راهنمای کامل معرفی برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan)

برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan) برای موفقیت در پروژه ضروری است. بدون برنامه، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که پروژه شما به موقع تکمیل و با موفقیت تحویل داده شود. از این بدتر، پروژه‌های برنامه‌ریزی‌نشده و شکست‌خورده از نظر اتلاف وقت، اتلاف پول و اتلاف منابع، هزینه زیادی برای سازمان‌ها در پی دارند.

همه ما می‌دانیم که تهیه یک برنامه دقیق مدیریت پروژه قبل از اینکه پروژه شما شروع به کار کند، بسیار مهم است.

قبل از اینکه به عمق این موضوع بپردازیم و تمام جوانب آن را بررسی کنیم، ابتدا با اصول آن شروع خواهیم کرد.

برنامه مدیریت پروژه چیست؟

گوگل می‌تواند تعاریف زیادی از برنامه مدیریت پروژه به شما ارائه دهد، اما ما تصمیم گرفتیم این موضوع را به زبان ساده تعریف کنیم. برنامه مدیریت پروژه یک سند رسمی است که توسط مدیر پروژه تهیه می‌شود.

این سند به طور خلاصه مبانی دقیق اهداف پروژه، فرآیندهای اجرا شده و نحوه نظارت و کنترل آن‌ها را برای دستیابی به این اهداف بیان می‌کند. برنامه مدیریت پروژه محدوده، بودجه، اهداف، جدول زمانی و موارد مورد تحویل پروژه را مشخص می‌کند.

از برنامه مدیریت پروژه باید به عنوان مرجع در کل پروژه استفاده شود تا تأیید کند که مدیریت پروژه به طور منظم و هم‌زمان با خط مشی‌ها و رویه‌ها انجام می‌شود.

عملکرد پروژه بر اساس مبنای اندازه‌گیری عملکرد (مبنای محدوده، برنامه و هزینه) در برنامه مدیریت پروژه محاسبه می‌شود.

برنامه مدیریت پروژه اطلاعات اساسی پروژه را فراهم می‌کند و می‌تواند برای معرفی اعضای پروژه به آن مورد استفاده قرار گیرد.

بخش‌های مختلف برنامه مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت حرفه‌ای پروژه خواستار تهیه برنامه‌ای است که نحوه مدیریت آن را توصیف کند. برنامه مدیریت پروژه شامل تمام مواردی است که مدیریت پروژه را تعریف می‌کند، اما برخی از موارد استاندارد صرف نظر از صنعت یا نوع پروژه، هسته اصلی را ارائه می‌دهند.

اجزای اصلی برنامه مدیریت پروژه عبارتند از:

محدوده بیانیه

برنامه‌ریزی و تدوین بیانیه دامنه روشن اولین قدم در تهیه برنامه مدیریت پروژه است. بیانیه دامنه به عنوان تأیید کتبی نتایج پیش‌بینی‌شده از یک پروژه و محدودیت‌هایی که تحت آن کار خواهید کرد، استفاده می‌شود. محدوده بیانیه باید SMART، هوشمند، قابل سنجش، قابل دستیابی، مرتبط و دارای محدودیت زمانی باشد.

خلاصه اجرایی

یک خلاصه اجرایی، خلاصه‌ای از برنامه مدیریت پروژه را ارائه می‌دهد و شامل عناصر اصلی پروژه است که در کل برنامه پروژه به تفصیل آورده شده است. این مورد گزارش را خلاصه می‌کند تا ذینفعان پروژه مجبور نباشند برای درک هدف آن، کل گزارش را مرور کنند.

زمان‌بندی پروژه

زمان‌بندی بخش مهمی از برنامه پروژه است. به طور کلی، ذینفعان خارجی مهلت‌های زمانی را تعیین می‌کنند. تهیه برنامه زمان‌بندی پروژه با کمک یک نرم‌افزار دارای رتبه‌بندی مدیریت پروژه برای مدیران آسان‌تر است که نقاط عطف و ددلاین‌های پروژه را به ذینفعان ابلاغ کنند.

بودجه پروژه

در این بخش، مدیران پروژه هزینه کل پروژه را تخمین می‌زنند. بودجه پروژه شامل برآورد هزینه‌های ترکیبی تمام فعالیت‌ها، وظایف و نقاط عطفی است که یک پروژه باید به آن‌ها رسیدگی کند. بودجه باید توسط کلیه ذینفعان درگیر تأیید شود.

برنامه‌ریزی منابع

برنامه‌ریزی منابع، استراتژی مستمر است که شامل تعیین منابع (افراد، تجهیزات، مواد و غیره) مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌های پروژه است. برنامه‌ریزی منابع به مدیران پروژه کمک می‌کند تا وظایف خود را به منابع انسانی و غیر انسانی اختصاص دهند و ظرفیت منابع را به طور دقیق ردیابی کنند.

لیست ذینفعان

ذینفعان می‌توانند در طول پروژه رشد کنند و این یک استثنا نیست. شما می‌توانید به راحتی چند ذینفع کوچک را فراموش کنید و احتمالاً تأثیر عمده آن‌ها بر نتیجه پروژه بسیار زیاد خواهد بود. به همین دلیل است که لیست ذینفعان باید در برنامه مدیریت پروژه ایجاد و ذخیره شود و به طور منظم مورد بحث قرار گیرد.

مدیریت ارتباطات

هر پروژه به یک استراتژی ارتباطی سریع و به موقع نیاز دارد که باید در برنامه مدیریت پروژه به خوبی تعریف شود. نیازهای ارتباطی یک پروژه شامل مواردی مانند به روزرسانی پروژه، گزارش پیشرفت، بخشنامه سرمایه گذاران و … می‌باشد. استراتژی ارتباطی باید حالت‌های مختلفی را برای استفاده، فرکانس و گیرنده(ها) تعریف کند.

ثبت ریسک

هر نوع ریسکی می‌تواند بر جدول زمانی، عملکرد یا بودجه پروژه شما تأثیر بگذارد. ریسک‌های بالقوه وقتی به واقعیت تبدیل شوند، به عنوان “مشکلات” طبقه‌بندی می‌شوند. روش درست مدیریت ریسک ایجاد یک رجیستر ریسک است که مهم‌ترین ریسک‌هایی که در اجرای موفقیت‌آمیز و تحویل پروژه وجود دارد را ذکر می‌کند.

برنامه تدارکات

برنامه‌ریزی تدارکات فرآیند شناسایی محصولات و خدمات خارج مورد نیاز، نحوه تهیه آن‌ها و چگونگی سنجش کیفیت و پیشرفت آن‌ها است. یک برنامه تدارکاتی خوب شامل مراحل زیر می‌باشد:

• نیازها را لیست کنید.
• مقادیر و هزینه‌های برآورد شده را تعیین کنید.
• در مورد نیازمندی‌ها تصمیم بگیرید.
• روابط متقابل بین نیازمندی‌ها را شناسایی کنید.
• نیازمندی‌های مشابه را تلفیق کنید.
• رو‌ش‌ها و فرآیندهای مناسب خرید را شناسایی کنید.
• زمان را برای هر فرآیند برنامه‌ریزی کنید.
• یک جدول پیاده‌سازی تهیه کنید.

چگونه یک برنامه مدیریت پروژه ایجاد کنیم؟

یکی از عوامل حیاتی برای تحویل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها داشتن یک برنامه پروژه کاملاً توسعه‌یافته است.

طبق گفته‌های فوربس، ۲۵٪ از پروژه‌های فناوری شکست می‌خورند، که برای رهبران پروژه رقم وحشتناکی است. با این حال، برای ایجاد یک برنامه موفق پروژه نیازی نیست که شما استاد باشید.

در زیر روشی ۹ مرحله‌ای برای ایجاد یک برنامه مدیریت پروژه وجود دارد که به شما و تیمتان جهت می‌دهد.