چگونه جدول زمانی یا برنامه زمان‌بندی پروژه را ایجاد کنیم؟

پروژه‌ها می‌توانند درهم ریخته و پیچیده شوند. گاهی برخی موارد عقب می‌مانند، برخی مهلت‌ها از دست می‌روند و وقفه‌های زیاد می‌توانند آشفتگی عجیبی در کار ما به وجود آورند. اگر جدول زمانی (Timeline) و نقشه‌راه پروژه خود را آماده ندارید، مانند پخت یک کیک بدون مواد اولیه، دستور غذا یا اجاق گاز است.

در متن پیش رو سعی داریم هشت مرحله اساسی برای ایجاد یک جدول زمانی پروژه را به جهت موفقیت در برنامه‌ریزی پروژه شما بررسی کنیم.

جدول زمانی (Timeline) پروژه چیست؟

جدول زمانی پروژه شرح و یک ترتیب زمانی از وقایع مختلف و وظایف اصلی در یک پروژه است. اگر شما مدیر پروژه هستید، باید بدانید که این وظیفه شماست که آن را ایجاد کنید. این جدول زمانی، از ابتدا تا انتهای کار، نمای کاملی از کل پروژه شما را به شما ارائه می‌دهد. جدول زمانی پروژه همچنین راهنمای اعضای تیم، ذینفعان و سایر افرادی است که فکر می‌کنید باید از هر مرحله از پروژه مطلع شوند.

عناصر اصلی

بنابراین جدول زمانی پروژه معمولا شامل چه مواردی است؟

• وظایف پروژه
• موعد مقرر برای تحویل آن وظایف
• مدت زمان کار
• وابستگی‌های مربوط به کار اصلی

چرا ایجاد جدول زمانی پروژه مهم است؟

موفقیت یک پروژه، به جدول زمانی دقیق که توسط مدیریت پروژه طراحی شده است، بستگی دارد. به همین دلیل است که جدول زمانی پروژه باید این موارد را در نظر بگیرد:

• اهداف، اولویت‌ها و نقش‌های تعیین شده را روشن کند.
• همه همکاران را از روند کار مطلع کرده و در یک سطح از آگاهی نگه دارد.
• به شما و تیم اجازه دهد تصویر کلان و کامل فعالیت خود را تجسم کنید.
• نشان دهد که چگونه تغییرات بر روی پروژه تأثیر می‌گذارد.
• از تنگناها و وابستگی‌ها رونمایی کند.
• به شما کمک کند تاریخ شروع و تاریخ پایان پروژه را به طور دقیق تعیین کنید.

این لیست می‌تواند تا چند صفحه دیگر نیز ادامه پیداکند. اما همین چند مورد نیز گویای مزایا و تأثیرات مهم این مسئله می‌باشد. بنابراین اجازه ندهید که کارهای شما بیشتر از این در آشفتگی غرق باشند و با ایجاد جدول زمانی مناسب پروژه خود، به تمام مراحل مورد نیاز نظم ببخشید. اما چطور می‌توان به این مهم دست یافت.

۸ مرحله برای ایجاد یک جدول زمانی پروژه

ایجاد جدول زمانی پروژه یا نقشه‌راه پروژه نیازی به علوم و فنون عجیبی ندارد. برای ساده‌سازی کار، ما مراحل کار را در هشت مرحله ساده تنظیم کرده‌ایم.

1. تعیین هدف پروژه

اگر نمی‌دانید چه کاری باید انجام دهید، چگونه حتی به شروع آن فکر می‌کنید؟ سوال اصلی جدول زمانی پروژه شما نیز همین است. اگر هدفی ندارید، نمی‌توانید به مرحله بعدی بروید یا پیشرفت کنید. هدف پروژه و محدوده پروژه را تعیین کنید تا بفهمید چه چیزهایی قابل ارائه هستند.

به عنوان مثال، اگر صاحب یک نانوایی هستید، هدف شما ممکن است پختن یک کیک برای عروسی مشتری باشد. در این حالت، شما باید با تیم و مشتری خود برای یک جلسه طوفان فکری صحبت کنید. این به شما کمک می‌کند بیانیه دامنه پروژه را برای پخت کیک عروسی خود تنظیم کنید.

هدف شما ممکن است به این شکل باشد: ” آماده کردن یک کیک عروسی چهار طبقه برای ۵۰-۱۰۰ مهمان در ۲۳ دسامبر”. دستورالعمل دامنه کار شما، به عنوان رئوس مطالبی برای کلیه وظایف و موارد قابل تحویل که تیم شما باید در طول پروژه تولید کند، کار خواهد کرد.

2. تقسیم پروژه به نقاط عطف (Milestone)

هنگام کار با یک پروژه پیچیده، ایجاد جدول زمانی پروژه غیرممکن به نظر می‌رسد. مثل این است که با چشمان باز عطسه کنید. با این حال، مدیریت جدول زمانی یک پروژه پیچیده غیرممکن نیست. شما فقط آن را به قطعات کوچکتر تقسیم می‌کنید زیرا کار با قطعات کوچکتر (درست مثل برش‌های کوچک کیک) راحت‌تر است.

با در نظر گرفتن هدف پروژه، یک ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا نقاط عطف پروژه خود را دریابید.

نقاط عطف پروژه چیست؟

نقاط عطف، ایست‌های بازرسی در چرخه عمر پروژه شما هستند. فعالیت شما می‌تواند یک کار فردی دشوار یا یک کار گروهی و مملو از وظایف یا یک بسته‌های کاری متفاوت باشد. برای سفارش کیک عروسی، نقاط عطف می‌توانند موارد زیر باشد:

• تکمیل طرح کیک
• پخت اسفنج کیک را تمام کنید
• تکمیل تزئین کیک

3. برای ایجاد وظایف، نقاط عطف را کاوش کنید.

اکنون که نقاط عطف خود را برای ایجاد کارهای مختلف بزرگنمایی کرده‌اید. خواه ساخت خمیر کیک باشد یا طراحی ابزار صنعتی، اینها همه وظیفه هستند. وقتی این کارها را انجام می‌دهید، شروع به خط زدن نقاط عطف مشخص شده می‌کنید و در نهایت پروژه را با موفقیت به پایان می‌رسانید.

4. وابستگی‌های کار را شناسایی کنید.

وقتی در حال تهیه کیک هستید، می‌توانید بدون اینکه از قبل کیک پخته باشید، طراحی یک برج بزرگ را روی آن شروع کنید؟ به جدول زمانی خود برگردید. وقتی شروع یک کار، به اتمام کار دیگر بستگی دارد، به آن وابستگی کار گفته می‌شود. آنها را شناسایی کنید تا بتوانید گردش کاری ایجاد کرده و هرگز از برنامه کار خارج نشوید.

5. برآورد زمان را برای هر کار تعریف کنید.

مدیریت زمان در دنیای مدیریت پروژه بسیار مهم است. به همین دلیل است که هر کار باید برآورد زمانی داشته باشد. بدون پیش‌بینی اینکه هر کار برای اتمام چه مدت طول می‌کشد، نمی‌توانید یک جدول زمانی موثر داشته باشید.

فراموش نکنید که این روزها زمان حکم پول را دارد. با استفاده از این روش، می‌توانید انتظارات را تعیین کرده و پیش‌بینی کنید که چه زمانی وظایف به پایان می‌رسد تا در سطح بالای انتظارات باقی بمانید.

6. کارها را توزیع کنید.

می‌دانیم که همیشه انجام یک پروژه، شامل وظایف مختلف است. سوال بعدی این است که چه کسی می‌خواهد چه کاری انجام دهد؟ اینجاست که توزیع وظایف به تصویر می‌آید. اطمینان حاصل کنید که هر کاری یک انتساب‌دهنده دارد و نقش‌ها مشخص هستند.

همچنین برای کسب اطلاعات درمورد ظرفیت تیم خود و تبدیل شدن به یک متخصص در تفویض وظایف، می‌توانید از کانبان بُرد استفاده کنید. این صفحه به شما کمک می‌کند تا بدانید:

• چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند.
• همکاران چه وظایفی را انجام داده‌اند.
• حجم کار هر بخش چه میزان است.

7. جدول زمانی خود را بسازید.

سرانجام وقت آن است که جدول زمانی کامل پروژه خود را آماده کنید. اما چگونه؟ اگر به الگوهای جدول زمانی فکر می‌کنید، مشکلی نخواهیم داشت. به هر حال، آنها سراسر اینترنت را پر کرده‌اند.

شما می‌توانید نمودارهای پاورپوینت، یک الگوی جدول زمانی نمودار گانت، یک الگوی زمانبندی پروژه، یک جدول زمانی با طراحی شخصی خودتان، یک الگوی نقشه راه محصول یا غیره پیدا کنید.  تمام این الگوهای جدول زمانی پروژه قابل بارگیری بوده، انعطاف‌پذیری مطلوب را برای پروژه‌های پیچیده به شما می‌دهند.

8. بررسی و تأیید

مرحله آخر بررسی جدول زمانی پروژه با تیم پروژه خود و تأیید مشتری، ذینفع و حامی مالی است. این مرحله تضمین می‌کند که جدول زمانی یا نقشه‌راه شما چیزی است که کل تیم می‌تواند در مورد آن توافق کند. یک نکته خوب برای مدیریت جدول زمانی پروژه تشویق همکاران به تشخیص نقص یا صحبت درباره نگرانی‌های احتمالی است. به این ترتیب، قبل از شروع کار، برای شما به عنوان مدیر پروژه، آسان‌تر است که تغییر طرح را اعمال کنید.

نتیجه سخن

ایجاد جدول زمانی پروژه لزوما کابوس نیست. مراحل را مانند سایر دستور‌العمل‌های مناسب کار خود، دنبال کنید و ایمان داشته باشید که پیشرفتی خوبی خواهید داشت.