر از هر انتشار هستند. آن‌ها عبارتند از: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بستن.

وظایف اصلی مدیریت انتشار

مدیریت انتشار شامل مشارکت بسیاری از سازمان‌ها با وظایف کاملاً مشخص است. وظایف اصلی در زیر ذکر شده است. آن‌ها عبارتند از:

• شناسایی نیازها، ارائه/تصویب پرونده تجاری، امکان‌سنجی/تعریف نیازمندی‌ها
• ایجاد اسناد، طراحی، توسعه، آزمون در محیط آزمایشگاه/زمینه، تست بتا (مشتری)
• کنترل تغییر، آموزش، استقرار کنترل‌شده، استقرار عمومی، کسب اطلاعات/بستن و انتقال به مدیریت چرخه عمر.

سازمان‌ها

در ادامه لیستی از سازمان‌هایی که مسئولیت انتشار دارند را آورده‌ایم. برخی مانند بخش حقوقی، خرید و امور مالی اعضای تیم انتشار نیستند. با این حال، تصمیماتی می‌گیرند که تأثیر عمده‌ای در مدیریت انتشار دارند و اغلب مدیر انتشار با آن‌ها مشورت می‌کند. آن‌ها عبارتند از:

• فروش، بازاریابی، تحقیق و توسعه (R&D)، مهندسی سیستم، مهندسی آزمون، عملیات، آموزش، مدیریت برنامه، تدارکات، امور مالی، صورتحساب، خدمات مشتری و حقوقی.

فرایندهای انتشار

۹ فرآیند خاص برای انتشار وجود دارد. آن‌ها همراه با راهنمای PMBOK برای پنج فرآیند و هشت حوزه دانش، آنچه را که تحت عنوان مدیریت انتشار شناخته می‌شود تشکیل می‌دهند. فرایندهای انتشار عبارتند از:

درخواست محصول، بسته‌بندی انتشار، مستندسازی، توسعه، کنترل تغییر، آموزش، آزمایش مشتری، اطلاع‌رسانی مشتری و استقرار. توسعه و استقرار هر دو دارای فرآیندهای فرعی هستند. فرآیندهای فرعی توسعه عبارتند از: تست‌های آزمایشگاهی و میدانی و دروازه کیفیت. فرایندهای فرعی استقرار عبارتند از: معرفی کنترل‌شده، در دسترس بودن عموم و کناره‌گیری.

نقش برخی از سازمان‌ها در مدیریت انتشار

فروش

اگر نیاز به نرم‌افزار جدید به دلیل تقاضای مشتری القا شود، فروش اولین گروهی است که درخواست را مطرح می‌کند. فروش به منظور رسمیت بخشیدن به درخواست و شروع فرآیند درخواست محصول (FPR) با بازاریابی کار می‌کند. فرآیند FPR مکانیسمی است که از طریق آن بخش‌های عملکردی می‌توانند منابع توسعه را از تحقیق و توسعه درخواست کنند.

علاوه بر این، فروش عضو مهم تیم انتشار است. آن‌ها به ویژه در مراحل آموزش، آزمایش و اطلاع‌رسانی مشتری مشارکت دارند.

بازاریابی

بازاریابی چشم و گوش واحد کسب و کار است. آن‌ها از آنچه که رقبا انجام می‌دهند آگاه هستند. آن‌ها با فروش همکاری دارند تا بسته‌هایی ایجاد کنند که جذب مشتریان جدید را برای آن ها راحت‌تر کند. تیم بازاریابی همچنین برای حفظ مشتریان قدیمی اغلب برای به روزرسانی بسته‌های موجود درخواست می‌کنند.

آن‌ها بخشی جدایی‌ناپذیر از تیم انتشار هستند.

تحقیق و توسعه

تحقیق و توسعه ‌بازیکن اصلی است. آن‌ها در بیشتر فرایندهای انتشار حضور دارند و اولین برآورد هزینه و زمان را بر اساس درخواست محصول ارائه می‌دهند. در صورت تأیید، آن‌ها باید الزامات را تعریف کرده، اسناد را ایجاد کنند، عملکرد درخواست‌شده را طراحی و توسعه دهند. آن‌ها تصمیم می‌گیرند که چه کاری را می‌توان و چه کاری را نمی‌توان انجام داد و چه مدت طول می‌کشد. برنامه استقرار مقدماتی بر اساس برآورد زمان آن‌ها اتفاق می‌افتد.

آزمایش‌کنندگان

آزمایش‌کنندگان با هماهنگی تحقیق و توسعه کار می‌کنند. آن‌ها خروجی تحقیق و توسعه را بر اساس معیارهای تعیین‌شده آزمایش می‌کنند و به نوعی دروازه‌بان‌های نرم‌افزار هستند. هیچ اتفاقی نمی‌افتد تا زمانی که همه معیارهای آزمون قبولی برآورده نشده باشد. آزمایش‌کنندگان نه تنها کارایی قابلیت‌های جدید را تضمین می‌کنند، بلکه مطمئن می‌شوند که قابلیت‌های قدیمی از بین نرفته‌اند. آزمایش‌کنندگان بخشی از تیم انتشار هستند و در هر جلسه پیشرفت یا مسائل خود را گزارش می‌دهند.

امور مالی

آن‌ها کیف پول را در دست دارند و هزینه انتشار را از ابتدا تا انتها کنترل می‌کنند. آن‌ها همه هزینه‌ها را تأیید یا رد می‌کنند و بر اساس بهترین گزینه برای کسب و کار تصمیم می‌گیرند. ممکن است امور مالی تصمیم بگیرد که بودجه انتشار را تأمین نکند زیرا به نظر آن‌ها این کار بسیار گران است یا به مصلحت کسب و کار نیست. اغلب اوقات تصمیم آن‌ها با اهداف فروش و بازاریابی مغایرت دارد و برای حل اختلاف نیاز به مذاکره یا میانجیگری است. امور مالی عضو فعال تیم انتشار نیست، اما برای پذیرش ممکن است احضار شود.

جمع‌بندی

مدیریت انتشار بر روند دائماً درحال تغییر پروژه نظارت دارد. هر انتشار فرصتی برای تصحیح همه چیز از گردش کار تا چک لیست است، زیرا تیم شما در این مسیر می‌فهمد چه نقشه‌راهی برای چه نوع انتشاری مناسب است.