مدیریت پروژه
نقش و مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان چیست؟
دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office یا PMO) گروهی در کسب و کار است که مسئولیت تهیه گزارشهای مدیریت، ایجاد دستورالعملها و یک چارچوب حاکمیت را بر عهده دارد.
اما در چند سال گذشته، دفتر مدیریت پروژه تکامل یافته و دیگر محدود به کارکردهای اداری نیست. دفتر مدیریت پروژه مدرن میتواند به طور بالقوه به یک مرکز ارزش تبدیل شود و بخشی حیاتی از سودآوری کسب و کار باشد.
طبق آمار استاتیستا، ۸۰٪ سازمانها دارای یک یا چند دفتر مدیریت پروژه هستند.
این مقاله به شما کمک میکند مسئولیتهای گسترده دفتر مدیریت پروژه ارزشمحور و ابزارهای اساسی لازم برای اجرای آنها را درک کنید.
مسئولیتهای اصلی دفتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه ارزشمحور میتواند طیف گستردهای از نقشها را برای کسب و کار مدرن بازی کند. این میتواند برای یک شرکت مبتنی بر پروژه بسیار مفید واقع شود.
برخی از وظایف و مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه شامل موارد زیر هستند:
ایجاد ساختار حاکمیت پروژه
دفتر مدیریت پروژه یک چارچوب حاکمیت پروژه ایجاد میکند تا یک رویکرد ساختاری برای اداره پروژهها داشته باشد. این شامل ذینفعان مختلفی مانند اعضای تیم، مدیران پروژه، اسپانسرهای پروژه، سرمایهگذاران، مشتریان و غیره است. هدف از ساختار حاکمیت اطمینان از امور زیر میباشد:
- پروژهها با اهداف کوتاه مدت و بلند مدت کسب و کار مطابقت دارند و اولویتبندی شدهاند.
- افراد مناسب برای تصمیمگیری صحیح به اطلاعات مورد نیاز دسترسی دارند.
- پروژهها در محدوده زمان و بودجه برنامهریزی شده باقی میمانند.
- منابع سازمانی به کارآمدترین روش استفاده میشوند.
- ارزیابی و کاهش ریسک در تمام پروژهها به طور مداوم وجود دارد.
ارائه گزارشهای مدیریتی
یکی از مسئولیتهای اصلی دفتر مدیریت پروژه متمرکز کردن اطلاعات و رساندن آنها به ذینفعان مناسب است. این اطمینان حاصل میشود که مدیریت برای موفقیت پروژه آگاهانه و به موقع تصمیم میگیرد. در زیر برخی از نمونههای گزارشگری مدیریت آورده شده است:
- پیشرفت کلی و سلامت پروژهها
- وضعیت نقاط عطف و تحویل در سراسر پورتفولیو
- اطلاعات مالی در مورد بودجه، پیشبینی، واقعی، حاشیه و غیره
- ریسکهای پروژه و پیشرفت در زمینه کاهش آنها
- کارایی عملیاتی و عملکرد پروژه
- مدیریت و استفاده موثر از منابع سازمانی
اولویتبندی پروژهها بر اساس اهداف استراتژیک کسب و کار
تنظیم اهداف عملیاتی و استراتژیک بخش مهمی از برنامهریزی کسب و کار در آینده است. آنها کلید موفقیت در کسب و کار کوتاه مدت و بلند مدت هستند. این اهداف با کمک برنامهها و پورتفولیوهای مختلف متشکل از پروژهها محقق میشوند. دفتر مدیریت پروژه نقشی اساسی در این روند بازی میکند و مسئولیتهای زیر را بر عهده دارد:
- اطمینان حاصل کنید که برنامهها و پورتفولیوها با اهداف عملیاتی و استراتژیک همسو هستند.
- پروژهها بر اساس این اهداف کسب و کار انتخاب و اولویتبندی میشوند.
- منابع سازمانی طبق اهداف کسب و کار تخصیص داده و استفاده میشود.
- طراحی و پیگیری شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) مختلف برنامه و عملکرد پورتفولیوها
برنامهریزی منابع به طور موثر
برنامهریزی منابع یکی از مهمترین مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه موفق است. این فرآیند تضمین میکند که منابع مناسب در زمان مناسب به پروژه مناسب تخصیص داده میشوند. برخی موارد برجسته برنامهریزی کارآمد منابع عبارتند از:
- حذف سیلوهای صفحات گسترده را با یک برنامه منبع واحد
- ایجاد قابلیت مشاهده ظرفیت، صلاحیت و در دسترس بودن منابع برای همه ذینفعان
- برنامهریزی منابع در زمان واقعی تا با تغییرات مداوم مطابقت پیدا کند
- پیگیری انواع کارها، یعنی کارهای پروژهای، کارهای غیر پروژهای، تعطیلات و غیره
- ایجاد مشاهده چند بعدی و غلبه بر چالشهای ساختار ماتریس
پیشبینی و برنامهریزی ظرفیت منابع
در یک محیط کسب و کار که به طور پویا تغییر میکند، پیشبینی و دستیابی به آیندهنگری در زمان واقعی جهت تأمین منابع پروژه برای دفتر مدیریت پروژه بسیار مهم است. به طوری که دفتر مدیریت پروژه زودتر از موعد میتواند اقدامات اصلاحی را انجام دهد.
چند نمونه از پیشبینی منابع عبارتند از:
- ظرفیت پیشبینی در مقابل تقاضا برای شناسایی کمبود یا مازاد منابع
- پیشبینی افراد جایگزین و خلاء پروژه برای به حداقل رساندن اتلاف منابع
- پیشبینی منابع مالی مدیریت منابع برای تعیین حاشیه و سودآوری
سادهسازی و خودکارسازی روندها و گردش کارها
دفتر مدیریت پروژه به عنوان بخشی جداییناپذیر از بهبود عملکرد، روندها و روشهای مختلف مدیریت پروژه را ساده میکند. برای مثال:
- ایجاد مراحل درخواست، انتخاب و اولویتبندی پروژه
- سادهسازی جریان کار برای درخواست و تخصیص منابع
- جمعآوری اطلاعات به روز درباره مهارتها، علایق ، تجربه کارمندان
- قبل از اینکه دیر شود، پیشبینی کرده و هشدارهای اولیه را ارائه میدهد
استفاده مجدد از یادگیری و دانش پروژه
دفتر مدیریت پروژه با تسهیل انتقال دانش بین تیمهای پروژه اداری، کارایی تیم را امکانپذیر میکند. این برنامهها، بررسیها، الگوها و اسناد پروژه را به طور گسترده در دسترس اعضای ذیربط قرار میدهد و باعث صرفهجویی در وقت و هزینههایی میشود که در غیر این صورت دوباره به وجود میآمدند. تیمهای پروژه به جای تکرار این هزینهها، نه تنها میتوانند منحنی یادگیری خود را کوتاه کنند بلکه میتوانند از طریق دانش سازمانی که به اشتراک گذاشته میشود، کار بیشتری را نیز انجام دهند.
به حداکثر رساندن استفاده از منابع استراتژیک و قابل پرداخت
یک دفتر مدیریت پروژه بالغ پشتیبانی و مربیگری مدیران پروژه را فراهم میکند. به هر حال، آنها در قلب چرخه عمر پروژه قرار دارند.
توسعه شایستگیهای مدیر پروژه توانایی وی را در هدایت و مدیریت اجرای پروژه و پویایی تیم افزایش میدهد.
علاوه بر این، آنها را برای اندازهگیری نقاط قوت تیم خود و جلوگیری از درگیری بین اعضا مجهز میکند.
به این ترتیب، پروژهها میتوانند با استفاده از کارکنان که از مهارتها و دانش کلیدی خود میتوانند برای انجام وظایف و یاری رساندن به یکدیگر استفاده کنند، پتانسیل بالقوه را به کار بگیرند.
آموزش و مربیگری مدیران پروژه
برای یک شرکت مبتنی بر پروژه، بسیار مهم است که کارمندان در حال کار بر روی یک پروژه قابل پرداخت یا یک پروژه استراتژیک باشند. بنابراین، برای یک دفتر مدیریت پروژه بسیار مهم است که برای حداکثر استفاده از کارمندان قابل پرداخت و استراتژیک تلاش کند. برای رسیدن به این هدف، یک دفتر مدیریت پروژه دائماً استفاده از منابع را پیشبینی کرده و آنها را به سمت پروژههای قابل پرداخت و استراتژیک سوق میدهد.
جمعبندی
موفقیت دفتر مدیریت پروژه منوط به تعیین فرد مناسب برای ارتقاء آن است. گاهی اوقات آنها مجبور به درخواست تغییرات غیرمعمول هستند، بنابراین تنها راه موفقیت آنها پشتوانه مدیریت و مسئولیتها و شایستگیهای کاملاً مشخص است.
پس از آن فرهنگ موجود در سازمان تاثیر دارد و احتمالاً زمان میبرد تا دفتر مدیریت پروژه به راحتی در مرکز مستقر شود. برای اینکه این انتقال با موفقیت انجام شود، باید در محیط پروژه شفافیت وجود داشته باشد. بنابراین، چگونگی اعمال شفافیت در فرهنگ شرکت یا به شما کمک میکند یا مانع است.
اما پس از تاسیس دفتر مدیریت پروژه و شروع به بهرهمندی از پروژهها، آن را به عنوان بخشی جداییناپذیر از سازمان درمییابید. این موضوع به موفقیت کمک میکند و به مدیران پروژه که ممکن است همیشه کل تصویر را مشاهده نکنند، امکان میدهد کارهای بهتری برای شرکت و تیمهای خود انجام دهند.
مجموعه
مدیریت پروژه
- هر آنچه باید در مورد زمان انجام و زمان چرخه بدانید
- ساختار تجزیه منابع (RBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه نوشته میشود؟
- نمودار SIPOC چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- نظریه دو عاملی هرزبرگ چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- زمان تکت (Takt Time) چیست و چه اهمیتی دارد؟
- اصول مدیریت پروژه بازاریابی چابک
- راهنمای کامل مدیریت پروژه به زبان ساده: چگونه پروژه را قبل از پایان دنیا تمام کنیم! (به همراه دانلود فایل نمونه مدیریت پروژه)
- راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK
- مروری بر مفهوم پروژه و استاندارد PMBOK
- آموزش و راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PRINCE2
- مدیریت چابک و ناب چه تفاوتهایی دارند؟
- راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه
- مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
- مدیر پروژه فنی کیست و چگونه میتوانیم به این نقش دست یابیم؟
- تفاوت مدیر پروژه و مدیر برنامه در چیست؟
- ۱۶ مهارت ضروری که مدیران پروژه باید داشته باشند
- داشبورد مدیریتی (Executive Dashboard) چیست و چه ویژگیهایی دارد؟
- مدیریت پروژه ساخت و ساز و مدیریت پروژه ساختمانی چیست؟
- معرفی برترین مسئولیتهای مدیر پروژه ساختمانی
- بودجهبندی پروژه چیست و چگونه انجام میشود؟
- تعریف هزینه عملیاتی (OpEx) و هزینه سرمایهای (CapEx)
- سرریز هزینه (Cost Overrun) چیست و چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
- دستیار مدیر پروژه (Assistant Project Manager) کیست؟
- فرایند جمعآوری نیازمندیها در پروژه
- مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه اجزایی دارد؟
- هرآنچه باید در مورد جمعآوری نیازمندیها در مدیریت پروژه بدانید
- راهنمای مدیریت انتشار (Release Management)
- مدیریت تدارکات پروژه چیست و چه اهمیتی در پروژه دارد؟
- راهنمای کامل تعریف، مزایا و روشهای کنترل هزینه (Cost Control)
- کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
- چرخه عمر پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟
- تعریف انجام شده یا Definition of Done به چه معناست؟
- ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا میشود؟
- مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟
- منشور پروژه (Project Charter) چیست و چگونه تهیه میشود؟
- چگونه جدول زمانی یا برنامه زمانبندی پروژه را ایجاد کنیم؟
- مدیریت ارزش کسب شده یا EVM چیست و چه اصولی دارد؟
- مدیریت قرارداد (Contract Management): مراحل، چالشها و مزایا
- بهترین مدارک و گواهینامههای مدیریت پروژه در دنیا کدام مدارک هستند؟
- جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست و چگونه برگزار میشود؟
- تعریف مدیریت وظایف در مدیریت پروژه
- مدیریت وظیفه در مقایسه با مدیریت پروژه؛ کدام برای شما بهتر است؟
- مدیر محصول خوب چه کسی است؟
- ماتریس RACI چیست و چگونه اجرا میشود؟
- برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه نوشته میشود؟
- ۵ دلیل اینکه باید نرمافزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم
- معرفی برترین نرمافزارهای مدیریت پروژه
- معرفی مهمترین مهارتهای مدیریت پروژه
- معرفی برترین متریکهای مدیریت پروژه
- نقش و مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان چیست؟
- ذینفعان در مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
- راهنمای کامل مدیریت ذینفعان پروژه
- راهنمای کامل معرفی برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan)
- استراتژی محصول چیست و چگونه تدوین میشود؟
- نقشه راه محصول (Product Roadmap) چیست و چگونه ایجاد میشود؟
- چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟
- نکات کلیدی که باید در مورد اکشن پلن (Action Plan) و نحوه نوشتن آن بدانید
- کاربرد هوش مصنوعی (AI) در مدیریت پروژه
- نمودار Burndown چیست و چه انواع و محدودیتهایی دارد؟
- برون سپاری فرایند دانش چیست و چگونه انجام میشود؟
- یکپارچهسازی و مدیریت خدمات (SIAM) چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
- معرفی یک چارچوب ۳ مرحلهای برای نوشتن اهداف پروژه بهتر
- نظریه انگیزش مزلو چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- مدل WSJF برای اولویتبندی کارهای پروژه و محصول
- چرا تیمهای چابک به منشور تیم (Team Charter) نیاز دارند؟
- چارچوب کریستال در روش چابک چیست؟
- بررسی برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در مدیریت پروژه
- روش نمودار تقدم (PDM) چیست و چگونه در مدیریت پروژه استفاده میشود؟
- اصل هرم چیست و چگونه در ارائه به ما کمک میکند؟
- راهنمای گام به گام ایجاد نقشه راه محصول
- نظریه ذینفعان چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
- تحقیق کاربر در UX چابک: چگونه UX و توسعه چابک دست به دست هم میدهند؟
- ۵ مورد از رایجترین نشانههای شکست پروژه و نحوه جلوگیری از آنها
- بک لاگ چیست و چرا در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
- اصلاح بکلاگ چیست و به چه منظور انجام میشود؟
- الزامات غیرعملکردی کدامند و چگونه میتوان آنها را در پروژه گنجاند؟