دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office یا PMO) گروهی در کسب و کار است که مسئولیت تهیه گزارش‌های مدیریت، ایجاد دستورالعمل‌ها و یک چارچوب حاکمیت را بر عهده دارد.
اما در چند سال گذشته، دفتر مدیریت پروژه تکامل یافته و دیگر محدود به کارکردهای اداری نیست. دفتر مدیریت پروژه مدرن می‌تواند به طور بالقوه به یک مرکز ارزش تبدیل شود و بخشی حیاتی از سودآوری کسب و کار باشد.
طبق آمار استاتیستا، ۸۰٪ سازمان‌ها دارای یک یا چند دفتر مدیریت پروژه هستند.
این مقاله به شما کمک می‌کند مسئولیت‌های گسترده دفتر مدیریت پروژه ارزش‌محور و ابزارهای اساسی لازم برای اجرای آن‌ها را درک کنید.
مسئولیت‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه ارزش‌محور می‌تواند طیف گسترده‌ای از نقش‌ها را برای کسب و کار مدرن بازی کند. این می‌تواند برای یک شرکت مبتنی بر پروژه بسیار مفید واقع شود.
برخی از وظایف و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه شامل موارد زیر هستند:
ایجاد ساختار حاکمیت پروژه
دفتر مدیریت پروژه یک چارچوب حاکمیت پروژه ایجاد می‌کند تا یک رویکرد ساختاری برای اداره پروژه‌ها داشته باشد. این شامل ذینفعان مختلفی مانند اعضای تیم، مدیران پروژه، اسپانسرهای پروژه، سرمایه‌گذاران، مشتریان و غیره است. هدف از ساختار حاکمیت اطمینان از امور زیر می‌باشد:
- پروژه‌ها با اهداف کوتاه مدت و بلند مدت کسب و کار مطابقت دارند و اولویت‌بندی شده‌اند.
- افراد مناسب برای تصمیم‌گیری صحیح به اطلاعات مورد نیاز دسترسی دارند.
- پروژه‌ها در محدوده زمان و بودجه برنامه‌ریزی شده باقی می‌مانند.
- منابع سازمانی به کارآمدترین روش استفاده می‌شوند.
- ارزیابی و کاهش ریسک در تمام پروژه‌ها به طور مداوم وجود دارد.
ارائه گزارش‌های مدیریتی
یکی از مسئولیت‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه متمرکز کردن اطلاعات و رساندن آن‌ها به ذینفعان مناسب است. این اطمینان حاصل می‌شود که مدیریت برای موفقیت پروژه آگاهانه و به موقع تصمیم می‌گیرد. در زیر برخی از نمونه‌های گزارشگری مدیریت آورده شده است:
- پیشرفت کلی و سلامت پروژه‌ها
- وضعیت نقاط عطف و تحویل در سراسر پورتفولیو
- اطلاعات مالی در مورد بودجه، پیش‌بینی، واقعی، حاشیه و غیره
- ریسک‌های پروژه و پیشرفت در زمینه کاهش آن‌ها
- کارایی عملیاتی و عملکرد پروژه
- مدیریت و استفاده موثر از منابع سازمانی
اولویت‌بندی پروژه‌ها بر اساس اهداف استراتژیک کسب و کار
تنظیم اهداف عملیاتی و استراتژیک بخش مهمی از برنامه‌ریزی کسب و کار در آینده است. آن‌ها کلید موفقیت در کسب و کار کوتاه مدت و بلند مدت هستند. این اهداف با کمک برنامه‌ها و پورتفولیوهای مختلف متشکل از پروژه‌ها محقق می‌شوند. دفتر مدیریت پروژه نقشی اساسی در این روند بازی می‌کند و مسئولیت‌های زیر را بر عهده دارد:
- اطمینان حاصل کنید که برنامه‌ها و پورتفولیوها با اهداف عملیاتی و استراتژیک هم‌سو هستند.
- پروژه‌ها بر اساس این اهداف کسب و کار انتخاب و اولویت‌بندی می‌شوند.
- منابع سازمانی طبق اهداف کسب و کار تخصیص داده و استفاده می‌شود.
- طراحی و پیگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مختلف برنامه و عملکرد پورتفولیوها
برنامه‌ریزی منابع به طور موثر
برنامه‌ریزی منابع یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه موفق است. این فرآیند تضمین می‌کند که منابع مناسب در زمان مناسب به پروژه مناسب تخصیص داده می‌شوند. برخی موارد برجسته برنامه‌ریزی کارآمد منابع عبارتند از:
- حذف سیلوهای صفحات گسترده را با یک برنامه منبع واحد
- ایجاد قابلیت مشاهده ظرفیت، صلاحیت و در دسترس بودن منابع برای همه ذینفعان
- برنامه‌ریزی منابع در زمان واقعی تا با تغییرات مداوم مطابقت پیدا کند
- پیگیری انواع کارها، یعنی کارهای پروژه‌ای، کارهای غیر پروژه‌ای، تعطیلات و غیره
- ایجاد مشاهده چند بعدی و غلبه بر چالش‌های ساختار ماتریس
پیش‌بینی و برنامه‌ریزی ظرفیت منابع
در یک محیط کسب و کار که به طور پویا تغییر می‌کند، پیش‌بینی و دستیابی به آینده‌نگری در زمان واقعی جهت تأمین منابع پروژه برای دفتر مدیریت پروژه بسیار مهم است. به طوری که دفتر مدیریت پروژه زودتر از موعد می‌تواند اقدامات اصلاحی را انجام دهد.
چند نمونه از پیش‌بینی منابع عبارتند از:
- ظرفیت پیش‌بینی در مقابل تقاضا برای شناسایی کمبود یا مازاد منابع
- پیش‌بینی افراد جایگزین و خلاء پروژه برای به حداقل رساندن اتلاف منابع
- پیش‌بینی منابع مالی مدیریت منابع برای تعیین حاشیه و سودآوری
ساده‌سازی و خودکارسازی روندها و گردش کارها
دفتر مدیریت پروژه به عنوان بخشی جدایی‌ناپذیر از بهبود عملکرد، روندها و روش‌های مختلف مدیریت پروژه را ساده می‌کند. برای مثال:
- ایجاد مراحل درخواست، انتخاب و اولویت‌بندی پروژه
- ساده‌سازی جریان کار برای درخواست و تخصیص منابع
- جمع‌آوری اطلاعات به روز درباره مهارت‌ها، علایق ، تجربه کارمندان
- قبل از اینکه دیر شود، پیش‌بینی کرده و هشدارهای اولیه را ارائه میدهد
استفاده مجدد از یادگیری و دانش پروژه
دفتر مدیریت پروژه با تسهیل انتقال دانش بین تیم‌های پروژه اداری، کارایی تیم را امکان‌پذیر می‌کند. این برنامه‌ها، بررسی‌ها، الگوها و اسناد پروژه را به طور گسترده در دسترس اعضای ذیربط قرار میدهد و باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌هایی می‌شود که در غیر این صورت دوباره به وجود می‌آمدند. تیم‌های پروژه به جای تکرار این هزینه‌ها، نه تنها می‌توانند منحنی یادگیری خود را کوتاه کنند بلکه می‌توانند از طریق دانش سازمانی که به اشتراک گذاشته می‌شود، کار بیشتری را نیز انجام دهند.
به حداکثر رساندن استفاده از منابع استراتژیک و قابل پرداخت
یک دفتر مدیریت پروژه بالغ پشتیبانی و مربی‌گری مدیران پروژه را فراهم می‌کند. به هر حال، آن‌ها در قلب چرخه عمر پروژه قرار دارند.
توسعه شایستگی‌های مدیر پروژه توانایی وی را در هدایت و مدیریت اجرای پروژه و پویایی تیم افزایش میدهد.
علاوه بر این، آن‌ها را برای اندازه‌گیری نقاط قوت تیم خود و جلوگیری از درگیری بین اعضا مجهز می‌کند.
به این ترتیب، پروژه‌ها می‌توانند با استفاده از کارکنان که از مهارت‌ها و دانش کلیدی خود می‌توانند برای انجام وظایف و یاری رساندن به یکدیگر استفاده کنند، پتانسیل بالقوه را به کار بگیرند.
آموزش و مربی‌گری مدیران پروژه
برای یک شرکت مبتنی بر پروژه، بسیار مهم است که کارمندان در حال کار بر روی یک پروژه قابل پرداخت یا یک پروژه استراتژیک باشند. بنابراین، برای یک دفتر مدیریت پروژه بسیار مهم است که برای حداکثر استفاده از کارمندان قابل پرداخت و استراتژیک تلاش کند. برای رسیدن به این هدف، یک دفتر مدیریت پروژه دائماً استفاده از منابع را پیش‌بینی کرده و آن‌ها را به سمت پروژه‌های قابل پرداخت و استراتژیک سوق میدهد.
جمع‌بندی
موفقیت دفتر مدیریت پروژه منوط به تعیین فرد مناسب برای ارتقاء آن است. گاهی اوقات آن‌ها مجبور به درخواست تغییرات غیرمعمول هستند، بنابراین تنها راه موفقیت آن‌ها پشتوانه مدیریت و مسئولیت‌ها و شایستگی‌های کاملاً مشخص است.
پس از آن فرهنگ موجود در سازمان تاثیر دارد و احتمالاً زمان می‌برد تا دفتر مدیریت پروژه به راحتی در مرکز مستقر شود. برای اینکه این انتقال با موفقیت انجام شود، باید در محیط پروژه شفافیت وجود داشته باشد. بنابراین، چگونگی اعمال شفافیت در فرهنگ شرکت یا به شما کمک می‌کند یا مانع است.
اما پس از تاسیس دفتر مدیریت پروژه و شروع به بهره‌مندی از پروژه‌ها، آن را به عنوان بخشی جدایی‌ناپذیر از سازمان درمی‌یابید. این موضوع به موفقیت کمک می‌کند و به مدیران پروژه که ممکن است همیشه کل تصویر را مشاهده نکنند، امکان میدهد کارهای بهتری برای شرکت و تیم‌های خود انجام دهند.
