معرفی برترین متریک‌های مدیریت پروژه

متریک‌های مدیریت پروژه (Project Management Metrics) در موفقیت هر پروژه نقشی حیاتی دارند. مدیران پروژه این پارامترها را طبق راهنمای سازمان، در مرحله شروع، تعریف می‌کنند. این متریک‌ها، برای اطمینان از پیشرفت پروژه، طبق برنامه، به طور منظم ردیابی و تأیید می‌شوند. برای ردیابی زمان، هزینه و هدایت تیم به سمت اهداف، متریک‌های مدیریت پروژه ‌به عنوان چراغ راهنما عمل خواهند کرد.

یک مدیر پروژه آگاه، نیاز به درک و تجزیه و تحلیل شرایط مختلف دارد. او باید از وضعیت پروژه، میزان پیشروی یا عقب ماندگی آن، مطلع باشد و در نتیجه از گلوگاه‌ها و موانع آینده، جلوگیری کند. در این مقاله، قصد داریم برترین متریک‌های مدیریت پروژه در نظر داشته و راهی مناسب برای پیشرفت پروژه خود، پیدا کنیم.

متریک‌های مدیریت پروژه چیست؟

متریک‌های مدیریت پروژه، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) هستند که به ردیابی عملکرد پروژه کمک می‌کنند. برای اینکه یک مدیر پروژه موفق باشید، باید پیشرفت تیم را کنترل کنید و تلاش‌ها را در راستای رسیدن به اهداف پروژه، برنامه‌ریزی کنید. متریک‌ها همچنین در صورت منطبق نبودن اعداد با انتظارات به اقدامات اصلاحی کمک می‌کنند.

چرا به متریک‌های مدیریت پروژه نیاز است؟

مدیران پروژه برای ارزیابی هر ویژگی پروژه و تهیه برنامه عملیاتی متناسب با آن به یک سیستم مشخص به متریک‌های مدیریت پروژه، نیاز دارند. بسیاری از سازمان‌های موفق، دستورالعمل‌های کاملا مشخصی برای توسعه این متریک‌ها ایجاد کرده‌اند. اندازه و پیچیدگی پروژه، فناوری، حوزه و دامنه کار و عواملی از این دست، می‌تواند بر این تصمیم، تأثیر بگذارد. ادغام این متریک‌ها در سیستم برای ارزیابی و حفظ چرخه عمر پروژه ضروری است.

فواید استفاده از متریک‌های مدیریت پروژه

به طور خلاصه، یک متریک‌ مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد:

• برای تجزیه و تحلیل سلامت کلی پروژه با خاطری آسوده پیش بروید.
• برای تعیین عوامل حیاتی که نیاز به توجه دارند، راهگشای شما خواهد بود.
• برای ارزیابی وضعیت فعلی و تصمیم‌گیری آگاهانه مفید هستند.
• برای تکامل، سازگاری و پیش‌بینی بهتر در هنگام عدم اطمینان، به شما کمک خواهند کرد.
• متریک‌ها به عنوان یک سیستم هشداردهنده عمل می‌کنند و از این رو ستون فقرات هر پروژه‌ هستند.

چگونه می‌توان متریک‌های پروژه را مهندسی کرد؟

درک این نکته ضروری است که فراموش نکنیم، هر پروژه یک حیات منحصر به فرد است و نحوه ارزیابی عملکرد سازمان‌ها بسیار متفاوت خواهد بود. بنابراین، مدیران پروژه نیاز به مهندسی متریک‌های پروژه متناسب با نیازهای سازمانی خود و همسویی با اهداف استراتژیک خودشان دارند.

اما به طور کلی:

اولین گام به سوی مهندسی متریک‌های پروژه، شامل تعیین اهداف مناسب برای رسیدن به سطح عملکرد مطلوب است. ایده اصلی در اینجا این است که اهداف خود را فرموله کنید و هدف نهایی را در ذهن داشته باشید. اجازه دهید با اولین قدم برای تعیین اهداف درست شروع کنیم.

اهداف SMART

بسیاری از مدیران پروژه از چارچوب SMART پیروی می‌کنند. این روش یکی از بهترین متدها برای اطمینان از دستیابی به اهداف است. SMART مخفف کلمات زیر است:

• Specific: به معنای خاص بودن. هدف باید خاص پروژه شما و جواب‌گوی نیازهای شما باشد. شما باید بدانید که این هدف، چگونه محقق می‌شود، توسط چه کسی و در چه فرایندی برای انجام وظایف، طرح‌ریزی خواهد شد.
• Measurable: قابل اندازه‌گیری باشد. در اصل پیشرفت پروژه باید کمی باشد. بنابراین، پارامترهایی برای محاسبه توسعه پروژه خود از همان ابتدا، تنظیم کنید.
• Achievable: قابل دستیابی باشد و در هاله‌ای از ابهام به سر نبرد. تعیین اهداف غیرواقعی به همان اندازه که اصلا هیچ هدفی ندارید، بد است. برای امکان‌پذیر ساختن آنه، اهداف بزرگ‌تر را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید و مهلت‌های واقعی تعیین کنید.
• Relevant: هدف باید با کار شما مرتبط باشد. هدف این پروژه باید مطابق با مأموریت کلی سازمان شما باشد. بنابراین، هدف پروژه باید با سایر اهداف تجاری همسو با برنامه‌های فعلی و بلندمدت شما مطابقت داشته باشد.
• Time-bond: جدول زمانی یکی از مهم‌ترین شاخص‌های موفقیت یک پروژه است. بنابراین ایجاد یک جدول زمانی برای تعیین مهلت یا آخرین تاریخ برای رسیدن به وظیفه تعیین شده، از اهمیت بالایی برخوردار است.

هنگامی که این عوامل به طور مناسب اجرا شوند، می‌توان عملکرد در زمان واقعی را اندازه‌گیری کرد. اجازه دهید یک قدم جلو برویم و اهداف دقیق‌تر (SMARTER) را برای افزایش کارایی سازمانی ایجاد کنیم.

چگونگی تعیین اهداف دقیق‌تر

برای مقاومت و انعطاف‌پذیری در بازار بی‌ثبات فعلی، ممکن است مجبور شود از اهداف معمول SMART فراتر بروید. اهداف دقیق‌تر شامل جنبه‌های تکامل و بررسی روند کلی برای اطمینان از ارزیابی و بهبود مستمر است.

این مسئله دو سوال اصلی را پاسخ می‌دهد:

• EVOLVE: آیا بر اساس نیازهای پروژه خود پیشرفت می‌کنید؟
• REVIEWing:آیا در حال بررسی کمبودها در زمان مقرر و رفع آنها هستید؟

تقسیم اهداف و دسته‌بندی آنها به شما در تعیین متریک‌های خاص و قابل اندازه‌گیری کمک می‌کند. علاوه بر این شما را قادر می‌سازد ویژگی‌های پروژه را به طور موثرتری کنترل کنید. براساس اهداف دقیق‌تر، KPIها بیشتر به پنج دسته اصلی تقسیم می‌شوند. در اینجا شرح مفصلی از هر یک از آنها آورده شده است.

۵ عامل اساسی

1. به جدول زمانی پایبند باشید.

وقتی صحبت از پروژه‌ها می‌شود، زمان و هزینه عواملی هستند که به طور مستقیم و متناسب در نظر خواهند بود. استفاده نادرست از زمان باعث افزایش هزینه‌های پروژه و در نهایت منجر به از دست دادن برنامه‌ریزی ابتدایی ما می‌شود. بنابراین متریک‌ مبتنی بر زمان، برای تحویل پروژه‌ها در مهلت مقرر یا قبل از مهلت مقرر و در بودجه‌بندی بسیار حیاتی است.

برای ادامه کار در پروژه از KPIهای زیر استفاده کنید:

• زمان چرخه:

زمان چرخه زمان واقعی مورد نیاز برای انجام یک کار در پروژه است. بهترین کار برای ردیابی عملکردهای تکرار شونده در داخل یک پروژه است. اندازه‌گیری زمان چرخه، دقت پیش‌بینی‌های آینده شما را افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا یک برنامه دقیق پروژه را ترسیم کنید.

• استفاده از منابع قابل پرداخت:

روشی است برای اندازه‌گیری زمان صرف شده توسط منابع برای انجام کارهای خاص، در مقابل در دسترس بودن یا ظرفیت آنها را نیز بررسی می‌کند. سطح بهره‌برداری منعکس‌کننده بخش کلی بهره‌وری نیروی کار است. با استفاده از منابع می‌توانید ردگیری کنید که آیا همکاران شما، به جدول زمانی اختصاص داده شده برای هر کار در پروژه، پایبند هستند یا خیر.

• اتمام به موقع:

این به معنای انجام مهلت تعیین شده است، به عنوان یک شاخص عملکرد برای هر دو مشتری و مدیر پروژه عمل می‌کند. احترام و پایبندی به تاریخ اتمام در مدیریت پروژه بسیار جدی مشاهده می‌شود .

• پیش‌بینی در مقابل زمان واقعی:

این مبحث، تفاوت در زمان برنامه‌ریزی شده برای فعالیت را در مقایسه با زمان واقعی در نظر دارد. اگر منابع بیش از زمان پیش‌بینی شده باشد، مدیران می‌توانند اقدامات اصلاحی را برای ادامه پروژه انجام دهند.

متریک‌ مهم بعدی هزینه پروژه است. اجازه دهید KPIهای مختلف مرتبط با آن را مشاهده کنیم:

2. در بودجه مشخص شده بمانید.

بودجه پروژه یک برنامه مالی را براساس نیازهای منابع و سایر عوامل تعیین می‌کند. این مسئله کل هزینه پیش‌بینی شده و مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را در نظر دارد. برای به حداکثر رساندن درآمد، هزینه‌ها باید در بودجه تعیین شده، باقی بمانند.

نظارت بر تکنیک‌های بودجه‌بندی و تنظیم هشدارها درباره خزانه‌های بودجه در داشبورد مدیریت پروژه می‌تواند به جلوگیری از افزایش بیش از حد بودجه کمک کند. برنامه‌ریزی در داشبورد شما را قادر می‌سازد تیم خود را بهتر مدیریت کنید.

متریک‌های مدیریت پروژه براساس بودجه عبارتند از:

• واریانس بودجه:

این مسئله تفاوت بین هزینه پیش‌بینی شده و بودجه واقعی را نشان می‌دهد. یک گزارش پیش‌بینی شده در مقابل مدارک واقعی، می‌تواند برای ردیابی واریانس بودجه مفید باشد. مدیران می‌توانند هر از چندگاهی این موضوع را ردیابی کرده و بررسی کنند که هزینه‌های بیش از حد در بودجه پروژه وجود دارد یا خیر.

• آیتم‌های اصلی:

این مسئله یک گروه از اقلام مالی منفرد را نشان می‌دهد که برای ردیابی و مرتب‌سازی هزینه‌های پروژه به زیرمجموعه‌ها تقسیم می‌شود. اقلام موجود در بودجه، به عنوان ابزاری برای مقایسه و بودجه‌بندی در آینده کار می‌کنند. اگر یک چیز بیش از هزینه پیش‌بینی شده باشد، مدیران می‌توانند اقدامات اصلاحی را انجام دهند تا از تأثیر دومینو بر درآمد کلی، جلوگیری کنند.

• شاخص عملکرد هزینه یا CPI

مشابه امر پیش‌بینی هزینه در مقابل هزینه واقعی، CPI هزینه بودجه کار را با مقدار واقعی هزینه شده، تجزیه و تحلیل می‌کند. این شاخص به شما کمک می‌کند تا بازدهی منابع و برنامه‌ریزی کلی بودجه و هزینه را محاسبه کنید. محوری کردن برنامه بودجه پروژه شما، بهتر است پس از ارزیابی جزئیات مالی پروژه انجام شود.

3. کیفیت تحویل را حفظ کنید.

مسئولیت اصلی یک مدیر پروژه حفظ کیفیت تحویل محصول است. همچنین، درک و برآورده کردن انتظارات مشتری از همان ابتدا بسیار مهم است. به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید عملکرد تیم را در جهت اهداف مورد نظر پروژه ارزیابی و هدایت کنید.

برخی از KPIها در این زمینه عبارتند از:

• حفظ / وفاداری مشتری

حفظ مشتری از کیفیت کار و رضایت مشتری صحبت می‌کند و منعکس‌کننده میزان موفقیت ماست. مطالعات نشان داده است که ارائه خدمات ضعیف به مشتری، هزینه‌های هنگفتی را برای کسب و کارها به همراه دارد. خدمات سریع‌تر و بهتر که تجربه به یادماندنی مشتری را ایجاد می‌کند، می‌تواند رضایت مشتری شما را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد.

• شاخص خالص ترویج‌کنندگان یا NPS

این متریک، تجربه مشتری را اندازه‌گیری کرده و رشد کسب وکار ما را پیش‌بینی می‌کند. مشابه معیار حفظ مشتری/ وفاداری، NPS رضایت کاربر را بررسی می‌نماید. برای سنجش تجربه مشتری و وفاداری به برند، می‌توان یک پرسشنامه کوتاه را مد نظر قرار داد.

• محاسبه خطاها

بیشتر پروژ‌ه‌ها حاشیه بسیار کمی برای خطا دارند. خطاهای پروژه یا اشتباهاتی که گلوگاه‌هایی را ایجاد می‌کنند، منجر به دوباره کاری شده و تأثیر برگشت ناپذیری بر عملکرد پروژه دارند. گزارش خطا می‌تواند زمینه‌ای برای تجزیه و تحلیل آینده مفید باشد و فضای کافی برای پیشرفت آینده را فراهم می‌کند.

• ارزش کسب شده:

ارزش کسب شده راهنمایی استراتژیک را ارائه می‌دهد و ارزش بدست آمده از پولی را که تا تاریخ انجام یک پروژه صرف شده است، پیشنهاد می‌کند. به بیان دیگر، ارزش کسب شده، اندازه‌گیری دقیق کار انجام شده از نظر سود کسب شده توسط مشتری نشان می‌دهد. مقدار بدست آمده را می‌توانید با این فرمول محاسبه کنید:

EV =کار انجام شده / بودجه تصویب شده * ۱۰۰

4. تحویل موثر محصول

برای ارائه موثر، مدیر پروژه باید فرایندها را به قسمت‌های عملیاتی تقسیم کند که با گذشت زمان به راحتی قابل اجرا هستند. یک افزایش سیستماتیک در پیشرفت پروژه زمینه را برای تحویل کیفی فراهم می‌کند. اجزای مختلفی که به اثربخشی کمک می‌کنند عبارتند از:

• نیازمندی‌ها پروژه را به روشنی تعریف کنید:

تمام جنبه‌های اساسی پروژه مانند اهداف، دامنه، نیازمندی‌ها و غیره باید به وضوح بیان شده، مستند شده و با ذینفع درگیر در ارتباط باشد.

• ارتباط موثر و منظم:

برقراری ارتباط شفاف با ذینفعان درگیر بسیار مهم است. این مسئله به نفی مفروضات کمک می‌کند و شفافیت انتظارات مشتری را فراهم می‌نماید.

• تعریف وابستگی به وظیفه:

تعیین وابستگی به وظیفه به وضوح یک عامل اساسی است که اثربخشی تحویل پروژه را تعیین می‌کند. این مهم اطمینان حاصل می‌نماید که چه وظایفی، به ترتیب مناسب، برای تحویل به موقع، انجام می‌شوند.

• منابع مناسب را با پروژه‌ها مطابقت دهید:

مطابقت دادن مهارت مناسب با وظیفه مناسب در زمان مناسب، نکته‌ای بسیار کلیدی است. بهترین حالت برای هر مدیر پروژه، تصمیم‌گیری در چنین شرایطی است. تحویل بهینه پروژه می‌تواند با تخصیص منابع مناسب حاصل شود.

• تعداد تکمیل نقاط عطف پروژه:

اتمام موثر نقاط عطف پروژه که توسط مشتری تأیید شده است، یک شاخص کلیدی عملکرد به حساب می‌آید. این امر موجب می‌شود اصلاح یا بازنگری در میزان کمتری رخ دهد و  اتمام پروژه را تسریع می‌کند.

• تجهیز یک طرح احتمالی:

تغییرات اجتناب‌ناپذیر در محدوده پروژه، هزینه‌ها، نیازهای مشتری و در دسترس بودن منابع می‌تواند پروژه‌ها را در معرض خطر زیادی قرار دهد. مدیران پروژه باید ریسک‌ها را از قبل شناسایی و ارزیابی کنند و برای تخفیف در میزان آنها، برنامه مناسبی را پیش‌بینی کنند.

5. بسته شدن پروژه را تجزیه و تحلیل کنید.

جنبه اصلی هر مدیر پروژه موفق، تجزیه و تحلیل دروس آموخته شده از یک پروژه تکمیل شده است. تجزیه و تحلیل بسته شدن پروژه، بهبودهای بصیرتی را برای همه پروژه‌های آینده فراهم می‌کند و از این رو نباید فراموش شود. بسته شدن پروژه معمولا مجموعه‌ای از جلسات مدیر پروژه و سرپرستان هر فعالیت است.

سوالات مهم

• چه کسی وظایف را کامل انجام می‌دهد؟
• برای جلوگیری از کوتاهی همکاران، چه باید کرد؟
• چه موانعی باعث شدند که در کار وقفه ایجاد شود؟
• نقاط قوت در کدام موارد دیده شدند؟

نتیجه سخن

متریک‌های مدیریت پروژه برای اجرای شیوه‌ها و فرایندهای مدیریت پروژه پایدار در هر سازمانی اساسی هستند. نکته اصلی در طرح‌ریزی آنها، توجه به سادگی و مرتبط بودن آنها با سازمان است. متریک‌های مدیریت پروژه همچنین برای بهبود نحوه مدیریت و تحویل پروژه‌ها و همچنین نشان دادن پیشرفت‌هایی با بلوغ در مدیریت پروژه، امری مهم هستند.